Avere sale d'attesa nelle riunioni per mantenerle sicure e prive di fastidi
Le sale d'attesa sono una caratteristica molto ambita nell'ecosistema delle conferenze virtuali. Proteggono le tue riunioni da eventuali incidenti di sicurezza come persone indesiderate che cadono e interrompono l'intera riunione. L'entità di quanto disastroso potesse essere è diventata del tutto chiara all'inizio di quest'anno sotto forma di Zoombombings.
Da allora, tutti gli host di riunioni, che si tratti di riunioni professionali o corsi, hanno capito l'importanza di una sala d'attesa.
Cos'è una sala d'attesa?
Una sala d'attesa in un ecosistema di riunioni virtuali è una sorta di cuscinetto. Tutti i partecipanti alla riunione lo seguono prima di essere ammessi nella sala riunioni. L'organizzatore della riunione ha il controllo completo su chi ammettere alla riunione. In questo modo, eventuali ospiti non invitati non possono semplicemente partecipare alla riunione. Come puoi vedere, sono altamente funzionali e necessari per proteggere le tue riunioni.
Come utilizzare una sala d'attesa in Webex
Gli utenti Webex chiedono da sempre una sala d'attesa o una sala d'attesa nelle riunioni in cui i partecipanti possono attendere prima di accedere alla riunione. In precedenza, era possibile disporre di una sala d'attesa nelle sale riunioni personali, ma non nelle riunioni pianificate. Ma Webex Meeting versione 40.9 lo ha cambiato.
Come utilizzare la sala d'attesa in una sala riunioni personale
Ogni utente Webex dispone di una sala riunioni personale in Webex che dispone di un collegamento personalizzabile e non scade mai. È unico solo per te ed è sempre disponibile; non è necessario prenotarlo in anticipo per utilizzarlo. Tutte le riunioni estemporanee che hai in Webex si svolgono in questa sala riunioni personale.
Ora, per impostazione predefinita, anche le riunioni in una sala riunioni personale non hanno una sala d'attesa. Ma puoi configurare le impostazioni per averne uno. Webex ha la possibilità di bloccare le riunioni. Quando una riunione è bloccata, tutti i partecipanti che tentano di accedervi entrano invece nella sala d'attesa. L'host può quindi farli entrare se lo desidera.
Per bloccare una riunione nella sala riunioni personale, vai alla barra degli strumenti della riunione e fai clic sull'icona "Altre opzioni" (menu a tre punti).
Quindi, attiva l'interruttore per l'opzione "Blocca riunione" dal menu.
Tutti i partecipanti che si uniscono dopo aver bloccato la riunione dovranno attendere nella sala d'attesa. Riceverai una notifica sullo schermo che ci sono partecipanti in attesa nella lobby. Fare clic per visualizzare l'elenco.
Puoi ammetterli tutti con un solo clic selezionandoli tutti, oppure ammettere solo i partecipanti a cui vuoi far entrare. Seleziona i partecipanti e fai clic sul pulsante "Ammetti".
Ora dovrai farlo per ogni riunione nella sala riunioni personale che desideri bloccare. Ma considerando che sarai il primo nell'incontro in quanto è improvvisato, non è un grosso problema. Questa soluzione è perfetta per le persone che potrebbero non desiderare una sala d'attesa in ogni riunione.
Ma per le persone che desiderano la funzionalità della sala d'attesa per impostazione predefinita in tutte le riunioni, c'è un altro modo. La configurazione di questa piccola impostazione blocca automaticamente ogni riunione nella sala riunioni personale non appena viene avviata.
Vai a webex.com e accedi al tuo spazio Webex Meeting. Dal menu di navigazione a sinistra, fai clic su "Preferenze".
Quindi, vai a "La mia stanza personale".
Si apriranno le impostazioni della tua stanza personale. Scorri verso il basso fino all'impostazione "Blocco automatico". Quindi fare clic sulla casella di controllo accanto ad essa per selezionarla.
Quando lo selezioni, il menu a discesa per il tempo diventerà cliccabile. Fare clic su di esso e selezionare "0" dalle opzioni.
Quindi fare clic sul pulsante "Salva".
Ora tutte le tue sale riunioni personali avranno una sala d'attesa per impostazione predefinita.
Nota: Per poter ammettere persone dalla sala d'attesa in una riunione bloccata, è necessario utilizzare l'app desktop Webex Meetings, l'app desktop Webex Teams o la sala o il dispositivo da scrivania registrato nel cloud Cisco Webex. Altrimenti, non sarai in grado di ammettere persone senza sbloccare la riunione.
Come utilizzare una sala d'attesa con una riunione programmata
Per le riunioni programmate, avere una sala d'attesa è particolarmente importante. Se altri partecipanti arrivano prima dell'ospite, dovrebbero trovarsi nella sala d'attesa da dove l'ospite può farli entrare.
Ma in precedenza, non era possibile disporre di questa funzionalità di sala d'attesa in una riunione pianificata su Webex. Tutti i partecipanti che sono arrivati prima dell'organizzatore non sono stati in grado di partecipare alla riunione se la riunione era bloccata. Hanno dovuto rinfrescarsi e provare a partecipare nuovamente alla riunione dopo l'arrivo dell'ospite. Come puoi immaginare, non è affatto intuitivo. Come fa un partecipante a sapere dell'arrivo dell'ospite alla riunione?
Ma da Webex 40.9 in poi, è possibile disporre di una sala d'attesa per gli ospiti nelle riunioni pianificate. Gli ospiti sono utenti che non hanno effettuato l'accesso ai propri account Webex o utenti esterni che non dispongono di un account Webex sul proprio sito. Quindi gli ospiti che arrivano prima dell'host dovranno aspettare nella sala riunioni. Tuttavia, tutti i membri dell'organizzazione che arrivano prima dell'host potranno partecipare direttamente.
Vai su webex.com e accedi al tuo spazio riunioni. Quindi, vai su "Riunioni" dal menu di navigazione a sinistra.
Fare clic sul pulsante "Programma" per pianificare una nuova riunione.
Oppure puoi anche modificare una riunione precedentemente programmata con le nuove impostazioni. Apri la riunione e fai clic sul pulsante "Modifica".
Quindi, dopo aver programmato la riunione come faresti, scorri verso il basso e fai clic su "Mostra opzioni avanzate".
Alcune opzioni si espanderanno al di sotto di esso. Fare clic su "Opzioni di pianificazione".
In Opzioni di pianificazione, vai su "Riunioni sbloccate". L'impostazione predefinita per questa opzione è "Gli ospiti possono partecipare alla riunione". Fai clic sul pulsante di opzione "Gli ospiti aspettano nella lobby finché l'host non li ammette" per selezionarlo.
Ora, proprio come con le impostazioni per la tua sala riunioni personale, vedrai l'opzione per "Blocco automatico". Potrebbe portarti a chiederti perché non puoi bloccare la riunione per abilitare la sala d'attesa come con le sale riunioni personali.
Il semplice blocco della riunione senza abilitare l'impostazione precedente non creerà una sala d'attesa per gli ospiti che arrivano prima dell'host. Invece, entrerebbero direttamente nella riunione. Quindi abilitare l'opzione precedente è importante. Ma è anche importante ricordare che crea solo una sala d'attesa fino a quando non ti sei unito alla riunione. Per creare una sala d'attesa per il dopo, è necessario bloccare la riunione.
Ora puoi abilitare il "Blocco automatico" durante la pianificazione della riunione oppure puoi bloccare la riunione dalla barra degli strumenti della riunione dopo esserti unito alla riunione; dipende interamente da te. Una volta che la riunione è bloccata, tutti i partecipanti, gli ospiti e i membri dell'organizzazione devono passare attraverso la sala d'attesa.
Infine, fai clic sul pulsante "Salva" o "Pianifica".
Per le riunioni pianificate, non esiste un'opzione generica che crei una sala d'attesa per ogni riunione. Dovrai eseguire questi passaggi per ogni riunione che pianifichi.
Le sale d'attesa in una riunione virtuale sono estremamente importanti per evitare incidenti. E sebbene sia possibile avere una sala d'attesa nelle riunioni Webex, i meccanismi non sono così semplici e diretti. Ma una volta che sai come, puoi assicurarti che le tue riunioni siano sicure come dovrebbero essere.