Prendere appunti automatizzati in una riunione utilizzando la funzionalità Trascrizioni in tempo reale in Microsoft Teams.
Microsoft Teams era abbastanza avanti nell'orda di app Workstream Collaboration. Ma ultimamente, ha spinto i suoi confini ancora più lontano per rimanere rilevante nei tempi che cambiano. Grazie al drastico cambiamento nell'intera equazione che circonda il nostro modo di lavorare e la concorrenza spietata, Microsoft Teams ha costantemente portato il suo A-game.
L'ultima aggiunta all'arsenale di funzionalità offerte da Teams sono le trascrizioni delle riunioni dal vivo. Le trascrizioni in tempo reale sono disponibili durante una riunione e non è necessario registrare una riunione per generare queste trascrizioni.
Le trascrizioni possono migliorare notevolmente la tua esperienza di riunione. Non solo rendono le tue riunioni più produttive automatizzando le note delle riunioni per te. Anche se non dover prendere appunti manualmente è un grande vantaggio. Rendono inoltre le riunioni più inclusive per i partecipanti non udenti o con problemi di udito, che si trovano in un luogo rumoroso o che hanno un diverso livello di competenza linguistica.
In che modo la trascrizione è diversa dai sottotitoli in tempo reale?
Microsoft Teams ha una funzione di sottotitoli in tempo reale da un po' di tempo ormai. Quindi, cosa c'è di così speciale nelle trascrizioni delle riunioni? La differenza più grande è la disponibilità.
Le trascrizioni sono disponibili dopo una riunione. E puoi scaricarli e condividerli con chiunque. Questo è esattamente il motivo per cui li abbiamo chiamati "note di riunione automatizzate". Ma Teams non salva i sottotitoli.
Inoltre, quando abiliti i sottotitoli, questi sono visibili solo a te, ma la trascrizione è visibile a tutti, sebbene gli utenti possano scegliere di nasconderli.
Se il motivo principale per cui desideri abilitare le trascrizioni è rendere la riunione più inclusiva e accessibile, puoi utilizzare le trascrizioni o le didascalie. Ma per avere una registrazione dell'intero incontro, la trascrizione è la strada da percorrere.
Prerequisiti per l'utilizzo della trascrizione in Misrosoft Teams
Ci sono alcune stringhe legate all'uso delle trascrizioni in Microsoft Teams. Innanzitutto, è disponibile solo per le riunioni programmate e non per le riunioni di canale o "Incontra ora". Quindi, se la tua agenda è l'inclusività e una migliore comprensibilità in un incontro improvvisato o di canale, puoi scegliere didascalie dal vivo.
Inoltre, la funzione è disponibile solo quando la lingua parlata è l'inglese americano. Inoltre, può essere utilizzato solo dall'app desktop ed è disponibile solo per determinate licenze. Significa essenzialmente che gli utenti gratuiti di Microsoft Teams e i tipi di licenza esclusi non hanno accesso alla funzionalità.
Le organizzazioni con le seguenti licenze hanno accesso alle trascrizioni in Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, SKU Microsoft 365 Business Premium.
Gli utenti GCC, GCC-High e DoD non sono idonei a utilizzare la funzione.
Anche la trascrizione deve essere abilitata per l'organizzazione dall'amministratore IT. Se non riesci a trovare l'opzione per la trascrizione, dovresti contattare l'amministratore.
Abilitazione della trascrizione per la tua organizzazione
Se sei un amministratore IT della tua organizzazione, vai all'interfaccia di amministrazione di Teams.
Gli amministratori IT dell'organizzazione possono abilitare la trascrizione per tutti includendola nella politica globale o persone selettive con criteri diversi per utenti diversi.
Dal pannello di navigazione a sinistra, fai clic sull'opzione "Riunioni".
Poche opzioni si espanderanno al di sotto di esso. Seleziona "Norme sulle riunioni" tra queste.
Per abilitare l'opzione per l'intera organizzazione, fai clic sull'opzione o su "Globale (impostazione predefinita a livello di organizzazione)".
Scorri verso il basso fino alla sezione "Audio e video". Quindi, assicurati che l'opzione "Consenti trascrizione" sia attiva.
Per abilitarlo in modo selettivo, hai due opzioni. Puoi attivarlo per l'intera organizzazione, quindi creare un criterio personalizzato in cui l'opzione per la trascrizione non è abilitata e assegnare il criterio agli utenti a cui non desideri accedere alla funzione. Oppure potresti andare nella direzione esattamente opposta, dove l'opzione non è abilitata globalmente, ma solo nella policy personalizzata e puoi assegnarla agli utenti a cui vuoi poter accedere alla funzione.
Per creare una nuova politica di riunione, vai alla pagina "Norme di riunione" e fai clic sul pulsante "Aggiungi".
Assegna il nome alla policy e configurala come desideri. Fare clic sul pulsante "Salva".
Per assegnare la policy agli utenti, selezionala e fai clic sul pulsante "Gestisci utenti".
Apparirà un pannello sulla destra. Cerca gli utenti a cui desideri assegnare la politica e fai clic sul pulsante "Applica".
Puoi anche assegnare criteri a qualsiasi gruppo di utenti della tua organizzazione.
Utilizzo della funzione di trascrizione nelle riunioni
L'utilizzo della funzione nelle riunioni è una passeggiata nel parco. Ma ricorda che puoi solo trascrivere gli incontri programmati. Avvia o partecipa alla riunione pianificata dal tuo evento di calendario.
L'organizzatore della riunione e le persone dello stesso tenant possono avviare le trascrizioni. Gli ospiti, le persone di un altro tenant e gli utenti anonimi (persone che non vogliono essere identificate nelle trascrizioni) non possono avviare la trascrizione in una riunione.
Per avviare una trascrizione, vai su "Altre azioni" dalla barra degli strumenti della riunione.
Quindi, seleziona "Avvia trascrizione" dalle opzioni.
Vedrai un avviso che la trascrizione è iniziata e dovresti far sapere a tutti che sono in corso di trascrizione. Ma anche gli altri partecipanti vedranno l'avviso che la riunione è in fase di trascrizione. Tuttavia, dovresti informare tutti come cortesia per i partecipanti che hanno aderito da un telefono.
Il pannello di trascrizione apparirà sulla destra. La trascrizione includerà anche il nome utente e l'icona del profilo del partecipante, nonché il timestamp.
Tutti i partecipanti alla riunione possono mostrare o nascondere il pannello della trascrizione in qualsiasi momento. Fare clic sul pulsante "Chiudi" sul pannello per nasconderlo.
Puoi anche andare al menu Altre azioni e selezionare "Nascondi trascrizione" da lì.
Per mostrare il pannello, seleziona "Mostra trascrizione" dal menu Altre azioni.
L'organizzatore e i relatori della riunione possono interrompere la trascrizione e riavviarla in qualsiasi momento durante la riunione. Per interrompere la trascrizione, vai al menu Altre azioni e seleziona "Interrompi trascrizione".
Tutti riceveranno un avviso che hai smesso di trascrivere. La trascrizione si interromperà automaticamente quando tutti lasciano la riunione.
Download e condivisione di trascrizioni
Le trascrizioni della riunione sono disponibili per il download automaticamente dopo la riunione nell'evento del calendario. Vai a "Calendario" dal pannello di navigazione a sinistra.
Quindi, apri l'evento per la riunione pianificata.
La pagina della riunione avrà una scheda aggiuntiva in alto: "Registrazioni e trascrizioni".
L'intera trascrizione sarà disponibile per la visualizzazione lì. Per scaricarlo, fai clic sul pulsante di download.
Puoi scaricare la trascrizione come file .vtt (un formato popolare per le trascrizioni) o come file .docx (documento Word).
Le trascrizioni sono disponibili per il download dagli account dei partecipanti fino a quando l'organizzatore della riunione non le elimina.
I partecipanti mobili non possono vedere la trascrizione sull'app mobile. Per renderlo accessibile ai partecipanti mobili, scarica il file e caricalo in chat. Vai alla chat della riunione e fai clic sul pulsante "Allega" per caricare il file.
I partecipanti mobili possono quindi trovare il file nella loro chat.
Nascondere la tua identità nelle trascrizioni
I team possono identificare la persona che parla e le trascrizioni delle riunioni includono automaticamente il nome utente e il nome della persona. Se desideri rimanere anonimo nelle trascrizioni, puoi nascondere la tua identità. Ma devi farlo prima di una riunione.
Fai clic sull'icona "Impostazioni e altro" (menu a tre punti) accanto all'icona del tuo profilo nella barra del titolo. Quindi, seleziona "Impostazioni" dal menu.
Si apriranno le impostazioni. Dal menu di navigazione a sinistra, vai a "Sottotitoli e trascrizioni".
Quindi, disattiva l'interruttore per "Identificami automaticamente in didascalie e trascrizioni".
Le trascrizioni sono un'ottima funzionalità e Microsoft Teams le rende sicuramente facili da usare. Quindi la prossima volta che vuoi prendere appunti sulla riunione o vuoi rendere il contenuto della riunione accessibile a tutti, puoi trascrivere l'intera riunione.