Pianifica riunioni importanti in modo che tutti i membri possano partecipare
Piattaforme di collaborazione come Microsoft Teams hanno completamente cambiato il gioco del lavoro a distanza, e giustamente. Molte organizzazioni stanno passando dalle e-mail ad app come Microsoft Teams per la comunicazione tra colleghi a causa delle meravigliose funzionalità offerte da queste piattaforme.
Una di queste funzionalità che Microsoft Teams offre agli utenti di tutto il mondo è la possibilità di tenere riunioni pianificate sulla piattaforma. Oltre alle riunioni ad hoc, gli utenti possono anche pianificare riunioni. In precedenza, solo gli abbonati a Microsoft 365 Business potevano tenere riunioni pianificate private o di canale. Ma ora Microsoft ha anche aggiunto l'opzione per gli utenti di Microsoft Teams Free. E la pianificazione di riunioni in Teams con membri dell'organizzazione e esterni (generalmente noti come ospiti nel mondo delle riunioni di Microsoft Teams) è semplicissima.
Come pianificare una riunione se sei un utente gratuito di Microsoft Teams
Apri l'app desktop Microsoft Teams o vai su teams.microsoft.com. Seleziona l'opzione "Riunioni" dalla barra di navigazione a sinistra.
Nota: Se non è presente l'opzione "Riunioni", prova ad aggiornare l'app desktop Microsoft Teams poiché la nuova opzione è appena iniziata. Se l'aggiornamento all'ultima versione non mostra ancora l'opzione, l'unica cosa rimasta è aspettare che la funzione ti venga distribuita.
Si aprirà la scheda Riunioni. Vedrai due opzioni: "Incontra ora" e "Pianifica una riunione". Fare clic su "Pianifica una riunione" per aprire la finestra del pianificatore.
Assegna un titolo alla riunione e specifica una data e un'ora per la durata della riunione. Quindi fare clic sul pulsante "Programma".
Le squadre pianificheranno l'incontro. Alcune opzioni per condividere l'invito appariranno sullo schermo. Puoi condividere le informazioni sulla riunione copiandole e inviando il collegamento tramite e-mail o qualsiasi app di messaggistica, oppure puoi inviare l'invito utilizzando Google Calendar o Outlook Calendar creando un evento. Scegli l'opzione desiderata.
Nota importante: Non saltare questo passaggio senza aver almeno copiato le informazioni sulla riunione. Una volta chiusa questa finestra, non potrai più accedere alle informazioni. Dovresti anche tenere a portata di mano il collegamento alla riunione se hai scelto di non creare un evento del calendario poiché attualmente, Microsoft Teams non ha un calendario integrato per consentire agli utenti gratuiti di tenere traccia delle riunioni pianificate. Cioè, non sarai in grado di partecipare alla riunione o invitare altri alla riunione che hai appena programmato se salti questo passaggio.
Attualmente, gli utenti gratuiti possono tenere riunioni pianificate solo in privato e non nei canali. Quindi solo le persone con il collegamento di invito alla riunione possono partecipare alla riunione.
Come pianificare una riunione se sei un utente aziendale di Microsoft 365
Gli abbonati a Microsoft 365 Business possono pianificare una riunione dall'app Microsoft Teams oppure possono anche usare Outlook per pianificare una riunione in Teams.
Pianifica una riunione da Microsoft Teams
Apri l'app desktop Microsoft Teams o vai su teams.microsoft.com e accedi con il tuo account Microsoft. Quindi, seleziona l'opzione "Calendario" dalla barra di navigazione a sinistra.
Nel calendario, fai clic sul pulsante "Nuova riunione" per pianificare una riunione.
Si aprirà la schermata per la creazione di un nuovo meeting. Aggiungi un titolo alla riunione e quindi digita i nomi dei partecipanti nella casella "Aggiungi partecipanti richiesti" per invitare le persone.
Se desideri che qualcuno al di fuori della tua organizzazione partecipi alla riunione, digita il suo indirizzo e-mail nella casella per inviare loro un collegamento di invito alla riunione.
Dopo aver aggiunto tutti i partecipanti, impostare l'ora della riunione. Puoi anche utilizzare l'"Assistente di pianificazione" per trovare il tempo libero dal calendario di tutti per impostare un orario per la riunione che funzioni per tutti.
Microsoft Teams consente inoltre di ripetere la riunione a una determinata pianificazione. Scegli l'opzione appropriata dal menu a discesa. Se non vuoi ripetere la riunione, lascia l'impostazione su "Non si ripete".
La prossima è l'impostazione per "Aggiungi canale" che determina le impostazioni sulla privacy della riunione. Tienilo vuoto per mantenere privata la tua riunione. Per aprire la riunione ai membri del team, seleziona un canale. Puoi anche scegliere più canali per la riunione.
La riunione verrà pubblicata nel canale scelto nella scheda "Post", in cui i membri del team possono impostare ordini del giorno, condividere file o aggiungere i propri commenti.
Fare clic sul pulsante "Invia" o "Salva" (a seconda dell'eventuale presenza di partecipanti nell'elenco) per pianificare la riunione.
Pianifica una riunione di Teams da Outlook
Gli utenti possono anche pianificare una riunione di Teams da Microsoft Outlook. Apri l'applicazione Outlook e passa alla visualizzazione del calendario. Fare clic sull'icona "Calendario" nella parte inferiore del riquadro di navigazione a sinistra per passare.
Per impostazione predefinita, Microsoft Teams ha il componente aggiuntivo di Outlook. Fare clic su "Nuova riunione dei team" nella vista del calendario di Outlook.
Si aprirà la schermata per la pianificazione di una riunione. Imposta il nome della riunione, aggiungi i partecipanti a cui inviare gli inviti alla riunione, imposta l'ora della riunione e fai clic sul pulsante "Invia" per inviare l'invito alla riunione.
Nota: Attualmente, gli utenti possono pianificare riunioni da Outlook, ma non possono averle in nessun canale.
Tenere riunioni su Microsoft Teams è molto conveniente. Gli utenti possono pianificare riunioni da Microsoft Teams o utilizzando l'applicazione Outlook. Gli utenti di Teams con un abbonamento a Microsoft 365 Business possono anche usare un assistente di pianificazione che consente agli utenti di trovare un orario per la riunione adatto a tutti.
Lo scheduler per gli utenti di Microsoft Teams Free è abbastanza semplice in questo momento, ma visto che è una funzionalità di recente implementazione, forse riceverà importanti aggiornamenti nei prossimi mesi. Puoi anche inviare un link di invito a persone che non fanno parte della tua organizzazione in modo che possano partecipare alla riunione come "Ospiti".