Hai inviato un'email che non dovresti avere? Non c'è bisogno di preoccuparsi; Microsoft Outlook salverà la tua pelle.
Hai mai inviato l'e-mail sbagliata a qualcuno e ti sei sentito come se il mondo stesse per finire? O nemmeno uno sbagliato, solo uno incompleto e ora pensi di sembrare un completo imbecille di fronte ai tuoi colleghi? Gli utenti di Microsoft Outlook non devono preoccuparsi di questi imbrogli.
Microsoft Outlook ha una funzione per richiamare o sostituire la tua e-mail e l'altra persona non dovrebbe mai scoprire qualsiasi contrattempo da parte tua. Naturalmente, ci sono alcune stringhe allegate.
Quando puoi richiamare un'e-mail?
La funzione di richiamo o sostituzione funziona solo quando l'altra persona non ha aperto e letto la tua email. La visualizzazione dell'e-mail nel riquadro di lettura non conta. E puoi usarlo solo se tu e il destinatario avete un account di posta elettronica Microsoft 365 o Microsoft Exchange nella stessa organizzazione. Richiama/sostituisci è una funzionalità di Microsoft Exchange e non è disponibile per gli account MAPI o POP.
Nota: La funzione Richiama non è disponibile se la tua organizzazione non l'ha abilitata.
Come richiamare un'e-mail
Apri l'app Outlook sul desktop (non funzionerà con Outlook online) e accedi al tuo account Microsoft 365. Prima di andare a caccia di quel pulsante Richiama, puoi scoprire se il tuo account è idoneo per l'utilizzo di questa opzione se non sei sicuro.
Vai all'opzione di menu "File" e fai clic su di essa.
Le informazioni sull'account si apriranno. Verifica che il tipo di account sia "Microsoft Exchange" e non MAPI o POP.
Se si tratta di un account Microsoft Exchange e anche il destinatario si trova sullo stesso sistema di posta elettronica, sei a posto. Fare clic sul pulsante Indietro per tornare alla finestra principale e andare alla cartella "Posta inviata".
Apri la posta che desideri richiamare. Fare doppio clic per aprirlo. Un singolo clic sull'e-mail, come facciamo generalmente, la aprirà nel riquadro di lettura. Non è possibile richiamare l'e-mail dal riquadro di lettura. La posta si aprirà in una finestra separata. Dalla scheda "Messaggio", seleziona "Azioni", quindi seleziona "Richiama questo messaggio" dal menu a discesa.
Se non riesci a trovare l'opzione "Azioni" nella scheda "Messaggio", ingrandisci la finestra a schermo intero poiché alcune opzioni scompaiono in una finestra parziale o passa invece alla scheda "File".
Dalla scheda File, seleziona "Informazioni" dal menu di navigazione a sinistra.
Quindi, fai clic sull'opzione "Reinvia o richiama" e seleziona "Richiama questo messaggio" dal menu a discesa.
Dopo aver fatto clic sull'opzione Richiama (da entrambe le schede), si aprirà una finestra di dialogo e sarà possibile scegliere se si desidera richiamare completamente la posta o sostituirla. Il richiamo della posta la cancellerà dalla posta in arrivo del destinatario, mentre l'opzione di sostituzione cancellerà la posta precedente e la sostituirà con quella nuova.
Esaminiamo la differenza tra le due opzioni. Per richiamare semplicemente l'e-mail, seleziona l'opzione "Elimina le copie non lette di questo messaggio".
Seleziona l'opzione "Dimmi se il richiamo ha esito positivo o negativo per ciascun destinatario" prima di richiamare la posta. In questo modo riceverai un messaggio che ti farà sapere se il richiamo è andato a buon fine. Seleziona questa opzione se hai intenzione di richiamare o sostituire l'e-mail per conoscere lo stato del richiamo.
Ora, fai clic su OK. Questo è tutto ciò che devi fare e il messaggio verrà richiamato se il destinatario non lo ha letto.
Per sostituire l'e-mail, seleziona l'opzione "Elimina copie non lette e sostituisci con un nuovo messaggio" e fai clic su OK.
Outlook aprirà la tua email originale nella casella di composizione. Puoi modificarlo per riflettere ciò che desideri inviare ora e fare clic sul pulsante "Invia". La nuova email sostituirà la posta precedente nella posta in arrivo del destinatario.
Riceverai una notifica se il richiamo del messaggio ha esito positivo.
Cosa succede dal lato del destinatario?
Quando il richiamo ha esito positivo: Se il destinatario non ha letto il messaggio originale quando si richiama/sostituisce il messaggio, il messaggio originale viene eliminato e sostituito con il messaggio di sostituzione (se presente). Inoltre, il destinatario viene informato che hai richiamato un messaggio.
Quando il richiamo fallisce: Sia il messaggio originale che quello di richiamo sono disponibili nella cartella del destinatario. Nel caso in cui il destinatario apra il messaggio originale proprio durante l'elaborazione della richiesta di richiamo, il destinatario verrà informato che stavi tentando di richiamare il messaggio. Ma il messaggio originale è ancora disponibile nella loro cartella.
Sia che tu abbia inviato un'e-mail con fatti sbagliati o non abbastanza, Microsoft Outlook sarà il tuo salvatore. Richiama il messaggio in un paio di clic e nessuno si accorgerà del tuo errore. Ma ricorda, devi agire rapidamente, poiché una volta che il destinatario legge la tua posta, non avrà senso.