Questa guida ti mostrerà come mettere in ordine alfabetico in Excel usando la funzione Ordina e filtra e le formule per organizzare e formattare i dati in ordine.
Microsoft Excel è un software efficace per organizzare dati importanti, come finanze, dati di vendita, informazioni sui clienti, ecc. L'alfabetizzazione dei dati nei fogli di lavoro è uno dei modi migliori per organizzare, accedere e fare riferimento a tali dati rapidamente. Mettere in ordine alfabetico un intervallo di celle significa ordinare un intervallo in ordine alfabetico in Excel. I dati possono essere ordinati in entrambi i modi, in ordine crescente o decrescente.
Ad esempio, supponiamo che tu disponga di un ampio set di dati di informazioni sull'ordine del cliente e desideri trovare la cronologia degli ordini di un particolare cliente. Spulciare l'intero elenco diventerà piuttosto un lavoro ingrato. Invece di perdere tempo a scorrere, puoi mettere in ordine alfabetico le colonne per trovare rapidamente i tuoi dati.
Esistono vari modi per mettere in ordine alfabetico i dati in Excel, a seconda del tipo di set di dati su cui stai lavorando. Excel ti consente di ordinare una singola colonna o una singola riga o un intervallo selezionato o un intero foglio di lavoro, nonché opzioni per raggruppare più colonne o righe mentre le ordini. Impariamo come alfabetizzare i dati nei fogli di calcolo Excel per righe o colonne.
Perché alfabetizzare i dati in Excel?
L'alfabetizzazione dei dati avrà numerosi vantaggi:
- Rende i dati più sensibili e ne facilita la lettura.
- Rende più facile per un utente cercare un valore particolare o il nome del cliente in un foglio dati Excel.
- Aiuta l'utente a identificare visivamente i record duplicati in modo da prevenire errori di immissione dei dati.
- Consente agli utenti di raggruppare facilmente le colonne o gli elenchi in modo che gli utenti possano guardarli fianco a fianco.
L'ordine alfabetico (ordina in ordine alfabetico) è un modo semplice e comune per ordinare rapidamente le informazioni. È particolarmente utile per set di dati molto grandi. In totale, ci sono 4 modi per alfabetizzare i dati in Excel: pulsante A-Z o Z-A, funzione di ordinamento, funzione di filtro e formule.
Alfabeto di una colonna in Excel
Il modo più veloce per ordinare alfabeticamente in Excel è utilizzare la funzione di ordinamento incorporata.
Innanzitutto, apri il foglio di calcolo che contiene il set di dati. Seleziona le celle o la colonna che desideri ordinare e assicurati di non selezionare celle vuote. Quindi, vai alla scheda "Dati" e fai clic su "A-Z" per ordinare in ordine crescente o "Z-A" per ordinare in ordine decrescente nel gruppo Ordina e filtra.
Se sono presenti celle vuote in mezzo, Excel presuppone che tutti i dati siano stati ordinati e si fermi sopra la cella nera. Se desideri ordinare l'intera colonna, seleziona una cella qualsiasi nella colonna e usa l'opzione sopra.
È possibile accedere alle stesse opzioni anche dallo strumento "Ordina e filtra" nella sezione Modifica della scheda "Home".
Dopo aver fatto clic sul pulsante, Excel alfabetizza immediatamente l'elenco.
Come ordinare e tenere insieme le righe in Excel
Puoi facilmente ordinare una colonna se hai solo una colonna nel tuo foglio di lavoro, ma diventa un po' complicato quando il tuo foglio di lavoro contiene più colonne accanto alla colonna che vuoi ordinare. Inoltre, a volte, lavoriamo su fogli di calcolo in cui è necessario mantenere intatte le righe corrispondenti dopo aver ordinato la colonna.
Ad esempio, se abbiamo un foglio di calcolo dell'elenco dei voti degli studenti. Quando ordiniamo la colonna dei nomi degli studenti in ordine alfabetico, vogliamo che anche i voti inseriti nelle righe accanto a loro si spostino di conseguenza.
In questi casi, puoi utilizzare il pulsante "A-Z" o "Z-A" per ordinare una delle colonne in ordine alfabetico e organizzerà automaticamente i dati in altre colonne, mantenendo le righe insieme. Vediamo come funziona con un altro esempio.
Innanzitutto, seleziona la prima colonna in base alla quale desideri ordinare le altre colonne. Quindi seleziona "A-Z" o "Z-A" nella scheda Dati o nella scheda Home per ordinare i dati in una colonna ed Excel riorganizzerà automaticamente le altre colonne di conseguenza.
Dopo aver fatto clic sul pulsante di ordinamento, verrà visualizzata una finestra di dialogo Avviso di ordinamento. Seleziona il pulsante di opzione "Espandi la selezione" e fai clic sul pulsante "Ordina".
Ciò manterrà le righe insieme durante l'ordinamento delle colonne, senza che i dati non corrispondano (come mostrato di seguito).
Se selezioni l'opzione "Continua con la selezione corrente", Excel ordinerà solo la colonna selezionata.
Come ordinare in ordine alfabetico per più colonne
Se vuoi ordinare alfabeticamente un set di dati per più di una colonna, puoi farlo con la funzione Ordina di Excel.
Ad esempio, vogliamo disporre la seguente tabella in ordine alfabetico prima per Paese e poi per Nome:
Innanzitutto, seleziona l'intera tabella che desideri ordinare in ordine alfabetico, quindi vai alla scheda "Dati" e nel gruppo Ordina e filtra, fai clic su "Ordina".
Oppure fai clic sull'icona "Ordina e filtra" nella sezione Modifica della scheda "Home" e seleziona "Ordinamento personalizzato" per accedere alla stessa funzione.
La finestra di dialogo Ordina verrà visualizzata e mostrerà la prima colonna (parametro) in cui verrà ordinata la tabella. Nella casella a discesa "Ordina per", seleziona prima la colonna principale in base alla quale desideri alfabetizzare i dati, "Paese" nel nostro caso, e nel menu a discesa "Ordine" scegli "A to Z" o "Z a A" .
Quindi, fare clic sul pulsante "Aggiungi livello" per aggiungere il secondo livello di ordinamento. Seleziona la seconda colonna (nel nostro caso Nome) in base alla quale desideri alfabetizzare i dati nella casella "Ordina per" e seleziona "A to Z" o "Z ad A". Se la tua tabella ha intestazioni in alto, seleziona la casella di controllo "I miei dati hanno intestazioni" in modo che possa saltare le intestazioni durante l'ordinamento. Aggiungi più livelli di ordinamento se necessario e fai clic su "OK".
La tabella è organizzata in ordine alfabetico: prima per Paese e poi per Nome come mostrato di seguito.
Come ordinare le righe in ordine alfabetico in Excel
A volte potresti voler mettere in ordine alfabetico le righe in Excel, piuttosto che le colonne. Questo può essere fatto utilizzando la funzione Ordina di Excel. Ad esempio, supponiamo che tu abbia un foglio di calcolo in cui la prima riga della colonna da B a T contiene i nomi delle città in cui il numero di negozi disponibili con diversi tipi di vendita al dettaglio e la colonna A contiene il tipo di rivenditore. Le celle vengono utilizzate per tenere traccia di quanti negozi in ogni città in diverse categorie di rivenditori.
Innanzitutto, seleziona tutte le righe che desideri alfabetizzare; Se non vuoi spostare le etichette delle righe, lasciale fuori dalla tua selezione. Ora vai alla scheda "Dati" e fai clic su "Ordina" nel gruppo Ordina e filtra.
Nella finestra di dialogo Ordina, fare clic sul pulsante "Opzioni".
Apparirà un'altra piccola finestra di dialogo, che ti darà la possibilità di selezionare "Ordina da sinistra a destra" o "Ordina dall'alto in basso". Selezionare l'opzione "Ordina da sinistra a destra" per ordinare in ordine alfabetico per riga e fare clic su "OK" per tornare alla finestra di dialogo Ordina.
Ora, seleziona la riga che desideri alfabetizzare nell'elenco a discesa "Ordina per" (Riga 1 in questo esempio). Nell'altro campo, mantieni i valori delle celle nella casella "Ordina per" e seleziona "dalla A alla Z" (ordine crescente) nella casella Ordine. Quindi, fare clic su "OK" per chiudere la finestra di dialogo.
Ora, la prima riga della nostra tabella viene ordinata in ordine alfabetico (crescente) e le righe rimanenti vengono riorganizzate di conseguenza come mostrato di seguito.
Come ordinare in ordine alfabetico una colonna utilizzando un filtro
Un altro modo rapido per ordinare in ordine alfabetico in Excel è utilizzare la funzione Filtro. Una volta applicati i filtri alle colonne, è possibile accedere alle opzioni di ordinamento per tutte le colonne con un solo clic del mouse.
Per aggiungere un filtro alle colonne, seleziona una o più colonne e fai clic sull'opzione "Filtro" nel gruppo Ordina e filtra nella scheda "Dati". Se desideri applicare il filtro all'intera tabella, seleziona una cella qualsiasi nella tabella e fai clic sull'opzione "Filtro".
Puoi anche accedere all'opzione Filtro facendo clic sullo strumento "Ordina e filtra" nel gruppo Modifica della scheda "Home" e selezionando "Filtro".
Una piccola freccia a discesa apparirà in ciascuna delle intestazioni di colonna. Fare clic sulla freccia di qualsiasi colonna che si desidera ordinare alfabeticamente e selezionare "Ordina dalla A alla Z" o "Ordina dalla Z alla A".
Questo organizzerà la colonna che desideri nell'ordine alfabetico prescelto e, se scegli "Ordina dalla A alla Z", apparirà una piccola freccia verso l'alto sul pulsante del filtro che indica l'ordine di ordinamento (crescente):
Ordinamento avanzato in un ordine personalizzato
L'ordinamento alfabetico non è l'ideale per tutti i dati alfabetici. A volte, i dati potrebbero essere alfabetizzati, ma non è il modo più efficace per ordinarli.
Immaginiamo una situazione in cui potresti avere un elenco contenente i nomi dei mesi o dei giorni della settimana, l'ordinamento alfabetico non è utile in quella situazione. Ha più senso ordinare l'elenco in ordine cronologico. Se ordini dalla A alla Z, organizzerà i mesi in ordine alfabetico, aprile verrà prima, quindi agosto, febbraio, giugno e così via. Ma questo non è quello che vuoi. Fortunatamente, è molto facile organizzare in ordine cronologico in Excel utilizzando l'opzione di ordinamento personalizzato avanzato.
Inizia selezionando la tabella che desideri ordinare. Quindi seleziona "Ordinamento personalizzato" in "Ordina e filtra" nella sezione Modifica della scheda Home.
Nella finestra di dialogo Ordina, scegli la colonna che contiene i mesi dell'anno nella sezione delle colonne, ordina per "Valori", come al solito, e nella sezione Ordine, scegli "Elenco personalizzato".
Nella finestra di dialogo Elenchi personalizzati, puoi creare un tuo elenco. Esistono alcuni elenchi personalizzati predefiniti che includono i giorni delle settimane, i mesi abbreviati, i mesi dell'anno e così via. Scegli l'opzione di ordinamento appropriata secondo le tue necessità (nel nostro caso gennaio, febbraio, ..) e fai clic su "OK". Quindi fare nuovamente clic su "OK" per ordinare l'elenco in ordine cronologico.
Noterai che hai ordinato con successo l'elenco secondo l'ordine del mese.
Come ordinare in ordine alfabetico in Excel utilizzando le formule di Excel
Se sei un fan delle formule, puoi utilizzare le formule di Excel per mettere in ordine alfabetico un elenco. Le due formule che possono essere utilizzate per l'alfabetizzazione dei dati sono COUNTIF e VLOOKUP.
Ad esempio, abbiamo un elenco di nomi che vogliamo alfabetizzare usando la formula.
Per ordinare questo, aggiungeremo una colonna temporanea denominata "Ordine di ordinamento" alla tabella esistente.
Nella cella (A2) accanto ai dati, utilizzare la seguente formula CONTA.SE:
=CONTA.SE($B$2:$B$20;"<="&B2) La formula precedente confronta un valore di testo nella cella B2 con tutti gli altri valori di testo (B3: B20) e restituisce il relativo rango. Ad esempio, nella cella B2, restituisce 11, poiché sono presenti 11 valori di testo inferiori o uguali al testo "Nancy" in ordine alfabetico. Il risultato è l'ordinamento del nome del dipendente nella cella B2.
Quindi usa la maniglia di riempimento e trascina questa formula per riempirla nell'intero intervallo. Questo fornisce l'ordinamento di ciascuno dei nomi nell'elenco.
Ora, dobbiamo organizzare i dati mostrati nello screenshot sopra in base al numero dell'ordine di ordinamento e per farlo utilizzeremo una funzione CERCA.VERT.
La sintassi:
=CERCA.VERT(,A:B,2,0)Qui "ordina numero" rappresenta i numeri in ordine crescente da 1 a 20. Per l'ordine decrescente i numeri devono essere da 20 a 1.
Qui abbiamo la colonna D per i nomi ordinati. Per la cella D2, inserisci la seguente formula CERCA.VERT:
=CERCA.VERT(1,A:B,2,0)Allo stesso modo, per la seconda e la terza cella, devi usare la formula come:
=CERCA.VERT(2,A:B,2,0) e =CERCA.VERT(3,A:B,2,0) e così via…
Dopo aver inserito questa formula CERCA.VERT in ogni cella accanto ai dati, l'elenco viene ordinato in ordine alfabetico.
Invece di inserire manualmente la formula sopra menzionata (1-20) in ogni cella, puoi anche utilizzare la funzione di riga per semplificare il tuo lavoro. La funzione Row() restituisce il numero di riga della cella corrente. Quindi, con l'aiuto della funzione riga, la formula sarà:
=CERCA.VERT(RIGA()-1,A:B,2,0)Questa formula ti darà lo stesso risultato della formula sopra.
Quindi usa la maniglia di riempimento per trascinare questa formula per riempirla nell'intero intervallo.
Come mettere in ordine alfabetico le voci in base al cognome
Occasionalmente, spesso dobbiamo ordinare alfabeticamente i fogli dati con i cognomi. In questi casi, anche se i nomi iniziano con i nomi, è necessario alfabetizzarli in base al cognome. Puoi farlo con le formule di testo di Excel.
Per fare ciò, prima dovrai estrarre il nome e il cognome dai nomi completi in due colonne diverse. Quindi invertire i nomi, ordinarli e quindi riportarli alla loro forma originale.
Con un nome completo in A2, inserisci le seguenti formule in due celle diverse (B2 e C2), quindi copia le formule lungo le colonne (usando la maniglia di riempimento) fino all'ultima cella con i dati:
Per estrarre il nome, inserisci questa formula nella cella C2:
=SINISTRA(A2,RICERCA(” “,A2)-1)
Per estrarre il cognome, inserisci questa formula nella cella D2:
=DESTRA(A2,LEN(A2)-RICERCA(" ",A2,1))
E poi, nella cella E2, concatena il nome e il cognome nell'ordine inverso separati da una virgola:
=RE2&", "&DO2
Abbiamo separato nomi e cognomi e li abbiamo invertiti. Ora dobbiamo alfabetizzarli e invertirli. Come puoi vedere sopra, quando estraiamo i nomi usando la formula, le colonne C, D ed E contengono effettivamente formule ma sono formattate per assomigliare a valori. Quindi dobbiamo convertire la formula in valori.
Per farlo, seleziona prima tutte le celle della formula (E1: E31) e premi Ctrl + C per copiarli. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulle celle selezionate, fare clic sull'icona "Valori" in "Opzioni incolla" e premere il tasto "Invio".
Quindi, seleziona una cella nella colonna risultante e fai clic sull'opzione "A to Z" o "Z a A" nella scheda "Dati" o "Home" secondo le tue esigenze.
Una volta che si fa clic sul pulsante, viene visualizzata una finestra di dialogo di avviso di ordinamento. Scegli l'opzione "Espandi selezione" e fai clic sul pulsante "Ordina".
Come puoi vedere, l'intera colonna è alfabetizzata dal cognome.
Ora, se desideri ripristinarlo al "formato Nome Cognome" originale, devi solo inserire le stesse formule ma con riferimenti di cella diversi.
Devi separare nuovamente il nome (E2) in due parti utilizzando le formule seguenti:
In G2, estrai il nome:
=DESTRA(E2,LEN(E2)-RICERCA(" ",E2))
In G2, estrai il cognome:
=SINISTRA(MI2,RICERCA(" ",E2)-2)
E unisci le due parti insieme per ottenere il nome completo originale:
=Sol2&" "&H2
Ogni volta che inserisci la formula nella prima cella, assicurati di copiare la formula lungo la colonna (usando la maniglia di riempimento) fino all'ultima cella con i dati.
Ora tutto ciò che devi fare è convertire le formule in conversione di valori ancora una volta come abbiamo fatto sopra, e il gioco è fatto. questo fatto e.