Tutto quello che devi sapere per usare i gruppi di lavoro in Microsoft Teams
Le Breakout Rooms hanno percorso un lungo viaggio come parte dell'esperienza di incontro virtuale, passando da una rarità a diventare una caratteristica essenziale. Che tu sia un team remoto che cerca idee in gruppi o un insegnante che desidera che gli studenti lavorino su compiti di gruppo durante le lezioni, le sale riunioni sono lì per te.
Anche Microsoft Teams ha aggiunto al proprio arsenale una funzione ufficiale di breakout rooms. Non devi più accontentarti di gruppi di lavoro improvvisati. I canali che si travestono da breakout room sono stati un trucco intelligente, ma è ora di abbracciare la realtà ora. La funzionalità Breakout Room in Microsoft Teams rende sorprendentemente facile condurre e gestire sessioni di breakout room in una riunione.
Creazione di gruppi di lavoro
Solo gli organizzatori/organizzatori della riunione possono creare e moderare i gruppi di lavoro in Microsoft Teams.
Nota: Attualmente, la funzionalità Breakout Room è disponibile solo sull'app desktop per sistemi Windows e Mac.
Avvia una riunione e vai alla barra degli strumenti della riunione nella parte superiore dello schermo. Quindi, fai clic sull'opzione "Breakout Rooms".
Apparirà una piccola finestra per la creazione di gruppi di lavoro. Innanzitutto, seleziona il numero di stanze che desideri avere dal menu a discesa. Puoi avere un massimo di 50 gruppi di lavoro in Teams.
Quindi, seleziona se desideri assegnare automaticamente i partecipanti alle sale riunioni o manualmente. Se selezioni automaticamente, Teams dividerà equamente in modo casuale i partecipanti nelle stanze di gruppo. Per illustrare, se ci sono 6 partecipanti oltre a te e 3 gruppi di lavoro, assegnerà 2 persone a ogni stanza.
Se scegli manualmente, dovresti assegnare individualmente ogni partecipante a un gruppo di lavoro.
Nota: Questa è l'unica volta in cui puoi scegliere di assegnare automaticamente le persone ai gruppi di lavoro. Dopo aver scelto manualmente, l'unico modo per ottenere un rifacimento è ricreare le stanze da zero. Ma se scegli di assegnare le persone automaticamente, puoi comunque assegnarle manualmente da una stanza all'altra.
Infine, fai clic su "Crea stanze".
Assegnare le persone manualmente
Quando scegli di assegnare le persone automaticamente, non resta altro da fare che iniziare a utilizzare le stanze. Ma quando si sceglie diversamente, ovvero manualmente, il compito di assegnare le persone alle stanze rimane ancora prima di poter utilizzare le stanze.
Il pannello del gruppo di lavoro apparirà sul lato destro dello schermo. Fare clic sull'opzione "Assegna partecipanti".
L'elenco dei partecipanti disponibili per l'assegnazione apparirà sotto l'opzione. Seleziona tutti i partecipanti che desideri assegnare alla stessa stanza e fai clic sul pulsante "Assegna".
Nota: Le persone che partecipano alla riunione utilizzando dispositivi PTSN o Teams non possono essere attualmente assegnate a gruppi di lavoro. Puoi usare la riunione principale come stanza di lavoro per loro.
Apparirà l'elenco delle stanze. Seleziona la stanza per le persone che hai selezionato e verranno assegnate a quella stanza. Ripetere i passaggi precedenti fino a quando tutti i partecipanti non sono stati assegnati alle rispettive stanze.
Utilizzo dei gruppi di lavoro
Ogni volta che sei pronto per spostare i partecipanti nelle stanze, fai clic sull'opzione "Avvia stanze". Questo sposterà automaticamente tutti i partecipanti nelle stanze loro assegnate.
Puoi anche avviare le stanze individualmente. Vai in quella stanza e passaci sopra. Apparirà l'icona "Altre opzioni" (menu a tre punti); cliccaci sopra. Quindi, seleziona "Apri stanza" dal menu.
Puoi aprire e chiudere i gruppi di lavoro tutte le volte che vuoi nel corso di una riunione.
Entrare in un gruppo di lavoro
L'organizzatore della riunione non fa parte di alcun gruppo di lavoro, ma può accedere a qualsiasi stanza in qualsiasi momento. Per entrare in una stanza e interagire con i partecipanti, fai clic sull'icona "Altre opzioni" accanto a quella stanza e seleziona "Entra nella stanza" dal menu.
Per tornare alla riunione, fare clic sul pulsante "Esci". Ti riporterà automaticamente alla riunione.
Ogni volta che si torna alla riunione principale da un gruppo di lavoro, la riunione viene messa in attesa. Vale sia per l'organizzatore che per i partecipanti. Fare clic sul pulsante "Riprendi" per continuare la riunione dalla fine. Puoi saltare tra tutte le stanze di lavoro in modo simile.
Rinominare una stanza
Esistono alcune impostazioni predefinite in Microsoft Rooms for Breakout Rooms che è possibile modificare. Uno di questi sono i nomi delle stanze. Per impostazione predefinita, le stanze sono denominate Stanza 1, Stanza 2 e così via. Per rinominare una stanza, vai su "Altre opzioni" e seleziona "Rinomina stanza" dal menu.
Quindi, inserisci il nuovo nome e fai clic su "Rinomina stanza" per salvare le modifiche. Rinominare le stanze in qualcosa di più riconoscibile rende più facile moderarle.
Invio di un annuncio alle stanze
In qualità di moderatore, puoi inviare annunci ai gruppi di lavoro, ad esempio fornire aggiornamenti sugli orari, condividere suggerimenti di discussione, idee, risorse utili, ecc.
Vai su "Altre opzioni" nella parte superiore di "Breakout Rooms" e seleziona "Fai un annuncio" dal menu.
Quindi digita il tuo messaggio e fai clic sul pulsante "Invia".
I partecipanti ai gruppi di lavoro potranno leggere l'annuncio dalla chat. La chat dei gruppi di lavoro è disponibile anche dopo la riunione nell'elenco chat di Teams principale.
Chiusura delle stanze
Puoi chiudere tutte le stanze contemporaneamente o chiudere singole stanze.
Fare clic su "Chiudi stanze" per chiudere contemporaneamente tutte le stanze di lavoro.
Per chiudere una singola stanza, vai alla stanza e fai clic su "Altre opzioni". Quindi seleziona "Chiudi stanza" dal menu.
Dopo essere tornati alla riunione principale, tutti devono riprendere la riunione dall'attesa.
Nota: Se vuoi terminare la riunione principale, è importante chiudere prima i gruppi di lavoro. In caso contrario, la riunione dei gruppi di lavoro continuerà.
Altre impostazioni
Disattivazione dell'accesso automatico alle stanze: Per impostazione predefinita, i gruppi di lavoro in Microsoft Teams sono configurati in modo tale che non appena si avvia una stanza, i partecipanti vengono automaticamente spostati nella stanza. Ma se non desideri l'ingresso automatico, puoi disattivare questa impostazione. Quando l'impostazione è disattivata, i partecipanti ricevono invece un messaggio che chiede loro di entrare nella stanza dei gruppi di lavoro quando la si apre. Quindi decidono quando unirsi alla stanza facendo clic sul pulsante "Partecipa".
Per disattivare questa impostazione, vai al pannello Breakout Rooms e fai clic su "Altre opzioni". Quindi, seleziona "Impostazioni stanze" dal menu. È possibile accedere alle impostazioni delle stanze solo quando le stanze sono chiuse.
Quindi, disattiva l'interruttore per "Sposta automaticamente le persone nelle stanze".
Consenti ai partecipanti di tornare alla riunione principale: La configurazione predefinita in Microsoft Teams impedisce ai partecipanti di tornare spontaneamente alla riunione principale. Possono partecipare alla riunione più ampia solo quando tu, ad esempio l'organizzatore della riunione, chiudi la sala riunioni. Per dare loro la possibilità di lasciare il gruppo di lavoro, attiva questa impostazione.
Vai all'icona "Altre opzioni" e seleziona "Impostazioni stanze". Quindi, attiva l'interruttore per "I partecipanti possono tornare alla riunione principale". In questo modo si aggiungerà un pulsante "Esci" alla stanza di gruppo per i partecipanti, proprio come ha fatto l'ospite.
Sposta le persone in giro: Per spostare qualcuno da un gruppo di lavoro a un altro, vai alla stanza in cui si trova attualmente la persona e fai clic su di esso. Apparirà l'elenco di tutti i partecipanti nella stanza.
Seleziona i nomi delle persone che desideri spostare e fai clic sul pulsante "Assegna". Quindi, seleziona un'altra stanza in cui spostarli o seleziona "Non assegnato" per spostarli completamente fuori dai gruppi di lavoro.
Aggiungi ed elimina stanze: Puoi anche aggiungere più stanze o eliminare stanze correnti in un momento durante la riunione.
Per aggiungere una stanza, vai al pannello della stanza per gruppi di lavoro e fai clic sull'opzione "Aggiungi stanza". Verrà creata immediatamente una nuova stanza.
Per eliminare una stanza, vai alla stanza e fai clic su "Altre opzioni". Quindi seleziona "Elimina stanza" dal menu.
Ricrea le stanze: In qualsiasi momento, se desideri eliminare completamente i gruppi di lavoro esistenti e ricominciare da zero, anche questo è possibile. Vai su "Altre opzioni" nella parte superiore del pannello dei gruppi di lavoro, quindi seleziona "Ricrea sale" dal menu. Le stanze esistenti verranno eliminate e ricomparirà la finestra per la creazione delle stanze.
Può essere difficile avere discussioni aperte o significative in riunioni di grandi dimensioni, soprattutto quando è necessaria la creatività. I gruppi di lavoro aiutano le persone a fare brainstorming in modo efficiente in gruppi più piccoli.