Gestire le tue attività è diventato molto più semplice.
Microsoft ha annunciato l'app Tasks per Microsoft Teams l'anno scorso ed è sicuro dire che è una delle app il cui arrivo attendeva con impazienza le persone. Tenere traccia delle diverse attività di cui dobbiamo occuparci durante il giorno o entro la fine della settimana o del mese può essere davvero scoraggiante. Naturalmente, ci sono diverse app per questo in Microsoft.
Ma è proprio questo il problema. O almeno lo era. Le app erano separate. E dovresti passare da un'app all'altra per tenere traccia di tutto. È stato davvero difficile preservare la tua sanità mentale mentre lo facevi. Ma con Tasks, Microsoft lo sta cambiando.
L'app Attività riunisce tutte le funzionalità delle app separate per il monitoraggio dei progressi e la gestione delle attività di Microsoft in un'unica posizione. La nuova app Attività combina le tue attività personali da Attività e attività condivise dall'app Planner direttamente in Microsoft Teams. In questo modo puoi tenere traccia di tutte le tue attività da un unico posto.
Aggiunta di attività in Microsoft Teams
L'app Attività ha iniziato a essere distribuita all'inizio di quest'anno in fasi ed è ora generalmente disponibile per tutti coloro che dispongono di un abbonamento a Microsoft 365. Gli utenti di Microsoft Teams Free non hanno accesso all'app.
Puoi aggiungere l'app Attività come app a livello di sistema in Microsoft Teams o come scheda in un canale. Quando aggiungi Attività come scheda nel canale, non includerà le tue attività personali da Attività.
Prima di aggiungere l'app Attività in Microsoft Teams, c'è una cosa da ricordare. Non troverai l'app sotto il nome "Attività". Attualmente, lo troverai sotto il nome "Planner".
A poco a poco, il nome cambierà in "Attività di Planner e To-Do" prima di diventare finalmente "Attività". La modifica al primo è già iniziata e alcuni utenti potrebbero trovare l'app con quel nome invece di "Planner". Ma non importa il nome, la funzionalità è la stessa.
Per utilizzare l'app Tasks, fai clic sull'opzione "Altre app aggiunte" (tre punti) nella barra di navigazione a sinistra.
Quindi, fai clic sulla barra di ricerca "Trova un'app" e cerca "Planner". Fai clic sull'app per aggiungerla al tuo elenco di Microsoft Teams.
Si aprirà la finestra di descrizione dell'app. Fare clic sul pulsante "Aggiungi" per installare l'app.
Il Planner (o, in alcuni casi, Attività per Planner e To Do) apparirà sulla barra di navigazione. Puoi anche aggiungere l'app alla barra di navigazione per un accesso futuro. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'app e seleziona "Pin" dal menu delle opzioni.
Utilizzo delle attività in Microsoft Teams
L'app Attività su Microsoft Teams mostra le tue attività in due sezioni: "Le mie attività" e "Piani condivisi".
La sezione "Le mie attività" include i tuoi elenchi dall'app Microsoft To-Do, nonché tutte le attività che hai aggiunto in To Do e Outlook. Include anche una sezione per "Assegnato a me" che mostra tutte le attività da Planner assegnate specificamente a te in modo da avere sempre a portata di mano l'elenco delle attività.
La sezione Piani condivisi include le attività o i piani dell'app Planner che sono stati aggiunti a Teams.
La sezione "Le mie attività" include anche le categorie Importanti e Pianificate. La categoria Importante mostra tutte le attività che hai aggiunto a Speciali, da Attività e attività assegnate a te in Planner.
La categoria Pianificato mostra tutte le tue attività che hanno una Data di scadenza, da Attività e Pianificatore che ti sono state assegnate, ordinate per data in modo da poter tenere traccia del tuo orario. Mostra anche le attività dei piani che non fanno parte dei tuoi team ma sono presenti nell'app Planner nativa.
Creazione di nuove attività
L'app Attività semplicemente non mostra tutte le tue attività da queste altre app; puoi anche creare nuove attività.
Fare clic sull'opzione "Nuovo elenco o piano" nella parte inferiore dello schermo per creare nuovi elenchi o piani.
Apparirà la finestra per creare una nuova attività. Dai la tua lista o pianifica un titolo. Quindi, vai al menu a discesa sotto "Crea in" e seleziona quale tipo di attività sarà. Seleziona "Le mie attività" se desideri creare un elenco privato o il nome della squadra e il canale se desideri creare un piano condiviso.
Quindi, fai clic sul pulsante "Crea".
Per creare una nuova attività in un elenco o piano esistente, vai prima a quell'elenco/piano. Supponiamo che tu voglia creare una nuova attività personale per le cose da fare, vai su "Attività" in "Le mie attività".
Quindi, fai clic sull'opzione "Aggiungi un'attività".
Inserisci il titolo dell'attività e uno stato di priorità o una data di scadenza, se presente. E fai clic sul pulsante "OK" (icona del segno di spunta) per salvare l'attività.
Per modificare ulteriori informazioni sull'attività, come aggiungere una descrizione o attività secondarie, fare clic sull'attività.
Si aprirà la finestra di modifica. Vai a "Elenco di controllo" e aggiungi attività secondarie per l'attività in cui dice "Aggiungi un elemento".
Allo stesso modo, per una nuova attività del piano condiviso, vai al nome del piano e fai clic sull'opzione "Aggiungi un'attività". L'unica differenza per una nuova attività in un piano sarebbero le categorie di colonne. È possibile inserire i dettagli per le categorie "Assegnato a" e "Secchio" durante la creazione di una nuova attività per Planner.
Visualizzazione delle tue attività
Le attività da fare possono essere visualizzate solo come un elenco, ma le attività di Planner supportano 4 tipi di visualizzazione. Puoi visualizzare le tue attività sotto forma di elenco, lavagna, grafico o pianificazione.
Per impostazione predefinita, sarà visibile la visualizzazione "Elenco".
La visualizzazione Bacheca mostra tutte le attività sotto forma di schede su una bacheca, che è la visualizzazione predefinita nell'app Planner nativa in Microsoft 365.
La vista Grafico mostra tutte le statistiche relative al Piano sotto forma di grafici che rendono più visuale e, quindi, più facile tenere traccia di tutte le informazioni.
E la vista Programma mostrerà tutte le tue attività su un calendario, rendendo facile tenere traccia delle tue scadenze.
Per modificare la visualizzazione, fai clic sull'opzione corrispondente nell'angolo destro della barra degli strumenti sopra le attività.
Utilizzo delle attività come una scheda
Puoi anche aggiungere attività come scheda in un canale Teams. Quando viene aggiunta a un canale, l'app non includerà le tue attività personali da To-Do. Con l'app Tasks nel canale, il tuo team può creare piani in modo collaborativo e tenere tutte le attività a portata di mano organizzate.
Vai al canale a cui desideri aggiungere il Planner e fai clic sull'icona "+" in alto per aggiungere una nuova scheda.
Cerca "Planner" dalle app e fai clic su di esso. Puoi creare un nuovo piano o aggiungerne uno esistente. Seleziona il pulsante di opzione corrispondente all'opzione desiderata, quindi inserisci il nome di un piano (per creare un nuovo piano) o seleziona un piano esistente dal menu a discesa. Quindi, fai clic sull'opzione "Salva".
La nuova app Attività in Microsoft Teams renderà la gestione delle attività, di squadra e personali, un gioco da ragazzi. E i prossimi mesi vedranno solo un miglioramento dell'app, con ulteriori aggiunte come attività ricorrenti, elenco La mia giornata, ecc. in arrivo.