Tutto ciò che devi sapere sull'organizzazione di eventi sull'ultima piattaforma di Zoom
La pandemia ha completamente cambiato il nostro modo di fare le cose. Non stiamo più solo tenendo riunioni o lezioni per la scuola online. Ora è tutto: assistere a concerti, fumetti, lezioni di yoga, lezioni di cucina, sessioni di allenamento: hai capito. Tutto ciò che devi fare, puoi farlo online. E Zoom è stato uno dei precursori in questa categoria.
Ma l'attuale piattaforma per riunioni Zoom è stata progettata per ospitare riunioni, non eventi online. E anche se ci siamo accontentati, non è la stessa cosa. Tutto ciò che sta per cambiare ora.
Zoom ha annunciato OnZoom a Zoomtopia quest'anno, la Zoom User Conference annuale che si è tenuta anche quest'anno online. OnZoom è un'estensione della piattaforma di comunicazione unificata di Zoom. Utilizzando OnZoom, gli utenti con licenza saranno in grado di creare, ospitare e persino monetizzare eventi online utilizzando la stessa piattaforma di Zoom Meetings. I partecipanti possono partecipare agli eventi con qualsiasi tipo di account.
Cos'è OnZoom?
OnZoom è una piattaforma di coinvolgimento degli eventi esclusivamente allo scopo di ospitare eventi online. La versione beta di OnZoom è ora disponibile per l'uso negli Stati Uniti per tutti gli utenti Zoom con licenza senza costi aggiuntivi. Che tu sia un imprenditore, un musicista, un insegnante di danza o di ceramica, puoi utilizzare la piattaforma OnZoom per ospitare eventi/corsi.
Gli utenti possono ospitare eventi da 100 a 1000 partecipanti (a seconda del loro account Zoom) e persino monetizzarli facilmente. L'ingresso all'evento può essere gratuito, con biglietto a pagamento, o ibrido di entrambi. E il sistema di pagamento è completamente sicuro e semplificato. I partecipanti possono pagare i biglietti utilizzando PayPal e le principali carte di credito e debito.
Gli host possono accettare denaro per i biglietti solo utilizzando un conto PayPal Business. Se non ne hai uno, crealo dal sito web di PayPal. Di solito occorrono un paio di giorni prima che il tuo conto PayPal Business sia attivo e funzionante.
Se hai bisogno di includere più partecipanti all'evento rispetto al limite assegnato, puoi anche trasformarlo in una sessione di live streaming.
I partecipanti possono andare su on.zoom.us e scoprire e tenere traccia degli eventi o dei corsi che li interessano. L'elenco completo dei prossimi eventi pubblici sarà disponibile per essere scoperto e sfogliato a portata di mano.
Ottenere l'accesso host su Zoom
Solo i proprietari o gli amministratori di un account Zoom a pagamento possono utilizzare OnZoom. Ma prima di poter iniziare a utilizzare OnZoom beta, devi fare domanda per diventare un host. Fare clic qui per accedere all'applicazione per OnZoom beta.
La compilazione della domanda non garantisce l'accesso dell'host. Il team di OnZoom esaminerà la tua domanda e deciderà se fornirti l'accesso come host. OnZoom beta è disponibile solo negli Stati Uniti in questo momento, quindi solo gli utenti con un account Zoom Pro, Business, Enterprise o Education con sede negli Stati Uniti possono ospitare eventi al momento.
Compila il questionario per il modulo di domanda che include i dettagli di base sul tuo account come il tuo nome, indirizzo e-mail, numero di account Zoom, se la tua organizzazione è esente da tasse, ecc.
Poi arriva la domanda sul perché vuoi usare OnZoom. Rendi più chiara possibile la parte relativa al motivo per cui desideri utilizzare OnZoom, poiché l'approvazione della tua applicazione dipenderà da questo. Invia la tua candidatura dopo averla completata.
Il team di Zoom risponderà con un'e-mail per informarti se la tua domanda è stata approvata o aggiunta a una lista d'attesa per una futura rivalutazione.
Ti può anche essere chiesto di inviare nuovamente la tua domanda senza che venga rifiutata, messa in lista d'attesa o accettata. Tieni d'occhio le tue e-mail e invia nuovamente la domanda se ciò accade. Altrimenti, lo stato della tua domanda non andrebbe avanti.
Se la tua domanda viene accettata, devi prima partecipare a una sessione di formazione obbligatoria con il team di OnZoom. Riceverai un'e-mail con alcune sessioni imminenti a cui puoi partecipare. Clicca sul link per quello che fa per te e registrati. Questi link funzioneranno solo per te e non potrai condividerli con nessun altro. La sessione di formazione includerà anche una FAQ in cui tu o altri partecipanti presenti potete porre qualsiasi domanda sull'esperienza dell'host OnZoom.
Dopo aver frequentato la sessione di formazione obbligatoria, otterrai l'accesso come host. Potrebbero essere necessari alcuni giorni dopo la sessione di formazione per ricevere l'e-mail di approvazione, ma accadrà.
Creare e ospitare eventi su OnZoom
Una volta ottenuto l'accesso host, puoi iniziare a ospitare eventi su OnZoom. Vai su on.zoom.us e accedi con il tuo account host.
Prima dell'accesso dell'host, la tua home page di OnZoom sarà solo un luogo in cui potrai scoprire gli eventi pubblicati e registrarti per essi. Ma dopo aver effettuato l'accesso, appariranno alcune opzioni nell'angolo in alto a destra dello schermo, accanto all'icona del tuo profilo.
Configurare il tuo account host
Fare clic sul pulsante "Crea" per creare un evento.
La prima volta che crei un evento, raggiungerai la pagina delle linee guida della community. Scorri la pagina e leggili, quindi contrassegna la casella "Ho letto e accetto gli standard della community" e fai clic sul pulsante "Accetta" per andare avanti.
Quindi, prima di poter creare un evento, dovrai completare la configurazione iniziale del tuo account. Il primo passaggio include il tuo profilo host. Il tuo profilo Host sono le informazioni su di te che desideri rendere pubbliche per i potenziali partecipanti. È visibile con ogni evento e svolge un ruolo nel consentire ai partecipanti di decidere se vogliono partecipare al tuo evento. Include l'inserimento di un'immagine del profilo e una breve descrizione di te stesso. Puoi modificarli in seguito.
Nella pagina successiva, collega il tuo conto PayPal Business. Questo passaggio è facoltativo e puoi saltarlo se desideri ospitare solo eventi gratuiti. Ma per ospitare eventi a pagamento, devi completare questo passaggio. Attualmente, un account PayPal Business è l'unico modo per addebitare i biglietti.
Inoltre, se desideri che i partecipanti possano pagare i biglietti con carte di credito e di debito, abilita l'opzione "Accetta i pagamenti con carta di credito con PayPal". Se lo salti ora e desideri abilitarlo in un secondo momento, dovrai scollegare e collegare nuovamente il tuo account PayPal per modificare l'impostazione di questa opzione.
Quindi, nella pagina successiva, inserisci il tuo indirizzo di fatturazione. Anche questo è facoltativo e puoi saltarlo se vuoi ospitare solo eventi gratuiti. Ma per ospitare eventi a pagamento, questa è una necessità. Puoi anche inviare le informazioni sull'esenzione fiscale qui se la tua organizzazione si qualifica per l'esenzione fiscale.
Infine, fai clic su "Salva". La configurazione iniziale per il tuo account host è ora completa.
Creare il tuo primo evento
Una volta impostato il tuo account, raggiungerai la pagina in cui puoi creare l'evento. La creazione dell'evento consiste in tre passaggi: scheda evento, profilo evento e biglietti.
Il primo passo è la Carta Evento. Devi fornire un nome e una breve descrizione dell'evento in meno di 140 caratteri.
Quindi, seleziona la categoria dell'evento e puoi anche aggiungere tag per fornire ulteriori informazioni per il loro monitoraggio. Puoi aggiungere fino a 8 tag.
La parte successiva è l'impostazione della data e dell'ora dell'evento. L'evento può essere One-Time o potrebbe essere una serie. Per un evento unico, è necessario specificare l'ora di inizio e la durata.
Fare clic sull'opzione "Serie" per passare a un evento di tipo serie. Per un evento di tipo serie, insieme all'ora di inizio e alla durata, devi menzionare anche la frequenza di ricorrenza e il numero di eventi dopo i quali desideri che la serie termini o la data in cui dovrebbe terminare. L'orario e la durata di tutti gli eventi della serie rimarranno invariati.
Insieme agli eventi gratuiti oa pagamento, OnZoom aggiungerà anche la funzionalità per rendere l'evento una raccolta fondi. La funzione ha iniziato a essere implementata e quando raggiunge il tuo account, sarai in grado di attivare l'opzione "Raccolta fondi" e aggiungere un'organizzazione senza scopo di lucro per la quale desideri raccogliere fondi.
Quindi, ci sono "Opzioni evento". È possibile configurare le impostazioni di partecipazione, la sicurezza degli eventi e le opzioni per le registrazioni cloud e il live streaming. Fare clic su di essi per espandere ulteriori opzioni.
In "Impostazioni di partecipazione", puoi decidere se vuoi partecipare all'evento con il video attivo, se ci sarà una sala d'attesa per l'evento e se i partecipanti possono partecipare con 5 minuti di anticipo.
Una delle opzioni interessanti qui è se vuoi elencare il tuo evento nella directory Zoom. Per impostazione predefinita, l'interruttore per questa opzione è attivo. Quando sarà attivo, il tuo evento sarà visibile pubblicamente su OnZoom. È importante attivare questa opzione per massimizzare la raggiungibilità del tuo evento. Ma se vuoi avere un evento privato, che puoi condividere solo con un link, disattivalo.
La seconda opzione personalizzabile è per la sicurezza degli eventi. Quando fai clic su di esso, le seguenti opzioni si espandono: "I partecipanti possono inviare messaggi di chat 1:1", "I partecipanti possono cambiare i nomi delle schermate" e "I partecipanti possono condividere i propri schermi". Per impostazione predefinita, tutte queste opzioni sono disattivate per massimizzare la sicurezza. Puoi attivarli, ma OnZoom suggerisce di procedere con cautela e attivarli solo quando puoi fidarti dei partecipanti e sapere che non interrompono l'evento.
L'ultima opzione è per Live Streaming e Cloud Recording. Per impostazione predefinita, la registrazione degli eventi è disattivata.
Se attivi la registrazione su cloud, riceverai un disclaimer che dice che "l'attivazione di questa funzione [registrazione cloud] richiede che i partecipanti accettino di essere registrati e potrebbe influire sulla vendita dei biglietti". Dovrai confermare che desideri abilitarlo facendo clic sul pulsante "Abilita". Se abiliti la registrazione su cloud, la pagina delle informazioni sull'evento e il flusso di acquisto dei biglietti consisteranno in un messaggio aggiuntivo per i potenziali partecipanti che "l'evento potrebbe essere registrato".
Dopo aver configurato tutte le impostazioni, fare clic sul pulsante "Salva e continua" per procedere al passaggio successivo.
Il passaggio successivo è il profilo dell'evento. Include l'impostazione di foto per l'evento, l'aggiunta di un collegamento a YouTube e ulteriori informazioni sugli eventi che i partecipanti devono conoscere. Il tuo evento deve avere almeno una foto di copertina, ma puoi aggiungere fino a tre foto dell'evento.
Puoi anche aggiungere un link YouTube che contenga informazioni sull'evento. Il video di YouTube viene visualizzato come miniatura aggiuntiva accanto alle immagini dell'evento.
L'ultima opzione in questa pagina sono le informazioni di contatto. Non è possibile modificare l'e-mail di contatto, poiché solo l'account con accesso organizzatore può essere contattato dai partecipanti. Ma puoi cambiare il nome del contatto.
Fare clic su "Salva e continua" per procedere all'ultimo passaggio.
Il passaggio finale nella creazione del tuo evento è "Biglietti". Probabilmente, anche la parte più importante dell'evento che stai creando. Puoi avere biglietti gratuiti oa pagamento per il tuo evento o un ibrido di entrambi. Ma se non hai impostato il metodo di pagamento, puoi avere solo biglietti gratuiti.
La prima cosa che vedrai nella pagina del biglietto durante la creazione del tuo evento è la capacità dell'evento. Il numero di partecipanti dipende dal tipo di account e, se lo desideri, puoi aggiornare facilmente il tuo account da questa pagina.
Quindi, seleziona il tipo di biglietto selezionando "Gratuito" o "A pagamento" dalle opzioni.
Puoi diversi tipi di biglietti per un singolo evento. Quindi, ad esempio, se desideri avere biglietti più economici per i mattinieri e biglietti più costosi per l'ammissione generale o biglietti gratuiti per le persone di un determinato dominio, puoi creare diversi tipi di biglietti per questi.
Per creare un biglietto, inserisci la quantità per quel tipo di biglietto che vuoi vendere. Il numero totale di biglietti per il tuo evento dipende dal tuo account. Quindi, se hai un account che supporta fino a 1000 partecipanti, puoi avere un totale di 999 biglietti.
Quindi, inserisci il nome per il biglietto. Per esempio. Mattina presto.
Se si tratta di un evento gratuito, il biglietto sarà gratuito. Per un evento a pagamento, il biglietto può essere qualsiasi cosa, da $ 1 a quello che vuoi. C'è un limite massimo per il prezzo del biglietto, ma OnZoom dice che è piuttosto alto e piuttosto improbabile che tu tenti di valutare il tuo biglietto a quel valore. Quindi, non devi preoccuparti del prezzo massimo che puoi decidere sul biglietto.
Quindi, inserisci la data e l'intervallo di tempo durante il quale il biglietto sarà disponibile per la vendita. Se desideri che i partecipanti possano acquistare i biglietti anche durante l'evento, puoi cronometrare la vendita del biglietto di conseguenza.
Se vuoi rendere disponibile il ticket solo a determinate persone, ad esempio coloro che si registrano con un determinato dominio, attiva l'interruttore per "Controlla chi può registrarsi per questo ticket". Presto potrai anche renderlo disponibile solo alle persone invitate tramite e-mail. Quindi, seleziona la casella di controllo "Utenti da domini specificati" e inserisci il nome del dominio.
Infine, fai clic su "Salva".
Per aggiungere un altro tipo di biglietto, fai clic su "Aggiungi biglietto" e ripeti la procedura e aggiungi più biglietti per l'evento.
Per un evento in serie, attualmente sono consentiti solo due tipi di biglietti. Uno è per l'intera serie di eventi e l'altro è un biglietto drop-in che può essere acquistato per un singolo evento della serie.
Quindi, prima di fare clic sul pulsante "Pubblica", OnZoom consiglia di esaminare nuovamente i dettagli dell'evento. Una volta che sei sicuro, fai clic sul pulsante "Pubblica" e il tuo evento verrà creato. Se non vuoi pubblicarlo subito, fai clic sul pulsante "Salva" e potrai rivedere la bozza in qualsiasi momento.
All'evento possono partecipare solo le persone munite di biglietto. Anche se condividono il link che ricevono con altri, non possono partecipare all'evento a meno che non si registrino e acquistino un biglietto. Se un partecipante crea problemi, puoi anche rimuoverlo dall'evento.
La politica di cancellazione per i tuoi eventi è decisa da te. Se decidi di avere una politica di cancellazione, dovresti incorrere in una leggera perdita poiché la commissione di transazione di PayPal non viene rimborsata. Ma OnZoom suggerisce di avere una politica di cancellazione in quanto può influire sulla valutazione dell'host. E una buona valutazione è importante su OnZoom.
OnZoom è un ottimo posto per organizzare eventi per la tua attività, ma prima di ospitare un evento, è importante familiarizzare con la piattaforma e le sue migliori pratiche. È parte del motivo per cui OnZoom ospita sessioni di formazione obbligatorie prima di concedere l'accesso all'host. Poiché non è un incontro con persone che conosci, è fondamentale mantenere la sicurezza. Per questo, è necessario conoscere in modo complesso il funzionamento della piattaforma. Ma una volta che conosci un po' meglio la piattaforma, puoi ospitare tutti gli eventi che desideri.