Puoi verificare la presenza di errori di ortografia in una singola cella, più celle, intero foglio di lavoro, più fogli di lavoro o l'intera cartella di lavoro di Excel.
La maggior parte delle persone conosce le funzionalità di controllo ortografico e di correzione automatica di Microsoft Word e Powerpoint, ma sai che MS Excel facilita anche la funzionalità di controllo ortografico. Non è potente e avanzato come quello di Word, ma offre funzioni di controllo ortografico di base. Ti consente di controllare l'ortografia delle parole nelle celle dei fogli di lavoro e assicurarti che i tuoi fogli siano privi di errori.
A differenza di Microsoft Word e PowerPoint, Excel non verifica automaticamente la presenza di problemi grammaticali né controlla l'ortografia durante la digitazione (sottolineandoli in rosso). MS Excel ti avviserà degli errori di ortografia solo quando esegui manualmente la funzionalità di controllo ortografico. Inoltre, Excel non controlla gli errori grammaticali.
Il più delle volte, ignoriamo gli errori di ortografia in Excel, perché lavoriamo spesso con numeri e formule. Ma a volte, è necessario verificare se sono stati commessi errori di ortografia durante la creazione di alcuni report e set di dati che potrebbero contenere testi come etichette di colonne e righe o in un intero foglio di lavoro. Impariamo come eseguire un controllo ortografico in una singola cella, più celle, un intero foglio di lavoro, più fogli di lavoro contemporaneamente o l'intera cartella di lavoro.
Come eseguire il controllo ortografico in Excel
Puoi facilmente eseguire un controllo ortografico all'interno di Microsoft Excel seguendo questi passaggi:
Esistono due modi per eseguire la funzione di controllo ortografico in Excel: è possibile accedere allo strumento dalla barra multifunzione di Excel o utilizzando la scorciatoia da tastiera.
Innanzitutto, apri un foglio di calcolo con alcuni errori di ortografia e seleziona una cella qualsiasi. Vai alla scheda "Revisione", fai clic sul pulsante "Ortografia" a sinistra nel gruppo Correzione della barra multifunzione di Excel.
In alternativa, puoi anche premere il tasto funzione F7 scorciatoia da tastiera per aprire la finestra di dialogo Ortografia. Se selezioni una singola cella nel foglio di calcolo, Excel controllerà automaticamente gli errori di ortografia nell'intero foglio di calcolo corrente.
Ad ogni modo, si aprirà la finestra di dialogo Ortografia. Excel inizierà a controllare gli errori di ortografia nel foglio di lavoro e fornirà suggerimenti per l'ortografia corretta.
Nella finestra di dialogo Ortografia, scegli un suggerimento dalla casella "Suggerimenti:" e fai clic sul pulsante "Cambia" per correggere l'ortografia della parola. Dopo che l'ortografia è stata corretta, si passerà all'errore successivo. Questa casella apparirà solo per le celle con parole errate. Qui, sceglieremo la prima parola "Probabilità" dall'elenco dei suggerimenti per sostituire la parola errata "Probabilità" e faremo clic sul pulsante "Cambia".
Una volta che tutta l'ortografia è stata corretta, Excel ti mostrerà il "Controllo ortografico completato". Sei a posto per il messaggio. Fare clic su "OK" nella finestra del prompt per continuare.
Excel ti mostrerà la finestra di dialogo Ortografia solo se sono stati trovati errori nel foglio. Se non è stato trovato alcun errore, Excel ti mostrerà lo stesso messaggio sopra.
Se la funzione di controllo ortografico non funziona (ovvero il pulsante "Ortografia" nella scheda Revisione è disattivato), è probabilmente perché il tuo foglio di calcolo è protetto. 'Rimuove la protezione' del foglio di lavoro prima di verificare la presenza di errori di ortografia.
Finestra di dialogo Opzioni diverse per l'ortografia
Prima di imparare come eseguire il controllo ortografico per celle, interi fogli di lavoro, più fogli di lavoro o l'intera cartella di lavoro, dovremmo comprendere le diverse opzioni nella finestra di dialogo Ortografia e come personalizzarle. È necessario scegliere le opzioni appropriate quando si correggono le parole.
Le seguenti sono alcune delle funzioni che vedrai nella finestra di dialogo Ortografia:
- Ignora una volta - Quando il controllo ortografico incontra una parola che identifica come un errore e la parola è effettivamente corretta per i tuoi scopi, fai clic sul pulsante "Ignora una volta" per ignorare il suggerimento di errore del controllo ortografico corrente. Per esempio. Nomi, indirizzi, ecc.
- Ignora tutto – Fare clic su questa opzione se si desidera ignorare tutte le occorrenze delle parole errate correnti e mantenere i valori originali. Ad esempio, se hai lo stesso nome ripetuto più volte, facendo clic su questa opzione salterai tutte quelle parole senza cambiarle e ti farà risparmiare tempo.
- Aggiungi al dizionario – Se Excel considera la parola corrente come un errore, ma è una parola corretta e quella che usi abbastanza spesso, puoi aggiungere questa parola errata al dizionario di Microsoft Excel, purché la parola sia usata correttamente. Ciò renderà la parola parte del dizionario MS e non verrà contrassegnata come errore in futuro in nessuna cartella di lavoro e in altri prodotti Microsoft.
- Modificare – Quando viene rilevato un errore di controllo ortografico, Excel ti mostrerà un elenco di suggerimenti. Seleziona una delle parole suggerite e fai clic su questo pulsante per sostituire la parola errata attualmente selezionata con quella corretta.
- Cambia tutto – Questa opzione sostituirà tutte le occorrenze di una parola errata e quella corrente con il suggerimento selezionato.
- Correzione automatica – Facendo clic su questa opzione, Excel correggerà automaticamente la parola errata con il suggerimento selezionato. Inoltre, aggiungerà la parola all'elenco di correzione automatica, il che significa che se digiti la stessa parola errata in futuro, Excel la convertirà automaticamente nel suggerimento selezionato.
- Lingua del dizionario – È possibile modificare la lingua del dizionario di Excel utilizzando questo menu a discesa.
- Opzioni - Questo pulsante ti porterà a "Opzioni di Excel" dove puoi rivedere o modificare le impostazioni di controllo ortografico predefinite di conseguenza.
- Annulla Ultimo – Fare clic su questo pulsante per annullare l'ultima azione.
Personalizzazione delle impostazioni del controllo ortografico di Excel
Se desideri modificare le impostazioni predefinite del controllo ortografico in Excel, fai clic su "Opzioni" nella finestra di dialogo Ortografia o vai alla scheda "File" e fai clic su "Opzioni".
Nella scheda Correzione delle Opzioni di Excel, troverai le impostazioni predefinite del Controllo ortografico che puoi personalizzare secondo le tue esigenze e requisiti.
Excel ignora le parole in maiuscolo (HEEETHEN), il testo che contiene numeri (Rage123), indirizzi IP/file o codici Internet e non verranno considerati un errore. Inoltre, contrassegna le parole ripetute come un errore. Ad esempio, se digiti "Saluta a il mio piccolo amico", contrassegnerà l'ulteriore "a" come errore. Puoi abilitare o disabilitare queste opzioni se lo desideri.
Se desideri aggiungere o modificare il dizionario Excel, fai clic sull'opzione "Dizionari personalizzati".
Quindi, per modificare l'elenco di parole nei dizionari personalizzati, selezionare "CUSTOM.DIC" in Elenco dizionari e fare clic sul pulsante "Modifica elenco parole...".
Inserisci la parola che vuoi aggiungere al dizionario nel campo "Parola(e):" e fai clic su "Aggiungi". Se desideri rimuovere una parola già aggiunta dall'elenco, seleziona una parola e fai clic su "Elimina" o "Elimina tutto" per rimuovere tutte le parole. Quindi, fare clic due volte su "OK" per chiudere entrambe le finestre di dialogo.
Inoltre, qualsiasi parola aggiunta ai dizionari personalizzati non verrà contrassegnata come errore in nessun altro prodotto Microsoft. Se hai aggiunto una parola al dizionario personalizzato in Excel, non verrà considerata come un errore in Word o PowerPoint e viceversa.
Se desideri modificare le impostazioni di correzione automatica, fai clic su "Opzioni di correzione automatica" in Opzioni di Excel.
Qui puoi personalizzare le impostazioni di Correzione automatica.
Durante la digitazione, potresti spesso scrivere in modo errato alcune parole più volte nel foglio di lavoro. Puoi correggere questi errori aggiungendo quelle parole all'elenco di Correzione automatica. In questo modo, Excel correggerà automaticamente queste parole mentre scrivi.
Per fare ciò, inserisci la parola errata nella sezione "Sostituisci" e seleziona la parola corretta dall'elenco sottostante o inseriscila nella sezione "Con". Quindi, fare clic su "OK" per applicare.
Controllo ortografico di una singola cella/testo in Excel
Excel ti consente di controllare un singolo valore di cella (Word) per errori di ortografia.
Per controllare l'ortografia di una singola cella in un documento Excel, seleziona la cella e fai doppio clic su di essa o premi F2 per entrare in modalità di modifica. Assicurati di essere in modalità di modifica nella cella. Se sei in modalità di modifica, vedrai il cursore del testo nella cella e "Modifica" nella barra di stato nell'angolo in basso a sinistra della finestra di Excel (come mostrato di seguito).
Quindi, fai clic sul pulsante "Ortografia" nella scheda Revisione o premi F7.
Se Excel trova errori di ortografia, visualizzerà la casella dei suggerimenti, altrimenti mostrerà un messaggio con il messaggio "Il controllo ortografico è completo".
Seleziona la parola corretta e fai clic su "Cambia" per correggere l'ortografia. Quindi, fare clic su "OK" nella finestra di dialogo Controllo ortografico completato.
Controllo ortografico più celle/parole in un singolo foglio di lavoro
Se desideri eseguire il controllo ortografico di più celle insieme, puoi farlo selezionando solo quelle celle e utilizzando la finestra di dialogo Ortografia. Questo metodo è utile quando si desidera saltare la colonna del nome o dell'indirizzo dal controllo degli errori perché i nomi e gli indirizzi sono generalmente contrassegnati come errori di ortografia.
Innanzitutto, seleziona le celle o gli intervalli o le colonne o le righe di cui vuoi controllare l'ortografia. Se stai selezionando celle adiacenti, usa semplicemente il trascinamento del mouse o Maiusc + tasti freccia per effettuare la selezione.
Se desideri selezionare celle non adiacenti (celle che non sono una accanto all'altra), puoi tenere premuto il tasto Ctrl e fare clic sulle celle che desideri vengano selezionate. Se hai un numero elevato di celle da selezionare, premi e rilascia Maiusc + F8, quindi fai clic su tutte le celle che desideri selezionarle. Quindi, premi nuovamente Maiusc + F8 per disattivare la modalità di selezione.
Dopo aver selezionato le celle, passa alla scheda "Rivedi" e seleziona "Ortografia" sulla barra multifunzione o premi F7.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Ortografia con alcuni suggerimenti per sostituire la prima parola errata (se Excel ne ha trovate) nelle celle o negli intervalli selezionati.
Quindi, seleziona il suggerimento corretto, fai clic sull'opzione "Cambia" o usa "Correzione automatica" per selezionare automaticamente l'ortografia corretta e passare alla parola errata successiva.
In alternativa, puoi anche fare clic su "Ignora una volta" per ignorare il suggerimento e passare alla parola errata successiva.
Una volta che la prima parola errata è stata corretta, ti mostrerà suggerimenti per la prossima parola errata nella stessa finestra di dialogo. Scegli le opzioni appropriate per correggere l'errore. Allo stesso modo, puoi correggere tutte le parole errate, una per una.
Dopo che tutte le parole errate sono state corrette, vedrai il prompt "successo".
Controllo ortografico dell'intero foglio di lavoro
Per eseguire il controllo ortografico di un intero foglio di lavoro in Excel, seleziona una cella del foglio di lavoro che desideri controllare o fai clic sulla scheda del foglio di lavoro su cui desideri eseguire il controllo ortografico e fai clic sull'opzione "Ortografia" (o premi F7 ) nella scheda "Revisione".
Excel inizierà a verificare la presenza di errori e fornirà suggerimenti per correggerli.
Quando esegui il controllo ortografico, controlla l'ortografia dalla cella attualmente selezionata e in avanti fino alla fine del foglio di lavoro. Se selezioni la cella A1, Excel inizierà a controllare tutte le celle nella prima riga (da sinistra a destra), quindi si sposta sulla seconda riga e controlla tutte le celle nella seconda riga (da sinistra a destra) e poi va al terza riga e così via.
Ad esempio, se selezioni A4, passerà semplicemente attraverso tutte le celle della riga 4 (orizzontalmente) e quindi le righe sottostanti. Dopo aver verificato tutte le celle dopo A4, Excel ti mostrerà una finestra di richiesta, "Vuoi continuare a controllare all'inizio del foglio?". Fare clic su "Sì" per continuare il controllo ortografico dall'inizio, come mostrato di seguito.
Controllo ortografico di più fogli contemporaneamente
In Excel, puoi controllare l'ortografia per più fogli di lavoro insieme. Ecco come:
Per controllare l'ortografia per più fogli di lavoro, tieni premuto il tasto Ctrl e seleziona le schede di più fogli che desideri controllare. Avvia il controllo ortografico facendo clic sul pulsante "Ortografia" nella scheda "Rivedi" o premendo il tasto F7.
Questo avvierà il processo di controllo ortografico e, uno per uno, tutti gli errori verranno visualizzati nella finestra di dialogo.
Scegli le opzioni appropriate per correggere tutti gli errori e una finestra di dialogo ti chiederà di avvisarti con un messaggio di conferma.
Controllo ortografico di tutti i fogli di lavoro in una cartella di lavoro contemporaneamente
Se hai molti fogli di lavoro nella tua cartella di lavoro, puoi facilmente controllarli tutti in una volta.
Per eseguire il controllo ortografico di tutti i fogli di lavoro in una cartella di lavoro, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda di qualsiasi foglio di lavoro e selezionare "Seleziona tutti i fogli" dal menu di scelta rapida.
Questo selezionerà tutti i fogli di lavoro nella cartella di lavoro. Quindi, premi F7 o fai clic sul pulsante "Ortografia" nella scheda della barra multifunzione Revisione. Quando tutti i fogli di lavoro sono selezionati, tutte le schede verranno visualizzate con uno sfondo bianco, come mostrato di seguito.
Ora Excel eseguirà il controllo ortografico di tutti i fogli di lavoro nella cartella di lavoro.
Parole di controllo ortografico in una formula
Se provi a controllare un testo che fa parte della formula, non funzionerà e il controllo ortografico torna all'inizio del foglio di lavoro. Puoi controllare solo un testo che si trova all'interno della shell della formula in modalità di modifica.
Se vuoi controllare l'ortografia delle parole in una formula, fai doppio clic sulla cella con la formula o seleziona le parole all'interno della formula nella barra della formula. Quindi, premere F7 o fare clic sul pulsante "Ortografia" nella scheda della barra multifunzione Revisione per eseguire il controllo ortografico.
Evidenzia gli errori di ortografia utilizzando una macro VBA di Excel
Puoi anche utilizzare la macro di Excel per trovare ed evidenziare le parole errate nel foglio di lavoro corrente. Per questo, devi creare una macro nell'editor VBA. Ecco come farlo:
Innanzitutto, apri il foglio di lavoro in cui desideri evidenziare le parole errate. Quindi, fai clic sul pulsante "Visual Basic" nella scheda "Sviluppatore" o premi il tasto di scelta rapida Alt + F11 per aprire l'editor VBA di Excel.
Nell'editor Microsoft VBA, fai clic sul menu "Inserisci" e seleziona l'opzione "Modulo".
Quindi, copia e incolla il seguente codice nell'editor del modulo:
Sub ColorMispelledCells() Per ogni cl in ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End SubDopo aver incollato il codice, fai clic sul pulsante "Esegui" nella barra degli strumenti o premi il tasto "F5" per eseguire la macro.
Una volta eseguita la macro, controlla il foglio di lavoro. E tutte le celle con parole errate sarebbero state evidenziate come mostrato di seguito.
Questo è tutto ciò che devi sapere sul controllo ortografico in Excel.