Puoi creare un elenco a discesa in Fogli Google utilizzando l'elenco di elementi in un intervallo di celle o inserendo manualmente gli elementi.
Un elenco a discesa (noto anche come menu a discesa o menu a discesa) è un menu, simile a una casella di riepilogo, che consente agli utenti di scegliere un'opzione da un elenco di opzioni predefinite. L'elenco a discesa garantisce che gli utenti inseriscano nelle celle solo i valori disponibili in un determinato elenco.
Quando collabori su Fogli Google, a volte potresti volere che altri utenti inseriscano valori ripetuti in una colonna. Per evitare imprecisioni, errori di battitura e per rendere più semplice l'inserimento dei dati, potresti voler aggiungere un elenco a discesa per assicurarti che gli utenti inseriscano solo i valori forniti.
Ad esempio, stai creando un elenco di attività che vuoi che il tuo team svolga. E vuoi che il tuo team aggiorni lo stato di ogni attività come Completata, In attesa, Priorità, Salta e Attività in corso. Per fare ciò, puoi creare un menu a discesa con un elenco di stati delle attività da cui l'utente può selezionare invece di inserire i dati manualmente.
In questo tutorial, tratteremo tutto ciò che riguarda la creazione e la gestione di un elenco a discesa in Fogli Google.
Creazione di un elenco a discesa in Fogli Google
Il menu a discesa è una funzione di convalida dei dati che consente agli utenti di controllare cosa può essere inserito nel foglio di lavoro. Puoi creare rapidamente un menu a discesa utilizzando la finestra di dialogo di convalida dei dati in Fogli Google.
Esistono due modi per aggiungere un menu a discesa in Fogli Google. Puoi creare un elenco a discesa con i valori in un intervallo di celle o specificare manualmente gli elementi per l'elenco.
Crea un menu a discesa utilizzando un intervallo di celle in Fogli Google
Puoi creare un elenco a discesa in Fogli Google utilizzando un elenco di elementi contenuti in un intervallo di celle.
Innanzitutto, apri il foglio di calcolo di Google e inserisci l'elenco di elementi in un intervallo di celle che desideri includere nell'elenco a discesa. Qui, in questo foglio di calcolo di esempio, abbiamo un elenco di nomi di città come filiali.
Quindi, seleziona la cella o l'intervallo di celle in cui desideri creare l'elenco a discesa. Può trovarsi nello stesso foglio di lavoro o in un foglio di lavoro separato.
Quindi, fai clic sul menu "Dati" nella parte superiore del foglio di calcolo e seleziona l'opzione "Convalida dati" nel menu a discesa.
Oppure fai clic con il pulsante destro del mouse dopo aver selezionato le celle e seleziona "Convalida dati" nella parte inferiore del menu di scelta rapida.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo di convalida dei dati. Qui puoi definire e personalizzare il tuo elenco a discesa con diverse impostazioni.
Intervallo di celle
Il primo campo, "Intervallo di celle", specifica la posizione in cui verrà creato l'elenco a discesa. Poiché abbiamo già selezionato un intervallo per questo, viene riempito automaticamente.
Puoi anche cambiarlo facendo clic su un'icona della tabella nel campo Intervallo di celle e selezionando l'intervallo di celle in cui desideri inserire l'elenco a discesa.
Criteri
Successivamente, la sezione Criteri ha un elenco di opzioni in un menu a discesa e sono necessarie solo le prime due opzioni. Non è possibile creare un menu a discesa con le altre opzioni.
Fare clic sul menu a discesa e selezionare l'opzione "Elenco da un intervallo" per aggiungere un intervallo come criterio.
Nel campo accanto, inserisci il riferimento/l'intervallo di cella che contiene tutti i valori che desideri includere nell'elenco a discesa. Invece di inserire manualmente l'intervallo, fai semplicemente clic sull'icona "Seleziona intervallo di dati" (icona della tabella).
Apparirà un altro pop-up chiamato Seleziona un intervallo di dati. Ora, seleziona semplicemente la cella/intervallo che contiene l'elenco di elementi e la posizione viene aggiunta automaticamente alla finestra di dialogo "Seleziona un intervallo di dati". Quindi, fai clic su "OK". Quando selezioni un intervallo da un foglio diverso, anche il nome del foglio viene incluso nella posizione dell'elenco.
Nell'esempio sopra, l'elenco degli elementi in A2: A13 del foglio 3 e il menu a discesa vengono creati in C2: C17 del foglio 4.
Mostra elenco a discesa nella cella
Assicurati che la casella di controllo "Mostra elenco a discesa nella cella" sia abilitata. Se questa opzione non è stata selezionata, puoi comunque inserire gli elementi dall'elenco facendo doppio clic sulla cella ma non vedrai l'icona a discesa nella cella.
Su dati non validi
Puoi anche scegliere cosa succede quando qualcuno inserisce qualcosa (dati non validi) che non è nell'elenco. Puoi scegliere il pulsante di opzione "Mostra avviso" o "Rifiuta input" per l'impostazione "Su dati non validi". L'opzione "Mostra avviso" accetta l'input dell'utente ma con un avviso, mentre l'opzione "Rifiuta input" rifiuta completamente la voce.
Aspetto esteriore
Con l'opzione Aspetto, puoi dare all'utente un suggerimento su come utilizzare l'elenco a discesa o che tipo di valori sono accettati nelle celle.
Per attivare questa opzione, seleziona la casella di controllo "Mostra testo della guida di convalida" e verrà visualizzata una casella di testo proprio sotto di essa. Digita le istruzioni che desideri visualizzare nella casella di testo.
Una volta terminata la configurazione, fare clic sul pulsante "Salva" per applicare le modifiche.
Come funziona il menu a discesa in Fogli Google
Ora, gli elenchi a discesa vengono creati nella cella C2: C17 e quando fai clic su un'icona a discesa, verrà visualizzato l'elenco degli elementi.
Ora, se un utente immette un valore che non è nell'elenco, quella cella viene contrassegnata come dati non validi. Puoi notare l'indicatore nell'angolo in alto a sinistra della cella C6. Questo perché abbiamo scelto l'opzione "Mostra avviso" nell'impostazione "Su dati non validi" nella finestra di dialogo Convalida dati.
E quando passi con il mouse sopra l'indicatore, vedrai il messaggio di avviso.
Ecco come creare un elenco a discesa dinamico in Fogli Google.
Crea un menu a discesa inserendo manualmente gli elementi in Fogli Google
Se desideri creare un elenco a discesa statico e non hai l'elenco di elementi in un intervallo di celle nel foglio di calcolo, puoi specificare manualmente gli elementi nella finestra di dialogo di convalida dei dati.
Questo metodo potrebbe essere utile se desideri solo creare un semplice elenco a discesa con elementi come Sì e No, Approvato e Rifiutato, Disponibile ed esaurito, ecc. Ecco come farlo:
Seleziona la cella o il gruppo di celle per cui desideri aggiungere un elenco a discesa.
Fare clic sulla scheda "Dati" nel menu e selezionare l'opzione "Convalida dati".
Nella finestra a comparsa Convalida dati, assicurati che la cella o l'intervallo corretti sia selezionato nel campo "Intervallo celle".
Nel menu a discesa Criteri, questa volta devi selezionare "Elenco di elementi".
Nel campo accanto, digita manualmente gli elementi che desideri nell'elenco a discesa e assicurati di separare ogni elemento con una virgola senza spazi. Per il nostro esempio, vogliamo visualizzare i sessi, quindi inseriamo "Maschio, Femmina e Non specificato".
Puoi aggiungere uno spazio all'interno del nome dell'elemento ma non tra gli elementi. Gli elementi possono contenere testi, date, numeri, formule e caselle di controllo.
Assicurati che l'opzione "Mostra elenco a discesa nella cella" sia selezionata. Poiché questo è un elenco statico e non vogliamo nessun altro input nella cella, abbiamo selezionato l'opzione "Rifiuta input".
Una volta apportate le modifiche, fare clic su "Salva" per applicare.
Ora viene creato un menu a discesa statico in ogni cella dell'intervallo selezionato. Fare clic sull'icona a discesa o fare doppio clic sulla cella o premere "Invio" sulla cella per selezionare un elemento.
Se un utente immette un valore non presente nell'elenco, la convalida dei dati rifiuta l'input e mostra un messaggio di errore. Questo perché abbiamo scelto l'opzione "Rifiuta input" per "Su dati non validi" in Convalida dati.
L'errore informerà l'utente che ha inserito dati non validi su una particolare cella e che deve inserire uno dei valori specificati.
Modifica un elenco a discesa in Fogli Google
Potrebbero esserci momenti in cui desideri aggiungere nuovi elementi, modificare elementi o rimuovere elementi da un elenco a discesa già creato. È anche possibile fornire un nuovo elenco di elementi a un elenco a discesa preesistente.
Vai all'intervallo di celle o al foglio con le celle che contiene l'elenco di elementi che hai utilizzato per l'elenco a discesa. Apportare le modifiche desiderate al contenuto di queste celle. Puoi aggiungere nuovi elementi, modificare gli elementi preesistenti e rimuovere elementi da queste celle.
Questo è l'elenco originale che abbiamo usato per creare un menu a discesa prima:
Ora, abbiamo apportato poche modifiche all'elenco. Abbiamo aggiunto un nuovo oggetto Stoccolma, rimosso Vienna e cambiato New York in New Jersey.
È inoltre possibile modificare gli elementi inseriti manualmente nella finestra di dialogo Convalida dati.
Dopo aver modificato l'elenco degli elementi, l'elenco a discesa verrà aggiornato automaticamente. Ma alcune delle voci immesse in precedenza utilizzando il menu a discesa originale sono contrassegnate come non valide. Poiché questi valori vengono modificati nell'elenco, sono contrassegnati come non validi.
Ora, quando fai clic sul menu a discesa, otterrai un elenco a discesa appena aggiornato.
Nota: Se aggiungi o elimini elementi nell'elenco, assicurati di modificare la selezione dell'intervallo nei Criteri di convalida dei dati per mostrare tutti gli elementi correttamente nell'elenco a discesa.
Copia un elenco a discesa in Fogli Google
Invece di creare lo stesso elenco a discesa in più fogli, puoi copiare rapidamente un elenco a discesa da una cella a più celle in uno o più fogli.
È possibile utilizzare il semplice metodo copia e incolla per copiare rapidamente l'elenco a discesa.
Per farlo, seleziona la cella con un elenco a discesa, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Copia" o premi "Ctrl + C". Quindi, seleziona la cella o l'intervallo di celle in cui desideri inserire l'elenco a discesa, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Incolla" o premi "Ctrl + V" per incollare il menu a discesa.
Ma questo metodo copierà anche la formattazione della cella (colore, stile, bordo, ecc.) E l'inserimento dell'elenco a discesa.
Per evitare ciò è necessario utilizzare la funzione speciale di incolla. Ecco come lo fai.
Innanzitutto, seleziona e copia la cella (Ctrl + C) con l'elenco a discesa. Quindi, seleziona la cella/l'intervallo in cui desideri copiare l'elenco a discesa. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulle celle selezionate, espandere l'opzione "Incolla speciale" e selezionare l'opzione "Incolla solo convalida dati".
Questo copierà l'elenco a discesa nella posizione desiderata.
Rimuovere un elenco a discesa in Fogli Google
Nel caso in cui non hai più bisogno di un menu a discesa e desideri eliminarli, puoi farlo facilmente con pochi clic del mouse.
Per rimuovere un elenco a discesa, seleziona la cella o le celle in cui desideri rimuovere l'elenco a discesa. Quindi, fare clic sul menu "Dati" e selezionare "Convalida dati".
Ora, fai clic sul pulsante "Rimuovi convalida" nella parte inferiore della finestra di dialogo Convalida dati e fai clic su "Salva".
Questo è tutto. I tuoi elenchi a discesa vengono rimossi. Ma ti lasceranno con i dati che abbiamo inserito utilizzando quegli elenchi a discesa.
