Sopraffatto dall'enorme numero di funzioni disponibili in Google Chat Spaces? Hai bisogno di una guida facile e veloce? Bene, sei appena stato servito!
Da quando si è verificata questa pandemia, una comunicazione efficace è stata una grande sfida per quasi tutte le organizzazioni. Anche se odiamo ammetterlo, siamo tutti colpevoli di scarsa comunicazione, in un modo o due. O troppa comunicazione impedisce di portare a termine qualsiasi lavoro o troppo poca comunicazione porta a consegnare il lavoro sbagliato.
Bene, Spaces è la risposta di Google a questo problema di comunicazione. Gli spazi sono sempre stati un punto di riferimento quando i team avevano bisogno di uno spazio centrale in cui le persone potessero condividere file, assegnare attività e rimanere in contatto per progetti a lungo termine.
Con Gmail che ha una portata di 1,8 miliardi di persone, nessun'altra piattaforma di collaborazione si avvicina alla concorrenza. Questo è utile quando vuoi collaborare con una risorsa esterna per collaborare a un progetto e nessuno deve scaricare un'altra applicazione soprattutto per tenere traccia di quel singolo progetto.
Questa gigantesca popolazione di piattaforme potrebbe anche essere il motivo per cui Google ha deciso di mantenere il limite dei membri in uno "Spazio" di ben 8.000 persone.
O ti stai appena unendo a questa piattaforma in continua crescita o vuoi un rapido corso di aggiornamento sulle sue funzionalità, questa guida serve a tutti.
Crea uno spazio in Google Chat Spaces
Innanzitutto, vai su chat.google.com e accedi al tuo account. Per creare uno spazio, tocca l'icona "+" nella scheda "Spazi". Quindi fare clic sull'opzione "Crea spazio".
Ora, dai un nome appropriato allo spazio. Puoi anche scegliere un'icona/emoji se lo desideri. Quindi, digita il nome o gli indirizzi e-mail delle persone che desideri aggiungere a questo spazio specifico.
Dopo aver aggiunto le persone, tocca il pulsante "Crea" per creare lo spazio.
Partecipare a uno spazio in Google Chat Spaces
È probabile che, più che creare uno spazio, ti unirai a uno. Pertanto, è importante sapere dove cercare un invito.
Per unirti a uno Space, vai all'icona "+" nella scheda Space dalla barra laterale. Quindi, fai clic sull'opzione "Sfoglia spazi" dall'elenco.
Ora vedrai tutti i gruppi a cui ti è stato chiesto di unirti. Fare clic sull'icona "+" nella scheda Spazio in particolare per partecipare. Puoi anche cercare un particolare invito digitando il nome dello spazio nel campo "Nome spazio".
Visualizza l'anteprima di uno spazio prima di unirti
Ci possono essere inviti di Space che non riconosci o vuoi semplicemente guardare i partecipanti e i messaggi prima di prendere una decisione.
Per visualizzare in anteprima uno spazio prima di entrare, vai all'opzione "Sfoglia spazio" selezionando l'icona "+" dalla barra laterale.
Ora, mentre passi con il mouse sopra il nome dello spazio, sarai in grado di vedere l'opzione "Anteprima". Fai clic sull'opzione "Anteprima" per dare una rapida occhiata allo spazio.
Sarai in grado di "Unire" o "Bloccare" lo spazio dalle opzioni disponibili nell'angolo in basso a destra della finestra di anteprima.
Per vedere l'elenco completo dei soci presenti nello Spazio. Fare clic sull'icona a carati invertiti situata proprio accanto al nome del gruppo. Quindi, scegli l'opzione "Visualizza membri" dall'elenco a discesa.
Sarai in grado di vedere l'elenco dei membri presenti, così come i membri a cui è richiesto di aderire.
Controllo degli inviti spam
Proprio come la posta, alcuni degli inviti di Space legittimi potrebbero finire nell'elenco di spam. Assicurati di controllarlo quando non riesci a individuare un invito che ti aspetti.
Proprio come i passaggi precedenti, scegli l'opzione "Sfoglia spazi" dall'elenco dalla barra laterale.
Ora, fai clic sul menu kebab (tre punti verticali). Quindi, fai clic sull'opzione "Inviti spam" per vedere tutti gli inviti che sono finiti come spam.
Menzionare qualcuno in uno spazio di chat di Google
Quasi sempre il tuo spazio di chat di Google avrà un sacco di persone e non puoi semplicemente inviare un messaggio senza menzionare la persona interessata. Quindi, per controllare il pandemonio, puoi indirizzare il tuo messaggio a una persona specifica.
Per menzionare una persona specifica, digita "@" e poi il suo nome. Potrai anche scegliere la persona interessata da un elenco a comparsa premendo accedere o facendo clic sull'opzione.
Condivisione di file in Google Chat Spaces
La condivisione di file in Space è molto utile e una caratteristica cruciale da avere in quanto torna utile in numerose situazioni.
Carica un file locale
Per prima cosa, vai nello "spazio" in cui desideri caricare il file. Quindi, fai clic sull'icona "freccia verso l'alto" nella sezione inferiore dello schermo.
Ora, sfoglia il file dall'unità che desideri condividere. Fare doppio clic su un file per sceglierlo.
Una volta scelto, puoi aggiungere alcune informazioni testuali per fornire contesto al file o premere il pulsante di invio per condividere il file con tutti.
Aggiungi un file da Drive
Per prima cosa, vai nello "spazio" in cui desideri caricare il file. Successivamente, fai clic sull'icona "Drive" nell'angolo in basso a destra dello schermo.
Ora, sfoglia il file dall'unità che desideri condividere. Fare doppio clic su un file per sceglierlo.
Una volta scelto, puoi aggiungere alcune informazioni testuali per fornire contesto al file o premere il pulsante di invio per condividere il file con tutti. Google Chat Spaces aggiornerà automaticamente le preferenze del file in modo che tutti possano visualizzarlo.
Crea nuovo documento
Puoi creare un nuovo documento direttamente dalla finestra di chat dello Space. Verrà salvato sul tuo Drive e sarà immediatamente condiviso con gli attuali membri di quello specifico Space.
Per creare un nuovo documento per lo Space. Fare clic sull'icona "Crea nuovo documento" nella sezione in basso a destra della finestra della chat.
Potrai scegliere il tipo di documento che desideri creare. Le opzioni includono Fogli Google, Documenti e Presentazioni. Fare clic sull'opzione preferita.
Quindi, inserisci il nome del documento condiviso e fai clic sul pulsante "Condividi" per condividere il documento.
Successivamente, il documento si aprirà in una vista affiancata con la chat per offrire la massima esperienza collaborativa.
Individuazione di un file nella chat
Spesso desideri individuare rapidamente un file e hai bisogno di vedere i messaggi condivisi con esso. Bene, Google non ti permetterà di scorrere centinaia di messaggi.
Dalla finestra di chat di un particolare Space, vai alla scheda "File" situata nella parte superiore dello schermo.
Potrai vedere l'elenco di tutti i file condivisi nello Space. Ora, fai clic sull'opzione "Visualizza in chat" presente all'estrema destra di un particolare file.
Aggiungi e assegna attività in Google Chat Spaces
L'aggiunta e l'assegnazione di attività è un'ottima funzionalità di Google Chat Spaces. Cerchiamo di esplorarlo in dettaglio.
Per creare un'attività, vai alla scheda "Attività" nella sezione superiore dello schermo.
Ora, fai clic sull'opzione "Aggiungi attività spazio" per aggiungere un'attività. In alternativa, puoi premere accedere anche per creare un'attività.
Nota: La sezione Attività supporta le scorciatoie da tastiera per la maggior parte delle azioni. Per visualizzare l'elenco delle scorciatoie supportate, premere Ctrl+/.
Quindi, assegna all'attività un titolo appropriato e aggiungi alcuni dettagli al riguardo, se presenti. puoi premere accedere per inserire una nuova riga nella sezione dei dettagli.
Ora premi tab oppure fai clic sull'opzione "Aggiungi data/ora" per impostare una scadenza per la tua attività.
Successivamente, seleziona la data e l'ora del giorno in cui l'attività deve essere completata, quindi fai clic su "OK" per confermare.
Nota: Per annullare qualsiasi azione, premere Ctrl+Z
Ora premi tab oppure fare clic su "Assegna" per assegnare un assegnatario per l'attività.
Ora inserisci il nome o l'indirizzo email della persona a cui vuoi assegnare l'attività.
Dopodiché, premi tab poi accedere. Altrimenti, fai clic sul pulsante "Aggiungi" per aggiungere l'attività.
Elimina un'attività
Per eliminare un'attività, premere l'icona "Cestino" all'estrema destra di un elemento dell'attività dall'elenco.
Ora, fai clic su Elimina per confermare l'eliminazione dell'attività selezionata.
Ordinamento delle attività
Le attività possono anche essere ordinate per avere una migliore visibilità e fornire una tracciabilità relativamente maggiore.
Per ordinare le attività, vai alla scheda "Attività" e fai clic sul menu kebab (tre punti verticali). Quindi, scegli Data, Assegnatario o Ordine spazio per visualizzare le attività in quell'ordine specifico.
Aggiunta di un evento del calendario in Google Chat Spaces
Gli eventi del calendario possono servire a molti scopi. Che sia per una riunione generale della squadra, o per una scadenza in arrivo, o per il giorno della fondazione dell'organizzazione. La funzione evento del calendario non ti deluderà mai.
Per aggiungere un evento del calendario. Fai clic sull'icona "Calendario" nella sezione inferiore della finestra della chat di Spaces.
Ora tocca l'icona del carato per aprire tutto configurabile per l'evento del calendario.
Per impostare la data e l'ora per l'evento del calendario, fare clic rispettivamente sulla data o sull'ora per impostare ciascun componente individualmente.
Se l'evento che stai aggiungendo è ricorrente, fai clic sull'opzione "Non si ripete" per impostare una ricorrenza dell'evento dal menu a discesa.
Per aggiungere più spazi o persone per l'evento, fai clic sull'opzione "Aggiungi ospiti" e digita il nome dello spazio o l'indirizzo e-mail della persona che desideri aggiungere.
Per impostare il livello di autorizzazione per i tuoi ospiti, tocca l'opzione "Autorizzazioni ospite" per vedere le autorizzazioni fornite. Seleziona o deseleziona gli elementi appropriati dall'elenco per fornire o negare l'accesso agli ospiti.
Ora, se si tratta di una riunione all'aperto in un luogo specifico. Puoi anche scegliere la posizione dall'opzione "aggiungi posizione".
Se desideri includere un collegamento per un Google Meet, poiché la maggior parte del mondo è in isolamento o non è sicuro uscire. Fai clic sull'opzione "Aggiungi videoconferenza di Google Meet" e un collegamento per l'incontro verrà incluso nell'invito inviato a tutti gli ospiti.
Dopodiché, se vuoi aggiungere alcune informazioni sull'incontro, come chiedere a tutti di portare i propri laptop per un incontro all'aperto o solo un riassunto degli argomenti dell'incontro. Puoi farlo facendo clic e inserendo i dettagli nell'opzione "Aggiungi descrizione".
Quindi, se non vuoi che altre persone vedano questa riunione sul tuo calendario o vuoi nascondere i partecipanti a causa della natura riservata della riunione. Puoi farlo facendo clic sull'opzione "Visibilità" e modificandola in "Privato" per nascondere la riunione e i partecipanti.
Infine, puoi anche impostare l'ora in cui inviare un promemoria per l'incontro a tutti gli invitati. Scegli la tua opzione preferita dall'elenco a discesa.
Ora, fai clic su "Salva e condividi" nell'angolo in basso a destra del riquadro.
Successivamente, per inviare un'e-mail di invito ai partecipanti, fare clic sull'opzione "Invia". Se non desideri inviare inviti, fai clic sull'opzione "Non inviare" o se desideri modificare qualcosa, fai clic sull'opzione "Torna alla modifica".
Crea/Partecipa a riunioni di Google Meet da Google Chat Spaces
Meet di Google è molto affidabile e, soprattutto in tempi come questi, una delle migliori alternative per avere una discussione faccia a faccia senza colleghi. Dall'aggiornamento di Google Chat, Meet è stato magnificamente integrato con Spaces per migliorare la produttività e ridurre il cambio di app.
Esistono due modi per incorporare un Google Meet nel tuo Space. Controlliamoli entrambi.
Incontra dalla chat in un clic
Ci sono situazioni in cui non puoi aspettare la sera o il giorno successivo per discutere di uno sviluppo recente del progetto. Che si tratti di feedback dal cliente su un particolare modulo o hai appena scoperto un grosso bug. Evocare Meet è semplicissimo.
Per un Meet estemporaneo, vai alla finestra di Chat dello Space specifico. Quindi, aggiungi un contesto testuale in modo che le persone possano prepararsi mentalmente a passare tutta la notte.
Ora, fai clic sull'icona della videocamera nell'angolo in basso a destra della finestra. Successivamente, premi invia per inviare il link per partecipare al Meet.
Aggiungi Meet a un evento esistente
Sappiamo cosa dirai, ti abbiamo appena mostrato un modo per incorporare Google Meet durante la creazione di un nuovo evento del calendario. Ma cosa succede se hai già creato un evento e ora vuoi inserire un link Meet? Bene, leggi insieme.
Per aggiungere un collegamento di Google Meet a un evento esistente. Fai clic sull'icona "Calendario" presente nella sezione all'estrema destra dello schermo appena sotto l'icona del tuo account.
Ora, fai clic sull'evento esistente che desideri aggiungere al link di Google Meet.
Quindi, fai clic sull'icona "Modifica evento" per aprire le configurazioni dell'evento.
Successivamente, fai clic sull'opzione "Aggiungi conferenza Google Meet" per aggiungere il collegamento Meet.
Ora, fai clic su "Salva" per confermare le modifiche.
Successivamente, puoi scegliere di inviare l'invito a tutti gli invitati con le informazioni aggiornate. Per farlo, fai clic sull'opzione "Invia". Puoi anche aggiungere un contesto per l'aggiunta del collegamento Meet, in modo che i partecipanti sappiano perché hanno ricevuto nuovamente l'invito.
Suggerimenti rapidi per Google Chat Spaces
Ecco alcuni suggerimenti rapidi per Google Chat Spaces. Questi suggerimenti ti aiuteranno a utilizzare Spaces in modo più efficiente che mai, poiché conoscerai ogni angolo di essi.
Cambia nome spazio ed Emoji
Innanzitutto, tocca il nome degli spazi nella sezione superiore dello schermo. Quindi, fai clic sull'opzione "Modifica nome ed emoji".
Gestione delle notifiche di spazio
Ci sono molte volte in cui uno Space è particolarmente loquace o centinaia di messaggi si riversano e ostacolano la tua produttività.
Notifica di meno
Per ricevere notifiche solo quando vieni menzionato. Fai clic sul menu kebab (tre punti verticali) situato accanto al nome dello spazio nella barra laterale. Quindi, fai clic sull'opzione "Notifiche" dall'elenco.
Ora, fai clic sull'opzione "Notifica meno" per ricevere notifiche solo quando sei menzionato. Quindi, fai clic su Salva per confermare le modifiche.
Spegni le notifiche
Puoi anche disattivare completamente le notifiche per un particolare Space. Tuttavia, Google ti invierà una mail per eventuali menzioni non lette.
Innanzitutto, fai clic sul menu kebab (tre punti verticali) situato accanto al nome dello spazio nella barra laterale. Successivamente, fai clic sull'opzione "Notifiche" dall'elenco.
Quindi, fai clic sull'opzione "Notifiche disattivate" e premi Salva per confermare le modifiche.
Visualizza gli attuali membri online
Se mai dovesse sorgere la necessità di vedere quali dei membri dello Spazio sono attualmente online. Google ha aggiunto una disposizione per questo.
Dalla finestra della chat dello spazio, fai clic sul nome dello spazio. Quindi, fare clic sull'opzione Visualizza membri dall'elenco.
Ora, per identificare i membri attualmente online, cerca il punto verde accanto al loro nome nell'elenco.
Apri un file condiviso in vista affiancata in chat
Ci possono essere momenti in cui vuoi vedere un file condiviso in Google Chat Space e avere la finestra di chat aperta per prendere una decisione rapida sulla stessa linea.
Per aprire un file nella visualizzazione affiancata, individua il file nella chat e fai clic sull'icona "Apri in chat" per aprire il documento e avere anche la finestra della chat appuntata a lato.
Riduci a icona la finestra dello spazio di Google Chat
La finestra di chat di Google Space per impostazione predefinita si apre ingrandita. Può creare un po' di inconveniente quando stai cercando di avere più di una conversazione. Tuttavia, puoi minimizzare e ridimensionare secondo le tue esigenze.
Per ridurre a icona la finestra di chat di uno spazio particolare, fare clic sull'icona della freccia verso l'interno.
La chat spaziale verrà ora ridotta a icona e posizionata nella parte inferiore dello schermo.
Ridimensiona una finestra di chat
Ridimensionare una finestra può tornare utile, quando i messaggi che arrivano nello Space sono un po' lunghi e quindi diventa un po' macchinoso da leggere in una finestra più piccola.
Ridimensiona verticalmente
In una scheda ridotta a icona di un particolare Space, passa il mouse sul bordo superiore della finestra. Quando vedi un'icona a forma di freccia verso l'alto, fai clic e tieni premuto il pulsante del mouse e trascina verso l'alto per ridimensionare la finestra.
Ridimensiona orizzontalmente
In una scheda ridotta a icona di uno spazio particolare, passa il mouse su uno dei bordi laterali della finestra. Quando vedi un'icona a forma di freccia laterale, fai clic e tieni premuto il pulsante del mouse e trascina lateralmente per ridimensionare la finestra.
Ridimensiona in diagonale
In una scheda ridotta a icona di un particolare Space, passa il mouse sul bordo dell'angolo della finestra. Quando vedi l'icona di una freccia diagonale, fai clic e tieni premuto il pulsante del mouse e trascina in diagonale per ridimensionare la finestra.
Aggiungi uno spazio
Puoi sempre appuntare uno Space in alto nella sezione Space in modo che venga sempre visualizzato, indipendentemente dai messaggi non letti dal tuo pool di Space.
Per appuntare uno spazio, fai clic sul menu kebab (tre punti verticali) situato proprio accanto al nome dello spazio e fai clic sull'opzione "Pin" dall'elenco.
Bene, questo è tutto ciò che c'è da sapere su Google Chat Spaces. Ora vai a essere un comunicatore efficiente e un collaboratore altrettanto efficace.