In un luogo di lavoro, è molto importante pianificare e programmare le riunioni in anticipo. Fornisce ai tuoi dipendenti un avvertimento e consente loro di fare tutti i preparativi necessari per la riunione. In questi giorni, trovare il tempo per fare telefonate o per pianificare incontri di persona è sempre più difficile. È molto più semplice programmare la tua riunione su servizi di videoconferenza come Google Meet.
Per farlo, dovrai prima impostare un evento su Google Calendar. La pianificazione all'interno di Google Calendar ti consente di inviare inviti direttamente ai tuoi contatti. E per rendere le cose ancora più semplici, ora puoi programmare le riunioni di Calendar direttamente anche dalle conversazioni di Google Chat.
Pianificazione di una riunione di Google Calendar da Google Chat sul desktop
Innanzitutto, vai su chat.google.com e accedi con il tuo account Google. Quindi, per pianificare una riunione su Google Calendar, puoi semplicemente posizionare il cursore sul nome della persona/gruppo (sul lato sinistro dello schermo) con cui desideri tenere la riunione e fare clic sull'icona "Calendario" dal scatola pop-over.
Se è aperto un thread di chat, puoi anche fare clic sull'icona del calendario sul lato destro del campo in cui scrivi un messaggio.
Dopo aver fatto clic sull'icona, il pannello Calendario si aprirà sul lato destro dello schermo. In basso a destra, troverai l'opzione per modificare gli orari dell'evento del Calendario. Fare clic sull'opzione "Modifica nel calendario".
Questa azione ti porterà a Google Calendar. Nella parte superiore dello schermo, puoi modificare il titolo della riunione in qualsiasi cosa per quanto riguarda lo scopo della riunione.
Subito sotto puoi impostare la data della riunione. Puoi digitare la data manualmente o scegliere dal calendario che ti verrà fornito.
Successivamente, puoi impostare quando inizierà la riunione e quando terminerà. Proprio come la data, puoi anche inserire l'ora manualmente o scegliere tra le opzioni fornite.
Se la riunione che stai programmando sarà un evento giornaliero, settimanale, mensile o annuale, non è necessario configurarlo ancora e ancora. Basta selezionare l'opzione "Non si ripete" sotto l'ora per decidere la frequenza dell'incontro.
Andando avanti, in "Dettagli evento", puoi scegliere quando vuoi essere informato sulla riunione. Ti suggeriamo di selezionare un orario più vicino alla riunione (5-10 minuti).
Più in basso, troverai la casella "Descrizione". È possibile utilizzare quest'area per trasmettere ai membri ciò che verrà discusso durante l'incontro. Questo darà ai membri un'idea di cosa aspettarsi e cosa ci si aspetta da loro.
Sul lato destro dello schermo, sotto "Ospiti". Puoi aggiungere più membri alla tua riunione.
Se commetti un errore e aggiungi qualcuno che non avrebbe dovuto partecipare alla riunione, puoi rimuoverlo facilmente facendo clic sull'icona a forma di croce (x) accanto al suo nome.
Ora puoi salvare la riunione nel tuo calendario facendo clic su "Salva" nella parte superiore dello schermo.
Google Calendar ti chiederà quindi se desideri inviare un'email ai membri della riunione e informarli. Fare clic su "Invia".
Questo è tutto. Se apri Google Calendar, vedrai che la tua riunione è stata salvata.
Fare clic su di esso e fornirà più opzioni.
Puoi partecipare alla riunione direttamente da Google Calendar.
Pianificazione di una riunione su Google Calendar dall'app Google Chat su dispositivi mobili
Se stai utilizzando il telefono per organizzare una riunione, tutto ciò che devi fare è avviare l'app Google Chat e aprire la chat della persona (o della stanza) con cui vuoi tenere la riunione. Quindi, tocca l'icona di Google Calendar sotto l'area di digitazione per creare e pianificare una riunione del calendario.
Dopo aver fatto clic sull'icona Calendario nella parte inferiore dello schermo, verrai indirizzato all'app Google Calendar con un piccolo pannello nella parte inferiore dello schermo con alcuni dettagli. Devi trascinare e scorrere verso l'alto il pannello per aprirlo completamente e rivelare maggiori dettagli.
Dopo aver fatto scorrere il dito verso l'alto, imposta la data e l'ora della riunione. Per selezionare la frequenza della riunione, è necessario fare clic su "Altre opzioni".
Seleziona "Non si ripete" come frequenza della riunione se si tratta di un evento occasionale.
Quindi, scorri verso il basso per scegliere quando ricevere notifiche da Calendar. Fare clic sull'orario predefinito selezionato dall'app per aprire più opzioni.
Seleziona quando vuoi essere avvisato. Accanto all'opzione selezionata verrà visualizzato un segno di spunta blu.
Dopo aver selezionato il periodo di tempo preferito, torna al pannello principale e fai clic su "Salva e condividi".
L'app ti chiederà se desideri avvisare i membri dell'evento via e-mail prima di salvare. Fai clic su "Salva e condividi" per confermare.
Le riunioni pianificate vengono visualizzate sul tuo Google Calendar e su Google Meet dove si svolgerà effettivamente la riunione.