Dal tuo computer e dai servizi di archiviazione cloud come Google Drive e Dropbox
Una delle straordinarie funzionalità di Microsoft Teams è la facilità con cui puoi condividere file nell'applicazione. Puoi scegliere di condividere con tutti i membri della tua squadra in un batter d'occhio o in privato con qualsiasi membro di una squadra per continuare a lavorare in perfetta armonia. I file possono essere condivisi dal tuo computer o da un servizio cloud supportato su Microsoft Teams.
Un'altra caratteristica sorprendente di Microsoft Teams è che ti consente anche di annullare la condivisione di file precedentemente condivisi con la stessa facilità. I file non condivisi non possono essere visualizzati da nessuno una volta rimossi.
Come condividere un file con un team
Apri l'app Microsoft Teams sul desktop o sul browser Web accedendo a teams.microsoft.com. Per impostazione predefinita, puoi condividere i file sul tuo computer o sul tuo account Microsoft OneDrive.
Se desideri condividere file da altri servizi cloud come Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile, dovrai aggiungerlo al tuo account Teams. Vai a "File" sulla barra di navigazione a sinistra.
Mostrerà tutti i file condivisi tra tutte le tue squadre. In Cloud Storage, OneDrive è già stato aggiunto. Se utilizzi OneDrive con l'account Microsoft attualmente in uso per Teams, tutto il contenuto del Drive sarà disponibile per essere condiviso in Teams. Per utilizzare qualsiasi altro servizio cloud, fai clic su "Aggiungi spazio di archiviazione cloud" nell'angolo in basso a sinistra dello schermo.
Apparirà una schermata con le opzioni dei servizi cloud tra cui scegliere. Fare clic sul servizio che si desidera utilizzare. Si aprirà una finestra di accesso. Accedi al tuo account. Se il login è andato a buon fine (l'accesso avrà esito positivo solo se viene utilizzato lo stesso account di posta elettronica sia sul servizio cloud che su Microsoft Teams), il servizio cloud verrà aggiunto e tutti i file sul cloud saranno disponibili per la condivisione.
Ora vai su "Team" dalla barra di navigazione a sinistra, seleziona il Team con cui vuoi condividere il file e quindi seleziona il Canale a cui vuoi inviare il file.
Nella parte inferiore dello schermo, vai alla casella di composizione e fai clic sull'icona "Allega" (la graffetta).
Sullo schermo apparirà un menu a comparsa. Avrai la possibilità di condividere un file da file già condivisi su tutti i team e canali, OneDrive o altri servizi di archiviazione cloud o caricarne uno dal tuo computer. Seleziona l'opzione che preferisci, quindi seleziona il file che desideri condividere.
Il file apparirà nella finestra del messaggio. Attendi il caricamento; avrà una barra di avanzamento verde in basso mentre è ancora in fase di caricamento. Una volta caricato il file, fare clic sul pulsante "Invia" per condividere il file.
Come eliminare un file inviato a un team
Puoi anche annullare la condivisione di un file che hai già condiviso con un team. Apri il canale in cui hai condiviso il file in precedenza. Per aprire il canale, vai su "Squadre" sulla barra di navigazione a sinistra, quindi seleziona il canale sotto il nome della squadra.
Ora apri la scheda "File" nel canale. Le schede sono i collegamenti rapidi nella parte superiore dei canali. La scheda "File" contiene tutti i file condivisi su quel canale.
Trova il file che desideri eliminare dall'elenco dei file e posiziona il cursore su di esso. Accanto al nome del file verrà visualizzata un'opzione "Mostra azione" (icona a tre punti). Cliccaci sopra. Quindi, dal menu contestuale che appare, seleziona l'opzione "Elimina".
Sullo schermo apparirà una finestra di dialogo con un messaggio di conferma. Fare clic su "Sì" per eliminare il file.
Il file verrà eliminato dal canale e dall'elenco di tutti i file nella sezione "File" della barra di navigazione a sinistra. Nessuno nel team potrà più accedervi.
Come condividere file in privato in Microsoft Teams
I file che condividi su un canale sono condivisi con tutti i membri di quel team. Se non desideri che tutti i membri del team abbiano accesso al file, puoi invece condividerlo in privato con un individuo o un gruppo di individui.
Sulla barra di navigazione a sinistra, fai clic su "Chat". Apri la chat del contatto a cui vuoi inviare il file, oppure fai clic sul pulsante "Nuova chat" in alto per avviare una chat con un nuovo contatto o creare un nuovo gruppo. Quindi, nella casella di composizione, fai clic sull'icona "Allega" e seleziona il file che desideri condividere. Puoi inviare file solo da OneDrive o dal tuo computer nelle chat private.
Durante il caricamento del file, sotto di esso sarà presente una barra di avanzamento verde. Una volta caricato il file nella finestra del messaggio, ovvero la barra verde scompare, fare clic sul pulsante "Invia" per condividere il file.
Come eliminare un file inviato in privato
I file inviati in privato possono essere annullati dalla condivisione all'interno della chat stessa. Vai al messaggio con il file che desideri annullare la condivisione e posiziona il cursore su di esso. Una stringa di emoji di reazione apparirà sopra il messaggio con un'icona "Altre opzioni" (menu a tre punti) alla fine. Cliccaci sopra.
Sullo schermo apparirà un menu contestuale. Scegli l'opzione "Elimina". Il messaggio con il file verrà eliminato dalla chat su entrambe le estremità e il destinatario non potrà più accedervi.
Nota: puoi anche eliminare il messaggio contenente il file come abbiamo fatto sopra per i file condivisi su un canale, ma così facendo eliminerai solo il messaggio e non il file. Il file sarà ancora disponibile nella scheda "File" e tutti i file nella barra di navigazione a sinistra.
Conclusione
Condividere e annullare la condivisione di file con l'intero team o solo con alcuni membri di un team è semplicissimo in Microsoft Teams. E il supporto per tutti i principali servizi di cloud storage come Dropbox e Google Drive rende ancora più comodo condividere file in Microsoft Teams.