Utilizza la funzione "Confronta" di Microsoft Word per confrontare le versioni di un documento di Word per visualizzare le loro somiglianze e differenze.
A volte, potrebbe essere necessario confrontare due documenti di Word per visualizzare le loro differenze. Forse tu e il tuo collaboratore lavorate sullo stesso documento ma separatamente o potreste aver modificato il vostro documento senza attivare la modalità Revisioni oppure potreste essere un avvocato e volete annotare le revisioni fatte tra due copie di un contratto.
Qualunque sia la ragione, quando hai due o più versioni dello stesso documento, non devi confrontarle manualmente mettendo in relazione il documento originale con il documento rivisto parola per parola. Puoi semplicemente utilizzare la funzione "Confronta" di Microsoft Word per confrontare due documenti di Word per vedere come differiscono.
Quando confronti due documenti in Word, apparirà un nuovo terzo documento che mostra i confronti tra i due documenti, che puoi salvare come documento separato. Ciò è utile quando non si desiderano modifiche tra il documento originale e quello rivisto e si desidera conservare entrambe le copie del documento per usi futuri.
Mostra anche quali modifiche sono state apportate e chi le ha apportate. Questa funzione è particolarmente utile per i professionisti legali per la creazione di documenti legali in blackline. Ecco come confrontare due documenti in Microsoft Word.
Confronto di due versioni di un documento di Microsoft Word
Innanzitutto, apri uno dei due documenti che desideri confrontare (oppure può essere qualsiasi file di documento, anche un documento vuoto). Quindi, vai alla scheda "Revisione" nella barra multifunzione.
Quindi, fai clic sul pulsante a discesa "Confronta" nella barra degli strumenti e seleziona l'opzione "Confronta".
Questo aprirà la finestra di dialogo "Confronta documenti" aperta sullo schermo. La finestra Confronta documenti ha due sezioni: Documento originale e Documento revisionato. Dovrai scegliere i documenti originali e rivisti che desideri confrontare qui.
Fare clic sull'elenco a discesa in "Documento originale" e selezionare il documento originale che si desidera confrontare con il documento rivisto (NEET (2020).docx nel nostro esempio).
Se non vedi il tuo documento nell'elenco a discesa, fai clic sull'icona della cartella a destra del menu a discesa Documento originale.
Nella finestra di dialogo "Apri", vai a quel documento, selezionalo e fai clic sul pulsante "OK".
Sotto il "Documento revisionato", seleziona la versione rivista del documento dal menu a discesa (nel nostro caso, NEET (2021)-Revised Document.docx).
Nel campo "Modifiche etichetta" inserisci ciò che vuoi che appaia accanto alle modifiche nel documento (può essere un nome o una nota). Chiameremo questo "Stark" poiché questo è chi ha apportato le modifiche al documento originale.
Puoi anche cambiare i documenti facendo clic sull'icona della doppia freccia per confrontare i documenti nell'altro modo.
Fare clic sul pulsante "Altro >>" nell'angolo in basso a sinistra per visualizzare le opzioni avanzate. Questo è facoltativo, puoi anche fare clic su "OK" per vedere il confronto.
In "Impostazioni di confronto", specifica le opzioni che desideri utilizzare per confrontare i tuoi documenti (per impostazione predefinita tutte le opzioni sono selezionate).
Nella sezione "Mostra modifiche", puoi scegliere se vuoi mostrare le modifiche per un carattere alla volta o una parola alla volta. Inoltre, puoi scegliere dove vuoi mostrare le modifiche, può essere il documento originale, il documento rivisto o un nuovo documento. Si consiglia di utilizzare "Nuovo documento".
Una volta terminata la configurazione, fare clic su "OK" per confrontare il documento.
Si aprirà una nuova finestra con quattro riquadri. Il "Documento comparato" al centro mostra ed evidenzia tutte le modifiche apportate con segni rossi sul margine sinistro. Sul lato destro dello schermo, un doppio riquadro mostra i documenti originali e revisionati impilati. A sinistra, il riquadro "Revisioni" mostra l'elenco di tutte le revisioni apportate, incluso ciò che è stato rimosso, aggiunto e modificato.
Fare clic sulla linea rossa sul margine sinistro del documento confrontato per visualizzare i dettagli su ciascuna modifica.
Dopo aver esaminato le modifiche rilevate, quando si desidera accettare una revisione specifica, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul testo modificato/aggiunto e selezionare rispettivamente "Accetta inserimento" o "Rifiuta inserimento" per mantenere o annullare la modifica.
Per accettare tutte le modifiche contemporaneamente, fai clic sul pulsante "Accetta", sotto il gruppo Modifiche nella scheda "Rivedi" e seleziona l'opzione "Accetta tutte le modifiche". Scegli anche altre opzioni nel menu a discesa in base alle tue preferenze.
Per rifiutare tutte le modifiche contemporaneamente, fai clic sul pulsante "Rifiuta" accanto al pulsante Accetta nella scheda "Rivedi" e seleziona "Rifiuta tutte le modifiche".
Una volta terminato, ricorda di salvare questo documento confrontato come file separato utilizzando l'opzione "Salva con nome" nella barra degli strumenti.