Cosa temono di più i professionisti? La maggior parte di voi non indovinerebbe bene, sta perdendo le proprie e-mail. Le persone generalmente ricevono e archiviano tutti i file e i dati importanti nella loro e-mail. Questo non solo li tiene in un posto, ma è anche possibile accedervi in qualsiasi momento da qualsiasi parte del mondo.
Quando si tratta di e-mail, il primo nome che ci viene in mente è "Gmail". La maggior parte degli utenti in tutto il mondo preferisce Gmail rispetto a qualsiasi altro servizio di posta elettronica sul Web. Ciò può essere attribuito al fatto che è stato sviluppato da Google, dall'interfaccia semplice e diretta e dall'abbondanza di funzionalità intuitive.
Perché dovresti eseguire il backup delle tue e-mail?
Questa è la prima domanda che viene in mente quando si sente parlare di backup della posta elettronica ed è una domanda perfettamente valida poiché una grande percentuale di utenti opta per la mancanza di consapevolezza. Ma devi renderti conto che nel mondo di oggi, gli attacchi informatici, gli account violati, l'uso improprio e la perdita di dati su Internet sono comuni. Se hai documenti o file importanti sulla tua e-mail, dovresti creare un backup, in modo da poterli recuperare facilmente nel caso in cui il tuo account venga violato, le e-mail vengano eliminate per errore o semplicemente perdi l'accesso all'account.
Cos'altro posso fare? Il backup delle tue e-mail è una soluzione, ma dovresti concentrarti sul miglioramento della sicurezza mantenendo una password sicura. Una password complessa è molto efficace quando si tratta di impedire ad altri di accedere al tuo account e di compromettere i tuoi dati. Tuttavia, avere un backup non farebbe male, fungerebbe da misura aggiuntiva.
Scarica le email singolarmente da Gmail
Uno dei modi più semplici per eseguire il backup della posta è scaricarli sul computer. Ogni volta che ricevi o invii un messaggio di posta a qualcuno tramite Gmail, hai la possibilità di scaricarlo.
Se non desideri eseguire il backup di tutte le tue e-mail ma solo di alcune, l'opzione per scaricare le e-mail singolarmente da Gmail è un'ottima ed efficace opzione. Tuttavia, se stai cercando di scaricare e-mail in blocco, ti consigliamo di controllare gli altri metodi in questa pagina.
Quando apri una mail, vedrai tre punti in alto a destra per aprire il menu. Nel menu contestuale, vedrai l'opzione per rispondere, inoltrare, segnalare la posta, bloccare il mittente e scaricare la posta tra molte altre.
Dopo aver fatto clic sull'opzione "Scarica messaggio", l'e-mail verrà scaricata nella cartella "Download" predefinita sul sistema. Si consiglia di conservare tutti i messaggi di posta scaricati in una cartella e di classificarli utilizzando le sottocartelle.
Esegui il backup di tutte le email in Gmail con Google Takeout
Google Takeout ti consente di scaricare tutti i dati sul tuo account Google, sia per creare un backup che per utilizzarlo con un altro servizio. Funziona con quasi tutti i servizi offerti da Google. Quando utilizzi Google Takeout, crea un backup di tutte le email sul tuo account.
Creazione di un backup con Google Takeout
Per utilizzare Google Takeout per creare un backup delle email nel tuo account Gmail, apri takeout.google.com in un browser web sul tuo computer.
Quando apri Google Takeout, tutti i servizi Google sono selezionati per impostazione predefinita. Poiché siamo interessati a creare un backup solo di Gmail, fai clic su "Deseleziona tutto" per deselezionare prima tutti i servizi.
Dopo aver deselezionato tutto, scorri verso il basso e seleziona la casella di controllo accanto a "Posta".
Ora vedrai l'opzione per selezionare i dati di cui vuoi creare un backup. Fare clic su "Tutti i dati di posta inclusi" per selezionare/deselezionare le varie opzioni di dati.
Se desideri creare un backup di tutti i messaggi di posta, seleziona la casella di controllo "Includi tutti i messaggi nella posta". Nel caso in cui desideri creare un backup delle cose selezionate, deseleziona la prima casella di controllo ed effettua la selezione necessaria dall'elenco, quindi fai clic su "OK" in basso.
Una volta che hai finito con tutte le selezioni, scorri fino in fondo e fai clic su "Passaggio successivo".
Il passaggio successivo consiste nel selezionare la frequenza, il tipo di file e la dimensione. Innanzitutto, devi selezionare la frequenza tra le due, una volta o ogni due mesi per un anno. Seleziona la casella di controllo dietro l'opzione che desideri selezionare.
La sezione successiva riguarda il tipo e la dimensione del file. Hai due opzioni per il tipo di file, ZIP o TGZ. Il vantaggio dei file ".zip" è che possono essere aperti facilmente sulla maggior parte dei computer.
Infine, seleziona una dimensione file preferita dall'elenco. Se il backup è più grande della dimensione selezionata, il file verrà diviso in due. Infine, fai clic su "Crea esportazione" in basso.
Il processo di creazione di un backup richiede un po' di tempo a seconda dei dati nelle e-mail e delle dimensioni del file creato. I file più piccoli vengono creati relativamente più velocemente rispetto ai file di grandi dimensioni che possono richiedere anche giorni.
Download del backup di Gmail creato da google Takeout
Dopo aver richiesto il backup, riceverai un'email da Google che lo conferma. Inoltre, riceverai i link per il download per il backup creato in un'altra email, che potrebbe richiedere un paio d'ore a seconda delle dimensioni del file. Il link per il download è valido per un periodo di 7 giorni dal giorno della richiesta.
Quando ricevi l'e-mail, aprila e fai clic sui pulsanti "Download". Controlla anche quanti file sono stati creati e la dimensione di ciascuno per riferimento futuro.
Dopo aver fatto clic sui pulsanti "Download", ti verrà chiesto di verificare la tua identità inserendo la tua password Google. Una volta terminato, scarica i file sul tuo computer. I file sono in formato ".zip" poiché è l'impostazione predefinita e non l'abbiamo modificata prima.
Inoltre, non scaricare mai i file su computer o sistemi pubblici che condividi con altri, poiché i dati possono essere utilizzati in modo improprio.
Inoltra le email di cui desideri eseguire il backup in Gmail
Questo è un altro modo semplice per creare un backup in cui abiliti l'inoltro della posta a un altro indirizzo. Uno dei principali svantaggi è che puoi abilitare l'inoltro solo per le email in arrivo e non per quelle che invii. Inoltre, puoi creare un backup solo per i messaggi che ricevi dopo aver impostato la funzione di inoltro. Non dovresti mai aggiungere l'indirizzo email di qualcun altro come indirizzo di inoltro poiché i dati potrebbero essere compromessi.
Aggiungere un ID e-mail per inoltrare i messaggi
Per abilitare l'inoltro della posta, apri Gmail e fai clic su "Impostazioni" nell'angolo in alto a destra.
Quando fai clic su "Impostazioni", si aprirà una casella "Impostazioni rapide" con le impostazioni di base per personalizzare la visualizzazione e altri parametri. Per aprire le impostazioni complete di Gmail, fai clic su "Visualizza tutte le impostazioni".
Ora vedrai varie schede in alto, vai su "Inoltro e POP/IMAP".
In "Inoltro e POP/IMOP", troverai molte opzioni per configurare le impostazioni di inoltro. Per abilitare l'inoltro, fai clic su "Aggiungi un indirizzo di inoltro", la prima opzione in alto, accanto alla sezione "Inoltro".
Ora hai una casella per inserire un indirizzo e-mail a cui desideri inoltrare tutti i messaggi e quindi fai clic su "Avanti" nella parte inferiore.
Si apre una nuova finestra in cui è necessario confermare l'ID e-mail facendo clic su "Procedi".
Quindi, fai clic su "OK" nella casella di conferma che si apre per confermare la modifica.
Confermare la richiesta di inoltro
Quando aggiungi un ID e-mail a cui inoltrare i messaggi, viene inviata una conferma all'indirizzo di inoltro. Per confermare, ci sono due opzioni, utilizzando il codice di conferma o facendo clic sul collegamento nella posta.
Dopo aver cliccato sul link di conferma, si apre una nuova pagina. Fai clic su "Conferma" per consentire la ricezione di e-mail dal tuo ID principale.
Modifica delle impostazioni di inoltro e-mail
Apri l'account Gmail di cui desideri eseguire il backup e vai su "Inoltro e POP/IMAP" come abbiamo fatto in precedenza. Ora, seleziona la casella di controllo dietro "Inoltra una copia..." e seleziona l'opzione "Mantieni la copia di Gmail nella posta in arrivo" come mostrato nell'immagine qui sotto. Ciò assicurerà che le tue e-mail vengano inoltrate e conservate così com'è nella posta in arrivo sul tuo account principale.
Dopo aver apportato le modifiche, scorrere verso il basso e fare clic su "Salva modifiche" per applicarle.
Backup delle email in Gmail con app di terze parti
Abbiamo già visto alcuni metodi esemplificativi per eseguire il backup delle e-mail in Gmail, ma non abbiamo ancora discusso delle app di terze parti che vengono in aiuto. Con le e-mail che diventano la modalità principale di comunicazione professionale e condivisione di file, la necessità di backup è ora più che mai.
Per sfruttare questo segmento, sono state lanciate molte app appositamente per creare e-mail e altri backup per gli utenti. Ci sono alcune applicazioni davvero fantastiche sul web con funzionalità affascinanti che non solo creano un backup ma richiedono anche molta meno attenzione e coinvolgimento da parte tua.
Nota importante: L'utilizzo di servizi di terze parti significa che stai consentendo a qualcun altro di avere accesso alle tue e-mail mentre ti aiutano a eseguire il backup dei tuoi dati. Sconsigliamo vivamente di utilizzare qualsiasi servizio di terze parti (non importa quanto sia sicuro) a meno che non sia assolutamente necessario e non si comprenda appieno la portata dei rischi che potrebbe comportare.
UpSafe
UpSafe aiuta gli utenti a eseguire il backup dei dati e delle e-mail di Google. È una delle app più popolari del segmento, tuttavia, non ha la funzione di impostare una frequenza, il che significa che devi ricordarti di eseguire il backup ogni volta.
SysTools Gmail Backup
Questa è un'altra fantastica app che offre molte più personalizzazioni quando si tratta di tipo di file di backup e ti consente di aggiungere più account Gmail anche per il backup.
Gmvault
È probabilmente una delle applicazioni più affidabili, non solo per la moltitudine di personalizzazioni e funzionalità, ma anche per le sue dimensioni ridotte e l'interfaccia semplice. Inoltre, puoi impostare una frequenza per i backup automatici e sederti e rilassarti.
Ora che abbiamo discusso la maggior parte dei metodi di backup della posta elettronica, ti sentiresti a conoscenza e orientato al concetto. Inoltre, come discusso in precedenza, la creazione di un backup dovrebbe essere l'unico approccio. Una password complessa contribuisce notevolmente a ridurre al minimo le possibilità di pirateria informatica.