Usa le impostazioni di stato in Microsoft Teams per far sapere al tuo team se sei disponibile
Microsoft Teams è diventata una delle app di collaborazione Workstream più popolari. E per le organizzazioni che lo utilizzano, è ora la principale modalità di comunicazione tra i membri del team che superano la posta elettronica. E giustamente. Microsoft Teams ha molti strumenti per rendere la comunicazione e la collaborazione più efficaci e produttive rispetto ai mezzi tradizionali.
Anche quando lavori da casa e non sei presente nello stesso spazio fisico, ci sono molti strumenti per evitare possibilità di problemi di comunicazione e mantenere la produttività. Uno di questi strumenti che potresti aver trascurato ma a cui dovresti iniziare a prestare attenzione sono le varie impostazioni di stato disponibili in Microsoft Teams e tutti i modi in cui puoi usarle.
Quali impostazioni di stato sono disponibili in Microsoft Teams
In Teams sono disponibili due tipi di impostazioni di stato: Stato presenza utente e Stato personalizzato.
Che cos'è lo stato di presenza dell'utente
Lo stato di presenza utente è la parte del tuo profilo in Microsoft Teams (e anche in Microsoft 365) che consente ad altri utenti di conoscere il tuo stato di disponibilità. Appare come un piccolo punto di colore verde/rosso/giallo/grigio accanto alla tua immagine del profilo.
Uno sguardo allo stato e agli altri membri del tuo team saprà se sei online, in riunione, per non essere disturbato, ecc. Hai capito. A rigor di termini, ha lo scopo di far conoscere agli altri lo stato generale della tua disponibilità.
Che cos'è uno stato personalizzato?
Oltre allo stato di presenza dell'utente, c'è anche uno stato personalizzato in Microsoft Teams che puoi usare per far conoscere ad altri l'esatta circostanza della tua disponibilità. Laddove lo stato di presenza utente può solo dire a qualcuno che sei lontano dalla scrivania, lo stato personalizzato può indicare i motivi esatti dietro questo stato, come dire a qualcuno che sei fuori a pranzo e tornerai tra un'ora.
È un piccolo messaggio personalizzato che puoi visualizzare per un breve periodo di tempo. Gli altri utenti possono vederlo quando passano il mouse sopra la tua immagine del profilo. E si apre anche quando qualcuno ti invia un messaggio tramite chat personale o ti @menziona se lo desideri.
Utilizzo delle impostazioni di stato in Microsoft Teams
Impostare il tuo stato in Microsoft Teams per indicare la tua disponibilità ad altri utenti è piuttosto semplice.
Impostazione dello stato di presenza
Potresti aver notato che anche se non hai mai cambiato le impostazioni dello stato prima, c'è automaticamente un cambiamento nel tuo stato di presenza. Questo perché Microsoft Teams mostra automaticamente il tuo stato a seconda delle diverse circostanze.
Scoprirai anche che alcune opzioni di stato non sono disponibili per l'impostazione come stato, ma puoi vederle come stato di presenza di altri utenti. Come "In una riunione", "Presentazione", "Messa a fuoco", ecc. Queste opzioni non sono solo "non disponibili" per te, non sono disponibili per nessuno da impostare. Questi stati sono configurati dall'app, ovvero Microsoft Teams modifica questi stati. Può cambiarli in "In una riunione" quando sei, beh, in una riunione o in "Presentazione" quando condividi lo schermo durante la riunione e così via.
Ma le opzioni per te sono limitate. Per impostare uno stato di presenza configurato dall'utente, fare clic sul pulsante del profilo nella barra del titolo dell'app Teams.
Apparirà un menu contestuale. Vai all'opzione Stato (stato attuale) nel menu.
Verrà visualizzato il sottomenu con le seguenti opzioni di stato: Disponibile, Occupato, Non disturbare, Torno subito e Apparire. Fare clic sullo stato che si desidera visualizzare. C'è anche un'opzione "Ripristina stato" se si desidera ripristinare la presenza allo stato configurato dall'app.
Quando imposti uno stato tu stesso, nella maggior parte dei casi sovrascrive lo stato configurato per l'app poiché la sua precedenza è alta. Ad esempio, se imposti lo stato su "Non disturbare", Teams non lo cambierà in "In riunione" o "In chiamata" come avrebbe fatto normalmente.
Tuttavia, non tutte le statue configurate dall'utente sono a prova di override. Anche se imposti il tuo stato su "Disponibile", Teams lo sovrascriverà su "Assente" dopo aver rilevato l'inattività per più di cinque minuti per la maggior parte del tempo.
Inoltre, quando imposti uno stato tu stesso in Microsoft Teams, tutti gli stati hanno un periodo di scadenza predefinito. Quindi, anche se dimentichi di ripristinare il tuo stato, non rimarrai su Non disturbare o Occupato per sempre.
| Stato configurato dall'utente | Scadenza predefinita |
|---|---|
| Impegnato | 1 giorno |
| Non disturbare | 1 giorno |
| Altri | 7 giorni |
Impostazione dello stato personalizzato
Per impostare un messaggio di stato personalizzato, fai clic sul pulsante del profilo, quindi vai su "Imposta messaggio di stato" dal menu.
Si aprirà la casella di composizione per il messaggio di stato. Componi lo stato che vuoi mostrare agli altri; la lunghezza massima per lo stato personalizzato è di 280 caratteri. Puoi anche @menzionare qualcuno nel tuo stato.
Dopo aver composto lo stato, seleziona l'opzione "Mostra quando le persone mi inviano messaggi" se lo desideri. Quando questa opzione è abilitata, ogni volta che qualcuno ti invia un messaggio privato o ti @menziona nel canale, Teams mostrerà il tuo stato sopra la casella di composizione. Quindi, non ci sarà alcuna possibilità all'inferno che perdano il tuo stato e ti biasimino in seguito per non aver risposto.
Puoi anche impostare la data di scadenza per lo stato al cui completamento, Teams cancellerà automaticamente il tuo stato. Per impostazione predefinita, mostrerà "Oggi" come opzione selezionata. Fare clic su di esso per espandere il menu a discesa. Quindi, seleziona una delle opzioni tra "Mai", "1 ora", "4 ore", "Oggi", "Questa settimana". Puoi anche selezionare "Personalizzato" per specificare una data e un'ora.
Ora tocca "Fine" per salvare lo stato.
Il tuo stato personalizzato sarà impostato e visibile agli altri insieme al tuo stato di presenza.
Consiglio: C'è anche uno stato Fuori sede che puoi impostare in Microsoft Teams che, storia divertente, non può essere effettivamente impostato da Microsoft Teams. Leggi come impostare Fuori sede in Microsoft Teams nel nostro post di blog dettagliato qui.
Segui lo stato degli altri utenti in Microsoft Teams
Oltre a impostare il tuo stato per tenere gli altri informati, puoi anche seguire lo stato di altri utenti nella tua organizzazione. Quando segui lo stato di una persona, riceverai una notifica ogni volta che appare Disponibile o Non in linea. Devi ammettere che ricevere notifiche è meglio che dover perseguitare ossessivamente e aspettare che appaiano online quando hai qualche affare importante.
Fai clic sul pulsante del profilo in Microsoft Teams e vai all'opzione "Impostazioni" dal menu.
Vai a "Notifiche" dal menu di navigazione a sinistra.
Trova l'opzione "Persone" e fai clic sul pulsante "Modifica" accanto ad essa.
Ora aggiungi le persone di cui vuoi seguire lo stato e ricevi una notifica.
Puoi interrompere queste notifiche in qualsiasi momento facendo clic sul pulsante "Disattiva" accanto al nome della persona.
Le impostazioni di stato in Microsoft Teams sono uno strumento prezioso a tua disposizione per assicurarti che non ci sia spazio per problemi di comunicazione. Puoi anche utilizzare varie impostazioni come Non disturbare o Concentrato, ecc. Per assicurarti di poterti concentrare sull'attività da svolgere e nessuno può disturbarti. Ricevi ancora messaggi dalle persone, ma non le notifiche, quindi puoi rimanere nella tua zona.