Cambia il tuo stato in modo che tutti sappiano perché non torni da loro
Le persone usano Microsoft Teams per la comunicazione e la collaborazione con i propri compagni di squadra. In effetti, tanto che molti utenti sono passati completamente dalla posta elettronica a Microsoft Teams per scopi di comunicazione.
Quindi, è naturale che tu stia cercando un modo in Microsoft Teams per far sapere ai tuoi compagni di squadra quando non puoi ricevere i loro messaggi e non sarai in grado di rispondere, quindi non c'è alcun problema di comunicazione. Che tu sia lontano dalla tua scrivania per un'ora, un giorno o una settimana, che tu sia uscito per un pranzo con un cliente, un seminario o che tu sia via per una vacanza, è sempre una buona pratica lasciare che il tuo stato rifletta questo e quello è esattamente ciò che puoi fare con uno stato "Fuori sede" in Microsoft Teams.
Se non sai qual è lo stato in Microsoft Teams, è il punto verde/giallo/rosso che appare accanto alla tua immagine del profilo in Microsoft Teams e indica ai tuoi compagni di squadra se sei disponibile o meno per una connessione.
Se sei un po' confuso con questa nuova opzione di stato, non è colpa tua. Come avrai notato, l'opzione Fuori sede non è una delle opzioni standard disponibili nella funzione "Stato" in Teams. Anche l'impostazione di uno stato "Fuori sede" in Microsoft Teams non è semplice come cambiare lo stato da "Disponibile" a "Occupato" o "Non disturbare", cosa che puoi fare in un batter d'occhio.
Da dove impostare lo stato "Fuori sede" in Teams?
"Dove posso impostare questo stato Fuori sede in Teams se non dall'opzione Stato?" Bene, il fatto è che non puoi affatto impostare uno stato Fuori sede da Microsoft Teams. Hai bisogno di Outlook per farlo.
Microsoft Teams si sincronizza con il tuo account Outlook e rileva lo stato Fuori sede da Outlook e lo riflette automaticamente sul tuo account Teams. Quindi, non c'è da meravigliarsi se non hai trovato l'opzione per impostare subito lo stato. Microsoft di certo non lo rende facile.
Come impostare Fuori sede in Outlook?
Per impostare uno stato Fuori sede in Teams, devi impostare "Risposte automatiche" nel tuo account Outlook. Cosa sono le risposte automatiche? La funzione invia automaticamente un messaggio a tutte le e-mail che ricevi mentre è attiva. Microsoft Teams vede quando hai risposte automatiche in Outlook e cambia il tuo stato per riflettere la tua posizione.
È possibile impostare risposte automatiche in Outlook sia dall'app desktop che dal Web Outlook.
Per impostare le risposte automatiche dall'app desktop Outlook, apri l'app e fai clic sull'opzione "File" nella barra dei menu.
Ora, fai clic sull'opzione "Risposte automatiche" nella schermata Informazioni sull'account.
Si aprirà la finestra di dialogo per l'impostazione delle risposte automatiche. Attualmente, mostrerà "Non inviare". Seleziona il pulsante di opzione "Invia risposte automatiche".
È inoltre possibile specificare un intervallo di tempo durante il quale inviare il messaggio di assenza. Seleziona la casella "Invia solo durante questo intervallo di tempo" e seleziona la data e l'ora.
Puoi impostare un messaggio personalizzato con cui rispondere ai messaggi ricevuti. Ora, se stai utilizzando un account dell'organizzazione, ci saranno due opzioni per il messaggio. Puoi impostare messaggi diversi per le persone interne ed esterne alla tua organizzazione. Per un account personale, non ci sarà distinzione. Infine, fai clic su "OK" per salvare le modifiche.
Dopo aver attivato le risposte Fuori sede, vai a Microsoft Teams. Il tuo stato cambierà in Fuori sede e il messaggio che hai impostato nelle risposte automatiche verrà visualizzato anche con il tuo stato quando qualcuno passa con il mouse sopra la tua immagine del profilo.
Per impostare risposte automatiche da Outlook per il Web, vai su outlook.live.com e accedi con il tuo account. Quindi, fai clic sull'opzione "Impostazioni" (icona a forma di ingranaggio) nell'angolo in alto a destra dello schermo.
Nella casella di testo di ricerca, digita "Fuori sede" o "Risposte automatiche", quindi fai clic sul risultato della ricerca per l'impostazione Risposte automatiche.
Si aprirà la finestra di dialogo per le risposte automatiche. Attiva l'interruttore per "Risposte automatiche attivate".
Se desideri inviare risposte automatiche per un periodo specifico, seleziona la casella "Invia risposte solo durante un periodo di tempo" e specifica la data e l'ora e imposta il tuo messaggio personalizzato.
L'impostazione delle risposte automatiche è il modo migliore per impostare lo stato Fuori sede in Microsoft Teams. Puoi impostare lo stato per un periodo di tempo specificato e avere anche un messaggio personalizzato esplicativo insieme ad esso. Ma sicuramente non è l'unico modo.
Puoi anche impostare uno stato fuori sede creando un appuntamento nel tuo calendario e impostandolo su "Fuori sede". Apri l'app desktop Outlook e passa al calendario anziché alla posta elettronica.
Fare clic sull'opzione "Nuovo appuntamento" nel menu Home.
Si aprirà la finestra di dialogo per la creazione di un appuntamento. Fissa un appuntamento per quando sarai fuori ufficio. Ora, fai clic su "Opzioni".
Dal menu a discesa accanto a "Mostra come", seleziona "Fuori sede" e salva l'appuntamento.
Microsoft Teams cambierà il tuo stato in Fuori sede durante il tempo in cui imposti l'appuntamento in Outlook.
Ora puoi allontanarti dalla tua scrivania senza preoccupazioni. Tutti potranno vedere il tuo stato Fuori sede. Nelle chat personali, un avviso sul lato del mittente ricorderà loro che sei fuori ufficio e potresti non essere in grado di ricontattarli in quel momento.