La formattazione condizionale consente di evidenziare dati importanti e applicare una formattazione specifica alle celle che soddisfano determinati criteri.
La formattazione condizionale di Excel è una potente funzionalità che consente di modificare il formato delle celle in base a una condizione (o criteri). La formattazione condizionale aiuta a evidenziare, enfatizzare o differenziare i dati archiviati in un foglio di calcolo Excel.
Tutte le regole di formattazione condizionale si basano su una logica semplice: se le condizioni sono vere, verrà applicata una formattazione specifica; se le condizioni sono false, la formattazione non verrà applicata.
La formattazione condizionale consente di evidenziare i dati importanti in un set di dati, enfatizzare le anomalie e visualizzare i dati utilizzando barre dei dati, colori e set di icone. In questo tutorial, esploreremo come applicare la formattazione condizionale per evidenziare celle o intervalli di celle in base a una condizione.
Come applicare la formattazione condizionale di Excel
Ad esempio, sei responsabile della gestione di un ampio elenco di inventario con diversi articoli e la rispettiva quantità in magazzino. E se la quantità in stock di un particolare articolo scende al di sotto, diciamo 50, è importante che tu lo sappia, in modo da poterlo rifornire.
Se quell'elenco di inventario ha un set di dati con centinaia di righe, non è molto efficace cercare riga per riga per vedere se ci sono numeri in quella colonna che sono inferiori a "50". È qui che la funzione di formattazione condizionale torna utile. Con pochi clic del mouse è possibile evidenziare tutti i valori in una colonna inferiore a '50'.
Formattazione condizionale con regole di evidenziazione
Nel nostro esempio, abbiamo un foglio di lavoro contenente i record di vendita di alcuni prodotti. vogliamo evidenziare l'importo che è inferiore a 500 nelle vendite.
Per farlo, seleziona prima l'intervallo di celle a cui vuoi applicare una regola (condizione). Nel nostro esempio, vogliamo evidenziare l'importo inferiore a 500 nella colonna "Importo", quindi seleziona la colonna D. Puoi evidenziare i valori in un intervallo di celle o più intervalli di celle o anche un intero foglio.
Quindi vai alla scheda "Home" e fai clic su "Formattazione condizionale". Seleziona "Evidenzia regole celle" dal menu a discesa e poiché vogliamo trovare meno di 500 valori, fai clic sull'opzione "Meno di". Excel offre sette regole di evidenziazione preimpostate. Puoi usarne uno per evidenziare i dati.
Successivamente, verrà visualizzata una finestra di dialogo "Meno di". In questo, inserisci "500" nella casella "Formatta celle inferiori a" e seleziona la formattazione per l'evidenziazione nel menu a discesa accanto ad essa.
Ora, le celle che contengono meno di 500 nei loro valori verranno evidenziate nella formattazione scelta.
Vediamo come evidenziare i valori che contengono una specifica stringa di testo. Nell'esempio seguente, vogliamo evidenziare tutti i dipendenti del New South Wales (NSW).
Per farlo, vai alla scheda Home -> Formattazione condizionale -> Evidenzia regole celle -> Testo che contiene.
È possibile utilizzare altre opzioni nel menu a discesa orizzontale "Evidenzia regole celle" per evidenziare Valori duplicati, Date, Maggiore di, Uguale a o Tra valori.
Nella finestra di dialogo Testo che contiene, inserisci "NSW" nella casella e scegli la formattazione, quindi fai clic su "OK".
Il risultato:
Formattazione condizionale con regole alto/basso
Le regole superiore/inferiore sono altre utili regole di formattazione condizionale predefinite predefinite disponibili in Excel. Queste regole consentono di richiamare l'attenzione sul numero superiore (n) di elementi, sul numero superiore (n) di percentuale, sul numero inferiore (n) di elementi, sul numero inferiore (n) di percentuale o sui valori di cella superiori nella media o al di sotto della media.
Supponiamo che tu abbia il record di voto di uno studente in un foglio di calcolo e desideri scoprire i primi 10 artisti (primi 10 gradi) da quell'elenco. Con la formattazione condizionale, puoi evidenziare i primi 10 segni o i primi 15 o qualsiasi (n) numero di elementi principali. Per evidenziare i primi 10 elementi in un intervallo di celle, seleziona innanzitutto l'intervallo (Totale) nella tabella.
Quindi, vai su "Formattazione condizionale", espandi "Regole superiore/inferiore" e seleziona l'opzione "Primi 10 elementi..".
Nella finestra di dialogo "Primi 10 elementi", modifica il numero di gradi utilizzando le piccole frecce nel campo a sinistra. Se vuoi evidenziare i primi 20 gradi (voto totale) nell'elenco dei voti, imposta il numero su 20. Il valore predefinito è già 10, quindi lo manteniamo. Scegli la formattazione della cella nel campo di destra e fai clic su "OK"
I primi 10 punti della colonna "Totale" sono evidenziati come mostrato di seguito.
Supponiamo che tu voglia trovare voti inferiori alla media nella colonna "Esame 1" nello stesso foglio di valutazione. Per farlo, vai alla scheda Home -> Formattazione condizionale -> Regole superiore/inferiore -> Sotto la media.
Puoi impostare la tua formattazione condizionale invece di scegliere una delle condizioni predefinite. Per creare la tua formattazione, seleziona l'opzione "Formato personalizzato" nella finestra "Sotto la media".
Si aprirà una nuova finestra Formato celle, qui puoi personalizzare le tue celle di formattazione. Stiamo selezionando un colore arancione per evidenziare i segni sotto la media. Una volta, al termine, fai clic su "OK" due volte per vedere il risultato.
Il risultato:
Applica barre dati
Le barre dei dati sono semplicemente barre orizzontali nelle celle. La dimensione della barra è relativa al valore della cella rispettiva al valore di altre celle nell'intervallo selezionato. Ciò significa che il valore della barra corta è basso rispetto ad altri valori di cella e una barra lunga significa che il valore è alto rispetto ad altri valori di cella.
Innanzitutto, seleziona l'intervallo di celle che desideri visualizzare con le barre dei dati.
Quindi, vai su "Formattazione condizionale" nella scheda "Home", quindi espandi "Barre dei dati" nel menu a discesa e scegli la barra dei dati che preferisci.
La differenza tra il formato della barra dei dati e altri formati è che viene visualizzato su tutte le celle invece di soddisfare una condizione specifica.
Applica scale di colore
Le scale di colori sono molto simili alle barre dei dati perché entrambe mettono in relazione il valore della singola cella con il valore di altre celle nell'intervallo selezionato. Tuttavia, le barre dei dati visualizzano il valore della cella in base alla lunghezza di una barra, mentre le scale di colore lo fanno con le sfumature di colore.
Ogni opzione di scala di colori utilizza modelli di sfumatura a due o tre colori. Un colore è assegnato ai valori più alti, un altro colore è assegnato ai valori più bassi e tutti gli altri valori intermedi ottengono una miscela di questi due colori.
Per questo, useremo lo stesso esempio che abbiamo usato per le barre dei dati. Seleziona l'intervallo di celle, vai su Home -> Formattazione condizionale -> Scale di colore. Quindi, scegli una gamma di colori dal menu a discesa orizzontale Scale di colori.
Quando scegliamo la prima gamma di colori, il colore rosso è assegnato al valore più basso, il colore verde è assegnato al valore più alto e tutti i valori in mezzo sono colori assegnati che sono una miscela di colori rosso e verde (come mostrato di seguito). Poiché il giallo è ottenuto combinando rosso e verde con uguale intensità, le celle con valori medi vengono assegnate con esso.
Applica set di icone
I set di icone sono un altro metodo per visualizzare i dati all'interno di ogni cella e correlare le celle tra loro.
Seleziona le celle e fai clic su Home -> Formattazione condizionale -> Set di icone. Puoi scegliere uno di questi set di icone più adatto alle tue esigenze. Per il nostro esempio, sceglieremo la prima opzione in Direzionale.
Frecce rosse, gialle e verdi che indicano rispettivamente gli articoli a basso, medio o alto prezzo.
Rimuovi formattazione condizionale
Per rimuovere la formattazione condizionale, torna all'opzione "Formattazione condizionale" nella scheda "Home" e fai clic su "Cancella regole". Quindi, scegli quali regole vuoi cancellare.
Sceglieremo "Cancella regole da intero foglio" per rimuovere tutta la formattazione condizionale dal foglio di lavoro.
Ora hai imparato come utilizzare la formattazione condizionale per formattare le celle con la condizione preimpostata di Excel.