Così tutti possono pianificare il proprio calendario in anticipo
Le riunioni Zoom sono state un vero toccasana quando si lavora da casa. Sebbene avviare riunioni Zoom sul posto sia piuttosto utile, il servizio ti offre anche la possibilità di pianificare le riunioni in anticipo in modo da poter organizzare il tuo calendario di lavoro in modo efficiente.
Le riunioni Zoom pianificate sono anche un'opzione ideale per riunioni ricorrenti o lezioni online che si svolgono in un determinato programma. La pianificazione delle riunioni offre anche ai partecipanti un avviso per la riunione.
Come pianificare una riunione Zoom
Apri il client desktop Zoom sul tuo PC. Quindi, fai clic sull'opzione "Programma" nella schermata principale dell'app Zoom.
Si aprirà la finestra del pianificatore in cui dovrai selezionare tutte le impostazioni della riunione.
Assegna un nome alla riunione nella sezione "Argomento".
Quindi, impostare la data e l'ora per la riunione. Il "Fuso orario" è selezionato per impostazione predefinita utilizzando il fuso orario del computer. Fare clic sul menu a discesa per selezionare una zona diversa. Se la riunione è ricorrente, seleziona la casella di controllo "Ricorrente".
Quando selezioni la "Casella di controllo Ricorrente", le caselle di data e ora scompariranno e al suo posto apparirà un messaggio che ti chiederà di controllare la ricorrenza o ripetere il tempo usando il tuo calendario.
Quindi, seleziona un ID riunione. Puoi selezionare l'opzione "Genera automaticamente" o utilizzare il tuo "ID riunione personale" per riunioni non ricorrenti.
Nota: Per le riunioni ricorrenti, non puoi utilizzare il tuo "ID riunione personale" poiché è riservato in modo da poter avviare o pianificare una riunione in qualsiasi momento.
L'organizzatore può anche impostare altre cose come la password della riunione, le impostazioni audio e video e il calendario con cui pianificare la riunione. Gli utenti possono scegliere "Outlook", "Google Calendar" o "Altri calendari" come opzioni.
Fare clic su "Opzioni avanzate" per espandere più opzioni in cui è possibile scegliere di abilitare una sala d'attesa o partecipare prima dell'host, disattivare l'audio dei partecipanti all'ingresso o registrare automaticamente la riunione sul computer locale. Seleziona la casella di controllo per l'impostazione che desideri applicare.
Quindi, fai clic su "Programma" per pianificare la riunione.
Dopo aver fatto clic sul pulsante "Programma", si apre il calendario scelto dall'utente in cui viene aggiunto l'evento. Se è stato scelto "Altri calendari", puoi copiare le informazioni sulla riunione nel tuo calendario.
Come invitare altri a una riunione programmata
Quando pianifichi una riunione con Zoom, puoi inviare inviti per la riunione ad altre persone in modo che possano essere preparate in anticipo e adattarle al loro programma.
Nel client desktop Zoom, fai clic sulla scheda "Riunioni" nella parte superiore dello schermo.
Gli incontri programmati saranno elencati lì. Seleziona la riunione a cui vuoi invitare altri.
Le informazioni sulla riunione appariranno sul lato destro dello schermo. Fare clic su "Copia invito" e le informazioni sulla riunione verranno copiate. Incolla queste informazioni in un messaggio di posta o in qualsiasi altro mezzo da cui desideri inviare l'invito.
Con Zoom non puoi solo avere riunioni con un gran numero di persone, puoi anche programmare le riunioni per organizzare al meglio il tuo calendario e rimanere sempre aggiornato su tutti gli eventi. Zoom ha anche la possibilità di inviare inviti per una riunione programmata ad altre persone in modo che anche loro possano avere un avviso sulla riunione e organizzare meglio le loro giornate lavorative.