Un posto di lavoro lontano dall'ufficio
Microsoft Teams è una piattaforma di collaborazione che offre ai team la possibilità di lavorare insieme e condividere informazioni in uno spazio comune. È lo strumento perfetto per i team dispersi a livello globale o remoto. Con funzionalità come chat sul posto di lavoro, archiviazione di file, riunioni video e integrazione di app, il tuo team può lavorare in armonia in un'unica area di lavoro condivisa.
Soprattutto ora, con persone che lavorano da casa, una piattaforma come questa è esattamente ciò di cui il mondo ha bisogno. Puoi utilizzare Microsoft Teams gratuitamente con la versione "Microsoft Teams Free". Offre un'app desktop per Windows, Mac e Linux, un'app Web e anche app Android e iOS, in modo che gli utenti possano lavorare con facilità da qualsiasi luogo.
Come configurare Microsoft Teams
Vai a teams.microsoft.com e inserisci il tuo indirizzo e-mail per creare un account Microsoft Teams. Se disponi già di un account Microsoft, puoi utilizzare anche quell'e-mail.
Quindi, nella pagina "Come vuoi usare Teams", avrai tre opzioni: Per la scuola, Per gli amici e la famiglia, Per il lavoro. Puoi selezionare l'opzione più adatta a te. Per configurare Teams per la tua organizzazione, seleziona "Per lavoro" e fai clic su "Avanti".
Quindi, devi accedere utilizzando il tuo account Microsoft. Se non disponi di un account Microsoft, puoi crearne uno utilizzando l'indirizzo email che hai inserito in precedenza. Ora inserisci il tuo nome e cognome e il nome della tua organizzazione. Il tuo paese/regione sarà già selezionato. Fare clic su "Imposta squadre".
Teams inizierà a creare la tua organizzazione in Teams. Potrebbero volerci alcuni secondi.
Una volta configurato Teams per la tua organizzazione, ti verrà chiesto di "Scaricare l'app di Windows" o "Usa invece l'app Web". Puoi scegliere una delle due opzioni, ma scaricare l'app desktop è una scommessa migliore se devi usarla regolarmente. Inoltre, alcune funzionalità come "Condivisione dello schermo" funzionano meglio nell'app desktop rispetto all'app Web di Teams.
Sia che tu apra Teams nell'app desktop o nell'app Web, l'interfaccia e la maggior parte delle funzionalità sono le stesse.
Come invitare persone nella tua organizzazione in team
Riceverai un'e-mail da Microsoft Teams con un collegamento da condividere con le persone. Teams ti mostrerà anche il collegamento quando apri il tuo account Teams per la prima volta. Puoi accedere a questo collegamento in qualsiasi momento anche dall'app Teams. Inoltra questo link ai tuoi colleghi e compagni di squadra e, quando lo utilizzeranno, riceverai una richiesta da loro di entrare a far parte della tua organizzazione.
Per approvare le richieste di membri del team di adesione alla tua organizzazione, apri l'app Teams (desktop o Web) e vai all'opzione "Invita persone".
Quindi, fai clic sull'opzione "Richieste in sospeso" per aprire la pagina delle richieste e degli inviti in sospeso.
Fai clic sul pulsante "Approva" accanto alla richiesta del tuo collega.
Puoi anche invitare persone tramite e-mail o dal tuo elenco di contatti. Nell'app Teams, fai clic sull'opzione "Invita persone". Si aprirà la schermata successiva in cui verranno elencati tutti i modi per invitare qualcuno. Fai clic su "Invita via e-mail" per inviare un invito utilizzando l'indirizzo e-mail se conosci l'indirizzo e-mail dei tuoi compagni di squadra.
Inserisci gli indirizzi email dei tuoi colleghi e fai clic sul pulsante "Invia inviti". Gli inviti che invii tramite e-mail verranno elencati nella sezione "Inviti in attesa".
I tuoi colleghi riceveranno un'e-mail per entrare a far parte dell'organizzazione. Quando fanno clic sul pulsante "Unisciti a Teams" nell'e-mail, verranno reindirizzati a Microsoft Teams. Se non hanno un account Teams, possono crearne uno dallo stesso collegamento. E diventeranno parte della tua organizzazione in Microsoft Teams.
Come usare Microsoft Teams
Apri l'app Microsoft Teams e fai clic su "Teams" nella barra degli strumenti a sinistra. Qui sono elencate tutte le squadre di cui fai parte.
Creazione di squadre
Puoi creare più team o unirti ad altri team dall'app Teams. Fai clic sull'opzione "Squadre" a sinistra, quindi fai clic sull'opzione "Unisciti o crea una squadra" nella parte inferiore dello schermo.
Fai clic sul pulsante "Crea squadra" per creare una nuova squadra o vai all'opzione "Cerca squadre" per unirti a una squadra.
Gestire i team
Puoi gestire una squadra facendo clic sull'opzione "Altro" accanto al nome della squadra e selezionando l'opzione "Gestisci squadra". Le opzioni disponibili per la gestione variano per proprietari e membri.
La schermata "Gestisci squadra" ti consente di gestire tutti gli aspetti relativi a una squadra da un'unica posizione. Puoi gestire i membri, aggiungere membri, creare nuovi canali e app e gestire le autorizzazioni da qui.
Il proprietario può anche rendere proprietari altri membri del team, dando loro quindi i privilegi di amministratore. Fai clic su "Membro" accanto al nome di un membro e seleziona "Proprietario" dal menu a discesa.
Utilizzo dei canali del team
I team sono costituiti da canali. Un canale "Generale" è presente per impostazione predefinita in tutte le squadre. Puoi creare il numero di canali che desideri facendo clic sul pulsante "Crea più canali" nel canale generale.
Puoi anche creare un nuovo canale facendo clic sull'opzione "Altro" (tre punti) accanto al nome della squadra, quindi fai clic su "Aggiungi canale".
I canali possono essere creati in base all'argomento, ai reparti o a qualsiasi altra classificazione. I nuovi canali possono essere accessibili a tutti i membri del team (Standard) o a un gruppo specifico di individui (Privati) dall'opzione "Privacy".
I canali sono il luogo in cui viene svolto il vero lavoro. Puoi comunicare con il team, condividere file e tenere riunioni.
Gestione delle schede nei canali del team
Un canale ha "Schede" nella parte superiore. Le schede sono collegamenti rapidi ai tuoi file, app e servizi. Ogni canale ha tre schede per impostazione predefinita: Post, file, wiki. Puoi aggiungere un numero qualsiasi di schede a un canale. Fare clic sull'icona "+" per aggiungere una scheda.
Puoi anche rinominare o rimuovere la scheda Wiki. Per rinominarlo o rimuoverlo, vai alla scheda e fai clic sulla freccia accanto. Un menu a discesa elencherà le opzioni "Rinomina" e "Rimuovi".
Tutti i membri del team possono modificare contemporaneamente i file condivisi in un post del canale e condividere i propri pensieri con il team durante la modifica del file. Fai clic sull'opzione "Altro" (tre punti) accanto al file condiviso, quindi seleziona "Modifica in Teams".
Per visualizzare tutti i file condivisi in un canale, vai alla scheda "File". Per vedere tutti i file condivisi tra i team, seleziona "File" a sinistra.
Chatta in gruppo o in privato
Puoi parlare con persone o gruppi in privato. Vai su "Chat" a sinistra e fai clic sul pulsante "Nuova chat" e digita il nome per avviare una conversazione.
Effettuare chiamate audio e video
Puoi anche effettuare chiamate audio e video a individui e gruppi da Teams dall'opzione "Chiamate" a sinistra. Puoi aggiungere membri al tuo Speed Dial per un accesso rapido. La versione gratuita supporta anche la condivisione dello schermo e le opzioni di sfocatura dello sfondo durante le videochiamate.
Integrazione di app e servizi in Microsoft Teams
È possibile accedere alle varie app e servizi integrati dall'opzione "App" a sinistra. Puoi anche aggiungere queste app come schede nei canali del team.
Qualsiasi app che aggiungi ai tuoi team sarà disponibile sotto l'opzione "Altro" (tre punti) a sinistra.
Conclusione
Microsoft Teams è un'ottima piattaforma di collaborazione per consentire ai team di lavorare senza problemi. Puoi comunicare, condividere file, utilizzare app integrate con i tuoi compagni di squadra per lavorare in modo efficiente da qualsiasi parte del mondo. La versione gratuita offre un eccellente numero di funzionalità, ma gli utenti possono anche eseguire l'aggiornamento a una versione a pagamento che offre molto di più.