Se desideri stampare etichette postali da un elenco di indirizzi che conservi in un foglio di calcolo Excel, puoi utilizzare la funzione Stampa unione di Microsoft Word
Microsoft Excel è il luogo ideale per memorizzare le informazioni di contatto e indirizzo dei clienti. Puoi organizzare facilmente una mailing list/un elenco di indirizzi in Excel. Ma stampare etichette postali, buste, biglietti di auguri o qualsiasi altra cosa potrebbe essere un lavoro duro.
Supponiamo che tu voglia inviare una mailing di massa a una mailing list che mantieni in un foglio di calcolo Excel, il modo migliore per farlo è utilizzare la funzione di stampa unione di Microsoft Word. Creando un documento di stampa unione in Microsoft Word e collegandolo a un foglio di lavoro Excel, è possibile estrarre i dati dall'elenco Excel in etichette stampabili per la spedizione.
Come creare etichette postali in Word da un foglio Excel
Con la funzionalità Stampa unione di Microsoft Word, è possibile creare un foglio di etichette postali da un foglio Excel che è possibile stampare. Se non sai come stampare in massa le tue etichette da Excel, leggi questa guida passo passo.
Prepara la tua mailing list in Excel
Per creare e stampare le etichette postali, è necessario innanzitutto impostare correttamente il foglio di lavoro. Digita l'intestazione della colonna nella prima cella di ogni colonna e inserisci le rispettive informazioni sotto le intestazioni di colonna. Poiché vogliamo creare etichette postali, crea una colonna per ogni elemento che desideri aggiungere alle etichette (come nome, cognome, indirizzo, ecc.).
Ad esempio, se hai intenzione di creare etichette postali da un foglio Excel, probabilmente avrà queste informazioni di contatto di base (come intestazioni di colonna):
- Nome di battesimo
- Cognome
- Indirizzo
- Città
- Stato
- Cap
Guarda lo screenshot qui sotto:
Quando inserisci i dati in Excel, suddividi le informazioni in singole colonne. Ad esempio, invece di creare una singola colonna del nome, dividere il nome in colonne separate come titolo, nome, secondo nome, cognome, il che renderebbe facile unire i dati con il documento di Word.
Quando inserisci i dati, assicurati che il foglio di lavoro non contenga righe o colonne vuote. Salva il foglio di lavoro una volta che hai finito di inserire i dati.
Dai un nome alla mailing list
Dopo aver creato il set di dati, dai un nome ai dati presentati nel foglio di lavoro. Fare quello,
Seleziona l'elenco degli indirizzi nel foglio Excel, comprese le intestazioni. Quindi, vai alla scheda "Formule" e fai clic su "Definisci nome" dal gruppo Nomi definiti.
Si aprirà una nuova finestra di dialogo, inserire il nome nella casella "Nome" e fare clic su "OK". Se il nome contiene più di una parola, aggiungi un carattere di sottolineatura (_) tra di esse (non sono consentiti spazi o trattini).
Conferma formato file
Dovrai collegare il documento Word al foglio di lavoro Excel contenente una mailing list per stampare le tue etichette. Se stai collegando Word a Excel per la prima volta, dovrai abilitare un formato di conversione che ti permetta di convertire i file tra i due programmi Microsoft.
Per fare ciò, per prima cosa apri il programma Microsoft Word. Fare clic sulla scheda "File" e selezionare "Opzioni" nella parte inferiore del riquadro di sinistra.
Si aprirà una nuova finestra "Opzioni di Word". In questo, fai clic su "Avanzate" nel riquadro di sinistra e scorri verso il basso fino alla sezione "Generale". Seleziona l'opzione "Conferma conversione formato file all'apertura" e fai clic su "OK". Ciò ti consentirà di importare facilmente i dati da Excel.
Imposta il documento Stampa unione in Word
Successivamente, è necessario configurare il documento dell'etichetta principale in MS Word per le etichette postali che si desidera aggiungere.
Apri un documento Word vuoto. Vai a "Mailing" e fai clic sull'icona "Avvia stampa unione". Quindi, l'opzione "Etichette" dal menu a discesa.
Puoi anche scegliere l'opzione "Procedura guidata stampa unione passo passo" che ti guiderà attraverso il processo.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo "Opzioni etichetta", qui è possibile selezionare il fornitore dell'etichetta e il numero del prodotto. Scegliamo il produttore di etichette 3M come nostro fornitore perché è il marchio che utilizziamo. Ma se stai usando un fornitore particolare, ad es. Avery, quindi puoi sceglierli invece.
Quindi, fai clic sul pulsante "Dettagli" nell'angolo in basso a sinistra della finestra Opzioni etichetta e si aprirà una nuova finestra di dialogo. Qui puoi modificare i margini, l'altezza, la larghezza, il passo e le dimensioni dell'etichetta. Fare clic su "OK" dopo aver apportato le modifiche.
Ora, la pagina di Word apparirà in questo modo:
Collega il foglio di lavoro alle etichette della parola
Ora hai impostato etichette vuote in Microsoft Word per ricevere informazioni da Excel. Successivamente, dovresti collegare il documento word al foglio di lavoro contenente la tua mailing/elenco di indirizzi per trasferire i dati alle tue etichette.
Vai alla scheda "Mailing" nel documento di Word e seleziona l'opzione "Seleziona destinatari". Nel menu a discesa, fai clic sull'opzione "Utilizza un elenco esistente".
Passare al foglio di calcolo Excel con la mailing list nella finestra Seleziona origine dati, selezionare il file e fare clic su "Apri".
Se viene visualizzata una finestra di dialogo Conferma origine dati, scegliere "File database OLE DB" e fare clic sul pulsante "OK".
Apparirà un'altra finestra pop-up denominata Seleziona tabella. Se hai nominato il tuo elenco di indirizzi (Customer_Mailing_List), selezionalo e fai clic su "OK". In caso contrario, seleziona il foglio di lavoro contenente l'elenco e fai clic su "OK".
Come puoi vedere, il documento word è ora pieno di etichette di indirizzi che dicono "«Registro successivo»».
Modifica l'elenco dei destinatari per la stampa unione
Fare clic sull'opzione "Modifica elenco destinatari" nella scheda "E-mail".
Verrà visualizzata la finestra "Destinatari stampa unione" con l'elenco di tutti i destinatari del tuo elenco di indirizzi. Tutti saranno selezionati per impostazione predefinita. Qui puoi ordinare, filtrare, aggiungere o rimuovere destinatari dal tuo elenco.
Deseleziona la casella di controllo accanto ai nomi dei destinatari che non desideri nelle etichette.
Aggiungi campi di stampa unione
Ora devi aggiungere i campi di stampa unione al documento prima di poter completare l'unione. Quando aggiungi campi di stampa unione alle tue etichette, quei campi diventeranno segnaposto per le intestazioni di colonna nel tuo foglio di lavoro. Una volta completata l'unione, i segnaposto verranno sostituiti con i dati della tua mailing list di Excel.
Per aggiungere campi di stampa unione, fare clic su "Blocco indirizzo" dal gruppo Scrivi e inserisci campi nella scheda Mailing.
Qui puoi specificare il formato appropriato per il nome del destinatario da visualizzare sull'etichetta. Viene visualizzata un'anteprima del modello di indirizzo selezionato nella sezione "Anteprima". Fare clic su "OK" per aggiungere i campi.
Se le parti del blocco di indirizzi sono mancanti o non corrispondono al formato dell'indirizzo scelto, significa che le intestazioni delle colonne dell'elenco di indirizzi in Excel variano rispetto ai campi di stampa unione di Word predefiniti. Fare clic sul pulsante "Abbina campi" per abbinare i campi corretti con i campi richiesti per il blocco di indirizzi.
Nella finestra "Corrispondenza dei campi", controlla se i campi richiesti per il blocco di indirizzi corrispondono alla colonna nella cartella di lavoro. In caso contrario, fai clic sul pulsante a discesa accanto al campo richiesto e abbinalo a un'intestazione di colonna sul tuo file Excel. Al termine, fai clic su "OK".
Ora, "«AddressBlock"» apparirà nella prima etichetta del tuo documento.
Successivamente, è necessario copiare il formato e il layout dell'etichetta della prima etichetta (<>) nel resto delle etichette nel documento di Word. Per farlo, fai clic su "Aggiorna etichette" nel riquadro Scrivi e inserisci nella scheda Lettere.
Esegui stampa unione
Prima di unire il documento Word e il file Excel, diamo un'occhiata a come appariranno le etichette finite.
Per rivedere i risultati, scegli l'opzione "Anteprima risultati" dalla barra in alto.
Ora puoi eseguire la stampa unione effettiva.
Puoi formattare l'etichetta attualmente visualizzata in anteprima nella scheda Home. Puoi persino modificare il tipo di carattere delle etichette, la dimensione del carattere, il colore del carattere, ecc. A tuo piacimento. Una volta terminata la formattazione dell'etichetta attualmente visualizzata in anteprima, fare clic su "Aggiorna etichette" nella scheda Lettere per applicare la formattazione a tutte le etichette.
Per eseguire l'unione, vai alla scheda "E-mail", fai clic sull'opzione "Fine e unisci" nel gruppo Fine. Seleziona l'opzione "Modifica singoli documenti" dal menu a discesa.
Verrà visualizzata una piccola finestra pop-up chiamata "Unisci a nuovo documento". In questo, seleziona "Tutti" in Unisci record e fai clic su "OK" per terminare.
Ora le informazioni dal tuo elenco di indirizzi verranno trasferite alle tue etichette e apparirà un nuovo documento con le etichette postali dall'elenco di indirizzi di Excel. Ora puoi modificare, formattare, stampare e salvare questo documento etichetta proprio come qualsiasi altro documento Word.
Suggerimento bonus: Aggiungi bordi alle etichette
È difficile tagliare le etichette senza bordi. Per aggiungere bordi, fai clic sull'icona più (+) nella parte superiore sinistra dei testi.
Ora tutte le etichette nel documento sono selezionate, fai clic sull'icona "Bordo" nel menu mobile e fai clic su "Tutti i bordi" dalle opzioni.
Immediatamente, vedrai i bordi tra le diverse etichette.
Tutto ciò che resta da fare ora è stampare le etichette, tagliarle, incollarle sulle e-mail e inviare le tue e-mail.