Utilizzare la funzionalità Revisioni in Excel per sapere chi ha apportato modifiche alla cartella di lavoro, le modifiche apportate e se accettarle o meno.
Supponiamo che tu abbia chiesto a qualcuno di correggere o collaborare a una cartella di lavoro di Excel con te. E potresti voler tenere traccia delle modifiche, degli inserimenti e delle eliminazioni che sono state apportate a quella cartella di lavoro condivisa. Puoi farlo con l'aiuto della funzione Rileva modifiche di Excel, puoi identificare chi ha apportato le modifiche e quali modifiche hanno apportato al tuo foglio di lavoro/cartella di lavoro condiviso.
I fogli di lavoro Excel non vengono tracciati per impostazione predefinita, quindi non sapresti quali modifiche sono state apportate, chi le ha apportate o quando. Ma quando la funzionalità Rileva modifiche è abilitata, Excel illustrerà le revisioni eseguite da qualsiasi utente in una cartella di lavoro. Questa è una guida passo passo per tenere traccia delle modifiche in Microsoft Excel.
Come attivare le modifiche alla traccia in Excel
Dopo aver inserito tutti i dati nel foglio di lavoro, abilitare la "funzione Rileva modifiche" prima di condividere la cartella di lavoro di Excel per la revisione. Al termine della revisione, puoi confrontare i tuoi dati originali con i dati modificati e quindi scegliere di accettare o rifiutare le modifiche. Quindi, puoi disattivare Rileva modifiche.
Ricorda che questa è tecnicamente una funzionalità legacy, quindi non vedrai l'opzione di rilevamento delle modifiche in Excel 2019 e 365. Puoi trovare questa funzionalità solo nella scheda Revisione di Excel 2016 e versioni precedenti.
Per attivare le revisioni in Excel, vai alla scheda "Rivedi" e fai clic su "Rileva modifiche". Quindi, seleziona "Evidenzia modifiche" dal menu a discesa.
Si aprirà una finestra di dialogo Evidenzia modifiche. In questo, seleziona la casella di controllo "Traccia modifiche durante la modifica".
Ora abbiamo tre opzioni Quando, Chi e Dove. La casella "Quando" ci consente di scegliere da quando si desidera tenere traccia delle modifiche, scegliere tra "Dall'ultimo salvataggio, Tutto, Non ancora rivisto o Da data (data specifica)". Qui stiamo selezionando "Tutti" nella casella Quando.
E stiamo scegliendo "Tutti" nel campo Who. Puoi anche scegliere di tenere traccia solo delle modifiche apportate da utenti specifici o da tutti coloro che dispongono di questa opzione.
Se desideri che le modifiche vengano tracciate nell'intero foglio, lascia semplicemente deselezionata questa casella. seleziona la casella "Evidenzia modifiche sullo schermo" e fai clic sul pulsante "OK".
Oppure, se desideri solo tenere traccia delle modifiche solo in alcune parti del foglio, puoi specificare l'intervallo di celle. Fare clic sulla casella "Dove" e selezionare l'intervallo di celle nel foglio di lavoro. Quindi, fai clic su "OK".
Fare clic su "OK" per salvare la cartella di lavoro.
Quindi, nella scheda "Rivedi", seleziona l'opzione "Condividi cartella di lavoro".
Nella finestra di dialogo Condividi cartella di lavoro, assicurati che la casella di controllo "Utilizza la vecchia funzionalità delle cartelle di lavoro condivise invece della nuova esperienza di creazione condivisa" sia selezionata. Quindi, fai clic su "OK".
Infine, seleziona "Proteggi cartella di lavoro condivisa" nella scheda Revisione. Si aprirà la finestra di dialogo Proteggi cartella di lavoro condivisa. Nella finestra di dialogo Proteggi cartella di lavoro condivisa, seleziona l'opzione "Condivisione con rilevamento modifiche" per impedire a chiunque di rimuovere la cronologia di rilevamento. Quindi, fai clic su "OK".
Dopodiché salva il file e condividi il foglio di lavoro con i tuoi collaboratori per la revisione.
Come visualizzare e accettare o rifiutare le modifiche
Dopo che tutti i tuoi collaboratori hanno esaminato la cartella di lavoro e apportato alcune modifiche, puoi scegliere di accettare o rifiutare tali modifiche.
Ora, se vengono apportate modifiche al foglio di calcolo, questo verrà mostrato da un bordo colorato della cella e da un piccolo triangolo nell'angolo in alto a sinistra della cella.
Per controllare i dettagli, sposta il cursore sulla cella con il piccolo triangolo nell'angolo in alto a sinistra. Viene visualizzata una casella di commento con le modifiche apportate, chi le ha apportate e quando sono state apportate. Se più revisori hanno apportato modifiche al tuo foglio di lavoro, a ogni revisore verrà assegnato un colore diverso per la casella.
Vai alla scheda "Revisione" e seleziona "Rileva modifiche" dal gruppo Modifiche. Questa volta, seleziona l'opzione "Accetta o rifiuta modifiche" dal menu a discesa.
Nella finestra di dialogo "Seleziona modifiche da accettare o rifiutare", fai clic su "OK" per continuare.
Quindi si aprirà una finestra di dialogo "Accetta o rifiuta modifiche", qui puoi accettare le modifiche una per una o accettare/rifiutare tutte le modifiche contemporaneamente. Qui, la prima modifica trovata nel foglio di lavoro apparirà per prima. Nel nostro caso, la prima modifica rilevata è stata che il valore della cella B11 è passato da 16,99 a 17,99. Una volta accettata o rifiutata, verrà caricata la modifica successiva.
Facendo clic su "Accetta", la modifica apportata verrà applicata al foglio di lavoro. Se lo "rifiuti", la modifica verrà annullata.
Creazione di un file separato per elencare la cronologia delle modifiche
Invece di vedere le modifiche nello stesso foglio di lavoro, puoi anche visualizzare l'elenco delle modifiche su un foglio di lavoro separato denominato "Cronologia". Il foglio della cronologia elencherà ogni dettaglio sulle modifiche apportate.
Per visualizzare la cronologia, seleziona "Rileva modifiche" dalla scheda Revisione e fai clic su "Evidenzia modifiche" dal menu a discesa.
Nella finestra di dialogo Evidenzia modifiche, assicurati di selezionare la casella di controllo "Elenca modifiche su un nuovo foglio" in basso prima di fare clic su "OK".
Questo creerà un nuovo foglio chiamato "Cronologia" che elencherà ogni dettaglio sulle modifiche apportate alla cartella di lavoro.
Basta salvare di nuovo il file per rimuovere il foglio Cronologia dalla cartella di lavoro.
Come disattivare le modifiche alla traccia in Excel
Dopo aver terminato la revisione, puoi disattivare la funzionalità di rilevamento delle modifiche nella cartella di lavoro. Ciò rimuoverà tutti i dettagli tracciati (evidenziazioni sulle celle) e interromperà il rilevamento di ulteriori modifiche alla cartella di lavoro.
È necessario rimuovere la protezione della cartella di lavoro prima di poter disattivare le modifiche alla traccia. Per farlo, fai semplicemente clic sull'opzione "Unprotect Shared Workbook" nella scheda "Review".
Per disattivare le modifiche alla traccia, vai alla scheda "Rivedi" e seleziona Rileva modifiche > Evidenzia modifiche.
Nella finestra di dialogo Evidenzia modifiche, deseleziona la casella accanto a "Rileva modifiche durante la modifica", quindi fai clic su "OK".
La funzionalità Revisioni in Excel è ora disattivata.