Il cheat sheet definitivo per diventare un utente Pro Microsoft Teams
Microsoft Teams non ha bisogno di presentazioni a questo punto. Se fosse il 2019, certo. Ma questo è stato l'anno delle videoconferenze e delle app Workstream Collaboration. E Microsoft Teams si è affermato come uno degli MVP nell'ecosistema WSC.
Questo perché non è solo un'app di videoconferenza. C'è molto di più in Microsoft Teams. E le scuole e gli uffici lo adorano per il lavoro a distanza proprio per questo motivo. È l'app per collaborare con i tuoi compagni di squadra nel modo più efficiente. Ma l'enorme volume di funzionalità in Microsoft Teams può anche sembrare travolgente a volte. Se solo ci fosse qualcosa che potrebbe aiutarti a navigare rapidamente.
Che tu sia un utente vecchio o relativamente nuovo di Microsoft Teams, non importa; tutti amano un piccolo cheat sheet per aumentare la propria produttività, presentarsi come un professionista e forse anche mostrare le proprie capacità di competenza. Questo è esattamente ciò che puoi fare con questo elenco di suggerimenti e trucchi per quasi tutto ciò che puoi fare in Microsoft Teams.
Suggerimenti per aumentare la produttività
Ottenere più lavoro in meno tempo, chi non lo vuole? Certamente non tu o i tuoi datori di lavoro! Questi suggerimenti e trucchi miglioreranno sicuramente la tua concentrazione e porteranno i tuoi livelli di produttività alle stelle.
Stai al passo con i tuoi compiti
L'app Attività in Microsoft Teams era l'app più attesa dai fanatici, ma ciò non significa che tutti abbiano ricevuto il promemoria. Se eri nella squadra che in qualche modo se l'è perso, devi salire subito a bordo di questo treno, perché fidati di noi, ti stai perdendo qualcosa.
Le attività di Planner e To-Do combinano entrambe le funzionalità di entrambe le app Microsoft, Planner e To-Do, direttamente in Microsoft Teams. In questo modo puoi tenere traccia dei tuoi progressi e gestire le tue attività senza dover passare da un'app all'altra. Quindi, non dovrai più scegliere tra la tua sanità mentale o il tuo programma.
L'app Attività combina le tue attività personali da Attività e attività condivise dall'app Planner direttamente in Microsoft Teams. Puoi aggiungerlo come app personale o anche come scheda per gestire in modo collaborativo le attività del team. L'app Attività è disponibile per tutti gli utenti con un abbonamento a Microsoft 365.
Padroneggia come utilizzare le attività di Planner e le attività da fare in Microsoft Teams.
Gestisci le informazioni come una procedura guidata con gli elenchi
Se conosci le app giuste in Microsoft Teams, nessuno può fermarti. Microsoft Lists è una di queste app che devi sfruttare. Con gli elenchi puoi tenere traccia di qualsiasi informazione, personale o collaborativa. L'app Elenchi può essere utile se il tuo team ha informazioni da monitorare, lavorare da organizzare o flussi di lavoro da gestire.
E per velocizzare le cose, ci sono modelli specifici del settore e dei casi che rendono ancora più semplice la creazione di questi elenchi. Questa evoluzione degli elenchi di SharePoint può aiutarti a tenere traccia di quasi tutto: problemi, risorse, routine, eventi, inventario o contatti. Per fare un salto di qualità, puoi anche avere una formattazione condizionale in modo che gli oggetti nei tuoi elenchi appaiano o scompaiano automaticamente quando vengono soddisfatte determinate condizioni. L'utilizzo di questa app è destinato ad aumentare la tua produttività in modo esponenziale.
👉Scopri come creare e utilizzare elenchi in Microsoft Teams come un professionista.
Inoltra le email direttamente ai tuoi canali
La posta elettronica è una delle forme di comunicazione più utilizzate nel mondo aziendale. La quantità di corrispondenza che avviene tramite e-mail è enorme. Ma significa anche che quando la tua organizzazione utilizza Microsoft Teams, a volte sei intrappolato tra due mezzi diversi. E copiare tutti i contenuti dalle tue e-mail per pubblicarli su un canale in Microsoft Teams può essere così stancante.
Questo perché lo stai facendo male! Sai che ogni canale in Microsoft Teams ha un indirizzo e-mail univoco a cui puoi inoltrare le e-mail direttamente? Sì, hai sentito bene. Tutte le email che invii a quell'indirizzo verranno visualizzate come post direttamente nel canale. Quanto è efficiente!
Per ottenere l'indirizzo e-mail di un canale, vai all'icona "Altre opzioni" (menu a tre punti). Quindi, fai clic su "Ottieni indirizzo email" dal menu.
L'indirizzo email verrà generato. Copialo per usarlo.
Usa la barra dei comandi
La barra dei comandi in Microsoft Teams deve essere la funzionalità più sottoutilizzata. Ma ha il potenziale per diventare la tua funzione più utilizzata se sai come usarla nel modo giusto. La barra dei comandi può velocizzare immensamente le cose.
Vuoi trovare un vecchio messaggio, avviare una chat o una chiamata, andare su un canale, vedere i tuoi file? Usa la barra dei comandi per fare tutto questo e molto altro. Non hai nemmeno bisogno di ricordare tutti i comandi per usarli. Microsoft Teams te lo fornisce. Tutto ciò che devi ricordare se l'attività che devi svolgere ha un comando per essa in modo da poterla eseguire rapidamente.
Visualizza la guida dettagliata su come utilizzare i comandi in Microsoft Teams per aumentare la produttività e risparmiare tempo.👆
Eliminazione delle barriere linguistiche
Oggi i team globali non sono una novità. Invece, sempre più squadre sono sparse in tutto il mondo in questa era. E ciò richiede la necessità di essere in grado di capire la lingua dell'altro per comunicare in modo efficace. Con Microsoft Teams, non devi passare a Google Translate e copiare/incollare i messaggi. Microsoft Teams offre un traduttore intrinseco proprio per questo scopo.
Fai clic sull'icona "Altre opzioni" (menu a tre punti) sul messaggio che desideri tradurre. Vedrai l'opzione "Traduci" nel menu; cliccaci sopra per una rapida traduzione del messaggio nella tua lingua predefinita.
Segnalibro messaggi
Questa potrebbe sembrare una piccola funzionalità a prima vista, ma può farti risparmiare così tanto tempo. Invece di cercare di trovare vecchi messaggi utilizzando la barra di ricerca, puoi salvare qualsiasi messaggio e accedervi dalla sezione "Salvati".
Vai al messaggio e fai clic sull'icona "Altre opzioni" (menu a tre punti). Quindi, fai clic sull'opzione "Salva messaggio".
Per accedere al messaggio salvato, puoi utilizzare il comando /salvato dalla barra dei comandi o fai clic sulla tua immagine del profilo sulla barra delle applicazioni e seleziona "Salvato" dal menu che appare.
Usa le scorciatoie da tastiera
Se stai cercando di aumentare la tua produttività, non esitare a usare le scorciatoie da tastiera. Le scorciatoie da tastiera possono farti risparmiare così tanto tempo, eppure non molte persone le sfruttano appieno. Non essere una di quelle persone. Impara le scorciatoie da tastiera per le attività che svolgi di più e porta a termine le cose rapidamente.
🤸♀️Sali qui per trovare l'elenco di tutte le scorciatoie da tastiera in Microsoft Teams per Windows, Web e Mac.
Suggerimenti per riunioni migliori
Oltre a utilizzare Microsoft Teams per collaborare con i compagni di squadra, un'altra cosa che le persone usano maggiormente l'app è tenere riunioni. E sicuramente vuoi essere un professionista in questo.
Usa la modalità Together per un'esperienza di riunione coinvolgente
Quando sembra difficile partecipare a una riunione, come spesso potresti scoprire: le riunioni online, dopotutto, non sono le stesse delle riunioni del mondo reale. La modalità Together di Microsoft abbatte le barriere e i muri virtuali, facendoti sentire come se fossi in uno spazio condiviso insieme.
Quando ci sono 5 o più persone nella riunione, puoi attivare la modalità Insieme. Vai alla barra degli strumenti della riunione e fai clic sull'icona "Altre opzioni" (menu a tre punti). Quindi, seleziona "Modalità insieme" dal menu per abilitarlo.
Attualmente, puoi avere la modalità Insieme nella vista dell'auditorium che ti fa sentire come se foste tutti seduti insieme in uno spazio auditorium condiviso.
Ulteriori informazioni sulla modalità Insieme in Microsoft Teams e su come abilitarla e utilizzarla.
Avere discussioni di gruppo con i gruppi di lavoro
Che tu stia insegnando in una classe o ospitando riunioni d'ufficio, le discussioni di gruppo sono una parte enorme del processo. E con i gruppi di lavoro in Microsoft Teams, puoi facilmente facilitare i partecipanti alla riunione in diversi gruppi.
E ora, non devi più creare gruppi di lavoro manualmente in Microsoft Teams. Microsoft ha aggiunto il supporto intrinseco per questa funzionalità tanto ambita nelle riunioni. Gli ospitanti della riunione possono dividere i partecipanti in gruppi di lavoro (fino a 50) in modo casuale o decidere manualmente chi va dove. La funzionalità Breakout Room è disponibile sia per gli utenti a pagamento che per quelli gratuiti.
Per creare gruppi di lavoro, vai alla barra degli strumenti della riunione nella parte superiore dello schermo e fai clic sull'icona "Stanza di gruppo". Quindi, dividi i partecipanti nel numero di stanze che desideri.
Usa le note della riunione
Questa è una caratteristica molto sottovalutata che non ottiene l'attenzione e l'apprezzamento che merita. Le note sulle riunioni in Microsoft Teams possono rendere le tue riunioni più fluide. Sia che tu voglia acquisire tutti i dettagli importanti discussi durante la riunione o creare un'agenda per le cose che devono essere discusse, le note della riunione dovrebbero essere la tua funzione preferita.
E, soprattutto, sono disponibili non solo durante la riunione, ma anche dopo e prima (per riunioni programmate). Fidati di noi, devi iniziare a usarli ora se non lo hai fatto prima.
Passa per familiarizzare con tutti i dettagli sull'utilizzo di Note riunione in Microsoft Teams.🏃♀️
Preserva il decoro in una riunione e alza invece la mano
Mantenere il decoro nelle riunioni virtuali può diventare davvero difficile. E di conseguenza, è diventata un'etichetta di riunione quasi ovunque tenere il microfono disattivato. Ma cosa succede quando hai bisogno di parlare? Riattivare il microfono senza che ti venga chiesto di interrompere comunque la riunione.
In Microsoft Teams, non deve essere così incivile. Usa invece il pulsante "Alza la mano" ogni volta che devi dire qualcosa. Indica a chi parla che hai qualcosa in mente e può quindi chiederti di riattivare l'audio e parlare in un modo che non crea un'interruzione. È meglio che alzare la mano perché non c'è alcuna garanzia che l'oratore guardi il tuo feed video, ma c'è una garanzia che guarderà la "mano alzata" nel pannello dei partecipanti.
Vai alla barra degli strumenti della riunione e fai clic sull'icona "Alza la mano" per alzare la mano.
Trascrivi i tuoi incontri
Nel caso in cui tu abbia mai desiderato una trascrizione dell'intero incontro ma l'avessi pensato impossibile, non potresti sbagliarti di più. Microsoft Teams ha un modo piuttosto rapido per ottenere le trascrizioni delle riunioni, ma funziona solo se la lingua predefinita è l'inglese e quando l'inglese è stato parlato durante la riunione.
Inoltre, la politica della tua organizzazione dovrebbe consentirti di avere trascrizioni delle riunioni. C'è anche un altro problema: la trascrizione è disponibile solo per le riunioni che hai registrato. Puoi persino modificare queste trascrizioni prima di condividerle.
Per ottenere una trascrizione, vai su Microsoft Stream per visualizzare la registrazione. Quindi, fai clic sull'icona del menu a tre punti e seleziona "Aggiorna dettagli video" dalle opzioni.
Seleziona la lingua dal menu a discesa "Lingua video".
Ora, fai clic sulla casella di controllo "Genera automaticamente didascalie" per selezionarla e fai clic sul pulsante "Applica" per ottenere una trascrizione.
Avere riunioni private non programmate
Le riunioni non programmate non devono sempre essere in un canale. Oppure non devi sempre pianificare una riunione se vuoi mantenerla privata. Puoi avere riunioni estemporanee completamente private e non aperte a tutti nel canale. E no, non stiamo parlando di chiamate 1:1 o chiamate di gruppo da chat di gruppo. Queste riunioni private sono proprio come le altre riunioni, in cui puoi avere ospiti esterni alla tua organizzazione, a differenza delle chiamate 1:1 o di gruppo.
Dal menu di navigazione, vai a "Calendario" (per gli utenti di Microsoft 365) o "Riunioni" (per gli utenti di Microsoft Teams Free).
Quindi, fai clic sull'opzione "Incontra ora" nell'angolo in alto a destra. Queste riunioni non avvengono in un canale e i membri del tuo team non possono sapere che è in corso una riunione, figuriamoci parteciparvi senza un invito alla riunione.
Suggerimenti per un maggiore coinvolgimento
Microsoft Teams è un'app di collaborazione Workstream. E per collaborare meglio con i tuoi compagni di squadra, devi attirare la loro attenzione. Usa questi suggerimenti per rendere i tuoi messaggi e altre interazioni più coinvolgenti, con conseguente aumento complessivo della produttività.
Conduci sondaggi per aumentare il coinvolgimento
I sondaggi sono un modo comprovato per creare un coinvolgimento migliore, ma poiché non esiste una funzione diretta per creare sondaggi in Microsoft Teams, molte persone pensano che non sia possibile. Bene, metà della bellezza di Microsoft Teams risiede nelle centinaia di app integrate che offre!
E due di queste app integrate, Forms e Polly, possono aiutarti a condurre sondaggi nei tuoi canali. L'unico inconveniente che potresti riscontrare è che non puoi condurre sondaggi in una riunione, ma una volta che inizi a utilizzare queste app, scoprirai che non importa comunque molto. Puoi anche avere sondaggi collaborativi in cui anche altri membri del team possono contribuire alle domande del sondaggio.
👉Ecco una guida completa alla creazione di sondaggi in Microsoft Teams.
Crea messaggi ricchi utilizzando le opzioni di formattazione
Che si tratti di impegnarsi in chat private o comunicazioni di canale, formatta i tuoi messaggi per salvare tutti dalla difficoltà di leggere messaggi semplici e noiosi. Ce ne sono già abbastanza nel mondo. Fai clic sull'icona "Formato" (A con un pennello) sotto la finestra del messaggio per aprire le opzioni di formattazione e mettere in corsivo, grassetto, sottolineato e fare molto di più con i tuoi messaggi.
Usa gli oggetti nei messaggi del canale
I messaggi sono una delle forme di comunicazione più importanti in Microsoft Teams. Oggigiorno vengono condivise più informazioni attraverso i messaggi che nelle chiamate e nelle riunioni. Quindi, è importante investire tempo in quelli giusti e assicurarsi che non si perdano nel mare di messaggi non importanti là fuori.
Le righe dell'oggetto sono il modo più rapido per aggiungere un po' di gusto e assicurarsi che attirino l'attenzione della persona giusta. Puoi aggiungere un oggetto dalle opzioni di formattazione per i messaggi che desideri pubblicare in un canale. Ovviamente, i messaggi di chat personali non hanno realmente bisogno di Soggetti, quindi non puoi aggiungerne uno.
Suggerimenti per una migliore organizzazione
Mantenere le cose organizzate senza perdere la sanità mentale a volte può sembrare un po' scoraggiante. E tutti noi abbiamo desiderato che le cose fossero più facili. Una migliore organizzazione porta anche a una maggiore produttività. Con questi suggerimenti, puoi migliorare le tue capacità organizzative ottenendo una migliore gestione delle cose e impressionando tutti mentre ci sei.
Trascina e rilascia le tue squadre per riordinare
Inizialmente, tutte le tue squadre sono ordinate in modo casuale nell'ordine in cui sono state create. In una lunga lista di squadre, può diventare opprimente arrivare alle squadre importanti. Ma c'è un fatto poco noto in Microsoft Teams che i professionisti usano per mettere in ordine i loro team e risparmiare tempo.
Puoi trascinare e rilasciare le tue squadre per disporle nell'ordine che preferisci. In questo modo puoi avere le tue squadre più importanti in cima e renderle più veloci l'accesso.
Blocca i canali e nascondi i team
A volte organizzare le tue squadre non è sufficiente. Potresti aver organizzato le tue squadre importanti al vertice, ma continui a essere aggiunto a nuove squadre e tutto il tuo arrangiamento va ai lupi. Bene, non deve essere così. Ci sono altri modi per organizzare i tuoi team che ti risparmieranno il mal di testa.
Puoi bloccare i canali in modo che appaiano sempre in alto in una sezione separata. Vai all'icona "Altre opzioni" (menu a tre punti) a destra del canale e fai clic su di essa. Quindi, seleziona "Pin" dal menu.
Puoi anche nascondere eventuali team non necessari per declutterare il menu Teams. Fai clic sull'icona "Altre opzioni" a destra del nome della squadra e fai clic sull'opzione "Nascondi" dal menu. È possibile accedere a tutte le tue squadre nascoste in qualsiasi momento dalla parte inferiore del menu di navigazione per le squadre.
Suggerimenti per una gestione più agevole
Che tu sia il capo squadra o solo il responsabile dell'organizzazione di una riunione, la gestione non deve essere una seccatura. Ma la maggior parte delle volte lo è. Bene, considera questi suggerimenti un rimedio.
Assegnare ruoli in una riunione
Quando ci sono più partecipanti alla riunione, diventa fondamentale poter controllare cosa può fare ogni partecipante. Ad esempio, non vuoi sempre che tutti siano in grado di presentare e condividere contenuti in una riunione. Ci sono anche momenti in cui vuoi fare di qualcun altro un co-conduttore che può fare tutte le cose che puoi fare, come ammettere le persone dalla lobby e disattivare l'audio degli altri partecipanti, ecc.
Ora puoi assegnare ruoli alle persone in una riunione di Microsoft Teams. Le persone possono essere relatori o partecipanti; i relatori hanno il controllo completo e i partecipanti ottengono solo un accesso limitato.
È possibile assegnare ruoli alla riunione prima di una riunione (per riunioni pianificate) o durante. Per assegnare i ruoli durante una riunione, vai al pannello dei partecipanti e fai clic sull'icona "Altre opzioni" a destra del nome del partecipante per accedere al menu a tre punti. Quindi, fai clic sull'opzione "Crea un presentatore" o "Crea un partecipante" di conseguenza.
Risparmia tempo e aggiungi membri in blocco
Quante volte hai desiderato durante la creazione dei tuoi team che ci fosse un'opzione per aggiungere persone in blocco? Quelli di voi che hanno dovuto creare team con più di 10 persone senza gruppi di Office o team precedenti da utilizzare come punto di partenza sanno che grattacapo può essere.
Bene, se usi l'app Web Microsoft Teams, puoi saltare questo problema e aggiungere membri in blocco. L'unico problema, richiede l'uso di un'estensione di Chrome. Ottieni anche il vantaggio aggiuntivo di visualizzare le tue squadre in un display a 2 colonne con questa estensione. Quindi, puoi visualizzare più squadre mentre scorri di meno.
👉Scopri come utilizzare l'estensione Chrome "Refined Microsoft Teams" per aggiungere membri in blocco.
Suggerimenti per un'esperienza complessiva migliore
Questi pochi suggerimenti potrebbero sfidare la categorizzazione, tuttavia, ne hai bisogno nella tua vita per rendere la tua esperienza su Microsoft Teams infinitamente migliore.
Non ignorare il tuo stato
Lo stato in Microsoft Teams può essere un potente strumento a tua disposizione. Con il tuo stato che riflette il tuo vero stato di disponibilità, puoi evitare molti problemi di comunicazione che possono derivare dal non lavorare nello stesso spazio fisico. Quindi, usalo sempre per far sapere agli altri membri del tuo team se sei disponibile, assente, occupato o impegnato in una chiamata in modo che possano sapere cosa aspettarsi mentre ti contattano.
Puoi utilizzare entrambi gli stati "Presenza utente" e "Personalizzato" per ottenere il massimo da questo strumento. Sebbene la maggior parte delle volte, Microsoft Teams configuri automaticamente il tuo stato in base al tuo stato (che ha creato problemi a molti), puoi anche impostare il tuo stato da solo.Vai alla foto del tuo profilo sulla barra delle applicazioni, quindi seleziona uno stato dal menu per impostarlo.
Suggerimento giusto: Puoi anche impostare il tuo stato come "Fuori sede" per periodi di tempo personalizzati, sia che tu stia semplicemente uscendo per pranzo o andando in vacanza. Scopri come impostare questa nuova opzione di stato che non è altrimenti disponibile in Microsoft Teams.👆
Fuggi dai problemi che il tuo stato può creare
Microsoft Teams cambia automaticamente il tuo stato e generalmente è una buona cosa. Ma per molte persone che soffrono di microgestione sul lavoro, finisce per diventare una seccatura quando Teams cambia automaticamente il loro stato in "Assente" da "Disponibile" entro cinque minuti di inattività.
Se vuoi evitare la situazione in cui il tuo supervisore finisce per pensare che stai lavorando poco invece di lavorare sodo, usa l'app Mouse Jiggler per tenere lontani i tuoi problemi mantenendo il tuo stato al contrario.
Invia messaggi urgenti
Vuoi assicurarti che il destinatario veda il tuo messaggio? Segnalo come urgente e riceveranno una notifica ogni due minuti per venti minuti di fila. Sono dieci notifiche e non c'è modo di perderle. Ora, se ti sembra un po' troppo, ma il messaggio è ancora importante rispetto a un messaggio standard, puoi contrassegnarlo come importante. Il destinatario non riceverà una notifica in modo persistente, ma saprà comunque che il messaggio è importante.
Fare clic sul "punto esclamativo" sotto la casella del messaggio nella chat personale e selezionare la priorità dalle opzioni prima di inviare il messaggio.
Personalizza le tue notifiche per un'esperienza più personalizzata
Per impostazione predefinita, Microsoft Teams fornisce notifiche per tutti i nuovi messaggi, reazioni e menzioni. Ma Teams offre ampie opzioni di personalizzazione, quindi puoi ricevere notifiche solo per le cose per cui desideri essere avvisato.
Apri le impostazioni e vai su "Notifiche" dal menu di navigazione a sinistra.
Qui puoi modificare le notifiche in base alle tue esigenze per quasi tutto: team e canali, chat, riunioni, persone e altro ancora.
Usa la modalità oscura quando tiri una notte intera
Sia che tu abbia intenzione di passare una notte intera questa volta, o che tu abbia bisogno di lavorare regolarmente fino a tarda notte, non lasciare che ciò influisca sui tuoi occhi o sui tuoi schemi di sonno. Usa la modalità oscura in Microsoft Teams per risparmiare i tuoi occhi dalla luce accecante del tuo laptop di notte.
Vai alle impostazioni dall'app desktop Microsoft Teams e cambia il tema da "Predefinito" a "Scuro".
Microsoft Teams ha molte cose da scoprire che a volte può diventare opprimente. Questi suggerimenti possono aiutarti a prendere le cose una alla volta, fornendo una migliore gestione delle cose. In pochissimo tempo, sarai abile con le modalità di Microsoft Teams, senza perderti nel labirinto.