Invita facilmente i partecipanti alle riunioni pianificate di Microsoft Teams e tieni traccia delle loro risposte.
Le riunioni virtuali possono essere estenuanti. Tutti lo sanno. Quindi, in qualità di organizzatore di una riunione, è tua responsabilità semplificare il processo il più possibile. Una parte enorme di ciò si riduce a non avere sempre incontri improvvisati.
Ognuno ha un sacco di cose sul proprio calendario. E ricevere un avviso in anticipo non è solo premuroso ma anche professionale. Fortunatamente, è estremamente facile invitare persone a riunioni di Microsoft Teams. Quando pianifichi una riunione in Microsoft Teams, puoi invitare subito le persone alla riunione.
Nota: Per gli account Microsoft Teams gratuiti e personali, non è possibile aggiungere partecipanti durante la pianificazione di una riunione. Devi inviare il link della riunione manualmente. L'opzione per inviare inviti alle riunioni è disponibile solo per gli account Microsoft 365.
Vai alla scheda "Calendario" dal pannello di navigazione a sinistra.
Fare clic sul pulsante "Nuova riunione" nell'angolo in alto a destra dello schermo. Si aprirà la finestra di programmazione.
Assegna un titolo alla riunione e seleziona l'ora e la data dell'evento. Quindi, vai su "Aggiungi partecipanti richiesti" per aggiungere le persone che desideri invitare alla riunione. Puoi invitare utenti sia all'interno che all'esterno della tua organizzazione.
Per invitare utenti della tua organizzazione, digita i loro nomi. I team forniranno suggerimenti dai membri all'interno della tua organizzazione. Fai clic sul loro nome per aggiungerli.
Per invitare utenti esterni alla tua organizzazione, devi inserire l'indirizzo email completo della persona. Premi il tasto Invio dopo aver inserito il loro indirizzo e-mail o fai clic sul suggerimento "Invita" per aggiungerli come partecipanti alla riunione.
Per gli utenti la cui presenza non è richiesta, fare clic sul pulsante "Facoltativo" alla fine della casella di testo.
Un nuovo campo si espanderà. Inserisci qui i partecipanti facoltativi in modo simile a come hai fatto con i partecipanti obbligatori. Per i membri dell'organizzazione, immetti il loro nome e selezionalo dai suggerimenti di Teams. Per i membri esterni alla tua organizzazione, inserisci l'indirizzo email completo.
Teams ha anche un assistente di pianificazione che ti consente di confrontare il tuo calendario con i calendari degli altri partecipanti (per i quali è disponibile, comunque) per trovare un orario adatto a tutti. Vai alla scheda "Assistente di pianificazione" per ottenere aiuto da Teams per trovare un orario appropriato.
Dopo aver inserito tutti i dettagli nella finestra del pianificatore della riunione, fare clic sul pulsante "Invia".
Un invito verrà inviato a tutti i partecipanti alla riunione (obbligatorio e facoltativo) alla loro cassetta postale di Outlook (per le persone all'interno dell'organizzazione) o al loro indirizzo di posta elettronica (per gli estranei). Gli utenti possono rispondere alla riunione e aggiungerla al proprio calendario utilizzando l'invito che hai inviato.
Puoi vedere i loro RSVP nei dettagli della riunione. Per vedere i dettagli della riunione, fai doppio clic sulla riunione dal calendario. Il pannello per "Tracciamento" è sulla destra che mostra lo stato RSVP di tutti.
Puoi anche invitare più persone alla riunione dopo aver pianificato inizialmente la riunione. Apri i dettagli della riunione dal calendario facendo doppio clic su di esso o selezionando "Modifica" dal menu in sovrimpressione.
Quindi, aggiungi il nome o gli indirizzi e-mail dei partecipanti nella sezione dei partecipanti "Obbligatorio" o "Facoltativo" e fai clic sul pulsante "Invia aggiornamento". Anche gli utenti che erano già stati aggiunti riceveranno di nuovo un invito.
Puoi anche annullare la riunione e tutti riceveranno un'e-mail con l'aggiornamento che la riunione è stata annullata.
Apri i dettagli della riunione e fai clic sul pulsante "Annulla riunione" nell'angolo in alto a sinistra della barra degli strumenti dei dettagli della riunione.
Apparirà una finestra di dialogo. Puoi aggiungere una nota di annullamento se hai un messaggio da inoltrare ai partecipanti. Altrimenti, fai semplicemente clic sul pulsante "Annulla riunione".
Ed ecco fatto. È un gioco da ragazzi inviare inviti a una riunione di Microsoft Teams. Tutto quello che devi fare è aggiungere gli utenti che vuoi invitare allo scheduler della riunione. Microsoft rende anche estremamente facile tenere traccia dello stato dei tuoi inviti o annullare del tutto la riunione.