Guida completa per insegnanti e formatori per creare sessioni interattive virtuali e assegnare attività di gruppo ai partecipanti a una riunione Zoom
Molte organizzazioni, siano esse scuole, tutoraggio virtuale e persino aziende, sono passate alle riunioni/chiamate Zoom da quando la pandemia ci ha colpito. L'efficienza di questa piattaforma di videoconferenza online è stata davvero notevole. Il software facilita anche la creazione di sessioni di discussione virtuali per aiutare insegnanti e formatori ad assegnare attività di gruppo ai partecipanti a una riunione Zoom.
I gruppi di lavoro sono particolarmente utili per gli insegnanti che conducono lezioni online per gli studenti. Diciamo, ad esempio, per un compito o un progetto di gruppo, un insegnante può creare stanze per gruppi di lavoro in Zoom e assegnare studenti in gruppi a ciascuna stanza per gruppi di lavoro. Gli studenti potranno collaborare al compito in gruppo nell'aula di gruppo loro assegnata e l'insegnante può sorvegliare gli studenti in ogni aula di gruppo. Proprio come una vera aula.
Come abilitare i gruppi di lavoro
Solo gli account "amministratore" possono creare e utilizzare i gruppi di lavoro con lo zoom. Se sei un insegnante di una scuola, chiedi all'amministrazione IT della tua scuola di abilitare la funzione Gruppi di lavoro per tutti gli insegnanti.
Se hai l'accesso come amministratore sul tuo account Zoom, vai su zoom.us/profile, fai clic sull'opzione "Impostazioni" nella sezione "Personale" sul lato sinistro e fai clic su "In riunione (avanzato) ' opzione a destra per procedere.
La seconda opzione sotto l'impostazione Riunione avanzata sarebbe quella che stiamo cercando. Abilita l'opzione "Breakout Room" facendo scorrere la barra di commutazione accanto ad essa in blu.
Ora sarai in grado di distribuire i partecipanti alla riunione in gruppi separati in modo che possano collaborare ai compiti in gruppi.
Dopo aver abilitato i gruppi di lavoro sul tuo account, crea una riunione Zoom e invita tutti i partecipanti.
Creazione di gruppi di lavoro in una riunione Zoom
Nella finestra della riunione Zoom, vedrai l'opzione "Breakout Rooms" sulla barra di controllo dell'host. Fare clic su di esso per configurare i gruppi di lavoro per la riunione in corso.
Nella finestra di dialogo a comparsa della stanza di lavoro, puoi scegliere il numero di stanze in cui desideri dividere i partecipanti. Fare clic sulla casella accanto all'opzione "Assegna partecipanti a" e inserire il numero di sale riunioni che si desidera creare.
Puoi dividere tu stesso i partecipanti scegliendo l'opzione "Manualmente". Oppure puoi mantenere l'opzione predefinita "Automatico" abilitata per consentire a Zoom di dividere proporzionalmente i partecipanti in gruppi separati in base al numero di gruppi di lavoro che hai scelto di creare. Mostrerà il numero di partecipanti che verranno aggiunti a ciascuna stanza nella parte inferiore della finestra di dialogo.
Una volta che hai finito con le specifiche, fai clic sul pulsante "Crea stanze" nella parte inferiore della finestra di dialogo.
Zoom creerà le stanze di gruppo e aggiungerà casualmente lo stesso numero di partecipanti a ciascuna stanza (purché vi sia un numero pari di partecipanti alla riunione) se hai selezionato l'opzione "Automatico".
Per impostazione predefinita, i gruppi di lavoro verranno denominati "Stanza per gruppi di lavoro 1", "Sala per gruppi di lavoro 2" e così via. Puoi rinominare i gruppi di lavoro passando il cursore del mouse sul nome della stanza e selezionando l'opzione "Rinomina".
Sposta o scambia i partecipanti tra i gruppi di lavoro
Se la disposizione automatica di Zoom non ti sembra buona, puoi spostare o scambiare i partecipanti tra le stanze di gruppo passando con il mouse sul nome dei partecipanti e selezionando le opzioni "Sposta in" o "Scambia".
Per spostare un particolare partecipante in un'altra stanza, fai clic sul pulsante "Sposta in" accanto al nome della persona (dopo il passaggio del mouse) e seleziona la stanza che desideri assegnare loro.
Allo stesso modo, scambia un partecipante con qualcuno di un'altra stanza selezionando l'opzione "Scambia" accanto al suo nome.
Configura le opzioni dei gruppi di lavoro
Per personalizzare ulteriormente i gruppi di lavoro per la tua riunione, fai clic sul pulsante "Opzioni" nella parte inferiore della finestra di dialogo dei gruppi di lavoro.
Nella schermata Opzioni, è possibile abilitare l'opzione "Sposta automaticamente tutti i partecipanti nelle sale per gruppi di lavoro" per ammettere e unire automaticamente i partecipanti nelle sale per gruppi di lavoro assegnate. Se non si utilizza questa opzione, i partecipanti dovranno unirsi manualmente ai gruppi di lavoro dopo aver aperto le stanze per l'accesso.
Nelle opzioni, puoi anche configurare le stanze per gruppi di lavoro in modo che si chiudano automaticamente dopo un tempo specificato inserendo il numero di minuti in cui desideri che le sessioni interattive durino e puoi anche abilitare un "Timer per il conto alla rovescia" affinché i tuoi partecipanti sappiano quando una sala riunioni sta per chiudere.
Inizia la sessione interattiva
Infine, avvia la sessione di gruppo aprendo tutte le stanze di gruppo per consentire ai partecipanti di unirsi e iniziare a lavorare sull'assegnazione del gruppo. Fai clic sul pulsante "Apri tutte le stanze" in basso.
Se non hai abilitato l'opzione per unire automaticamente i partecipanti ai gruppi di lavoro, i partecipanti vedrebbero la seguente finestra di dialogo sulle schermate della riunione Zoom per unirsi alla stanza di gruppo creata per loro.
Trasmetti un messaggio a tutti i gruppi di lavoro
Una volta che i gruppi di lavoro sono aperti e tutti i partecipanti si sono uniti alle rispettive stanze, puoi inviare un messaggio di trasmissione a tutti loro facendo clic sul pulsante "Trasmetti un messaggio a tutti" nella finestra Gruppi di lavoro.
Unisciti tu stesso a un gruppo di lavoro
A questo punto, come host, potresti anche scegliere di partecipare a una breakout room per sorvegliare o aiutare i partecipanti su qualcosa. Nella finestra di configurazione delle Stanze di gruppo, fai clic sul pulsante "Partecipa" accanto alla Stanza a cui desideri unirti.
Chiusura di tutti i gruppi di lavoro
Una volta completata la sessione di gruppo e si desidera che tutti i partecipanti si uniscano nuovamente alla riunione principale, fare clic sul pulsante "Chiudi tutte le stanze" in rosso nella parte inferiore della finestra di dialogo Stanza di gruppo.
Questo riporterà tutti i partecipanti alla riunione principale di Zoom.
Suggerimento bonus: preassegnare le sale per gruppi di lavoro nelle riunioni programmate
Poiché Breakout Rooms è principalmente utile per gli insegnanti che seguono lezioni online, è probabile che programmi spesso le riunioni con i partecipanti in modo che tutti possano cancellare i propri calendari e siano disponibili per partecipare alla riunione all'ora pianificata.
Per fortuna, puoi configurare i gruppi di lavoro anche per le riunioni pianificate per pre-assegnare i partecipanti ai gruppi di lavoro in modo da poter risparmiare il tempo speso nella configurazione delle sessioni di gruppo mentre la riunione è in corso.
Per essere in grado di pre-assegnare i gruppi di lavoro nelle riunioni pianificate, è necessario abilitare l'opzione per lo stesso nella pagina zoom.us/account/setting.
Fai clic sull'opzione sotto la riga "Breakout Room", che dice "Consenti all'organizzatore di assegnare i partecipanti ai gruppi di lavoro durante la pianificazione".
Fatto ciò, scorri fino in fondo e seleziona l'opzione "Riunioni" nella sezione "Personale". Quindi, seleziona anche qualsiasi riunione che desideri aggiungere Breakout Rooms nell'elenco "Prossime riunioni".
Ora, scegli l'opzione "Modifica questa riunione" nella parte inferiore della pagina della riunione scelta.
Nota: Se non hai già pianificato una riunione, fai clic sul pulsante "Pianifica una nuova riunione" per creare una nuova riunione e configurarla come segue.
Scorri ulteriormente nella pagina di modifica/creazione della riunione per trovare la sezione chiamata "Opzioni riunione". Seleziona la casella accanto all'opzione che dice "Pre-assegnazione della sala di lavoro".
Quindi, fare clic sul collegamento "Crea sale" per creare e pre-assegnare le sale per gruppi di lavoro ai partecipanti alla riunione.
Fare clic sul pulsante "+" accanto a "Sale" nella finestra di dialogo a comparsa per aggiungere una sala per gruppi di lavoro alla riunione pianificata.
Una volta creata una sala, fai clic sulla casella del campo "Aggiungi partecipanti" per digitare i nomi dei partecipanti e preassegnarli alla sala riunioni.
Ripeti lo stesso passaggio per tutti i gruppi di lavoro che desideri creare. Al termine, fai clic sul pulsante "Salva" in basso a destra nella finestra di dialogo.
Infine, salva le Opzioni riunione per la riunione pianificata facendo clic sul pulsante "Salva".
La creazione di gruppi di lavoro potrebbe essere un processo elaborato, ma sicuramente efficiente. Attraverso questo, puoi gestire al meglio le chiamate del tuo team, le aule virtuali o qualsiasi tipo di sessione di formazione.