Guida per ospitare una riunione Zoom sicura
Passare a un software di collaborazione online come Zoom è già abbastanza impegnativo per molte aziende. E ora i rapporti su Zoom Meetings violati da ospiti non invitati sono spaventosi per queste aziende e persone che sono nuovi sistemi di videoconferenza online.
Quindi, ecco la nostra guida alla sopravvivenza in queste situazioni di pandemia quando non si utilizza un software di collaborazione gratuito come Zoom non è un'opzione. Zoom fa molte cose meglio della concorrenza, gratuitamente.
Cos'è lo Zoom Bombing?
Internet e l'FBI hanno definito questo fiasco di Zoom Meetings hackerato come "Zoom Bombing".
Tuttavia, Zoom Bombing non è esattamente l'hacking di una riunione Zoom. Sta semplicemente sfruttando il modo in cui vengono creati e gestiti gli Zoom Meetings. E la cosa buona è che puoi prevenirlo personalizzando le impostazioni di una riunione Zoom.
Supponiamo di impostare una riunione Zoom e inviare inviti a tutti coloro che desideri partecipare alla riunione. È una procedura normale e funziona alla grande per creare rapidamente riunioni Zoom. Tuttavia, se qualche povera anima a cui hai inviato un invito, perde accidentalmente il link di invito o la posta, allora può essere utilizzato da chiunque per partecipare alla riunione.
Questi ospiti indesiderati e non invitati in una riunione Zoom possono quindi bombardare la riunione in molti modi. Il peggior Zoombombing avviene tramite la condivisione dello schermo.
Per impostazione predefinita in una riunione Zoom, qualsiasi partecipante può condividere il proprio schermo in una riunione. Uno zoombomber può sfruttare questa funzione e condividere contenuti non social o non sicuri per il lavoro tramite la condivisione dello schermo con tutti i partecipanti alla riunione. Che è essenzialmente lo zoom che bombarda la tua riunione.
Come prevenire il bombardamento zoom
Gli ospiti indesiderati e non invitati possono facilmente bombardare le riunioni di Zoom, ma ciò non significa che Zoom non sia abbastanza sicuro. È il modo in cui vengono create le riunioni Zoom che il bombardamento è più facile per chiunque abbia il link di invito.
Sebbene non sia possibile controllare chi può mettere le mani sul collegamento di invito o inviare un'e-mail alla riunione Zoom, è possibile assicurarsi che eventuali ospiti indesiderati non possano partecipare alla riunione.
In circostanze in cui non puoi definire un ospite come "indesiderato" perché stai inviando un invito aperto a chiunque desideri partecipare a una riunione, puoi almeno impedire ai partecipanti di condividere il contenuto dello schermo consentendo solo all'ospite di condividere lo schermo in una riunione Zoom.
Disabilita la condivisione dello schermo per i partecipanti
Disabilitando la capacità di condivisione dello schermo per i partecipanti a una riunione Zoom, puoi assicurarti che nessuno bombardi la riunione con contenuti indesiderati.
Puoi disabilitare la condivisione dello schermo in Zoom accedendo alle impostazioni di Condivisione dello schermo dalla barra di controllo dell'organizzatore in una finestra della riunione Zoom. Fare clic sull'icona della freccia in alto accanto al pulsante Condividi schermo e selezionare "Opzioni di condivisione avanzate" dal menu.
Quindi, imposta le seguenti impostazioni nella schermata delle opzioni di condivisione avanzate:
- Quanti partecipanti possono condividere contemporaneamente?
✅ Un partecipante può condividere alla volta
- Chi può condividere?
✅ Solo host
Limitare la condivisione dello schermo solo all'host può impedire il metodo di bombardamento Zoom più comune che i partecipanti potrebbero sfruttare.
Puoi anche limitare in modo permanente la condivisione dello schermo all'host solo dalla pagina delle impostazioni dell'account Zoom. Per questo, apri il link zoom.us/profile/setting in un browser web e accedi al tuo account.
Nella scheda "Riunioni" nella schermata di impostazione dell'account Zoom, scorri verso il basso fino a visualizzare le opzioni "Condivisione schermo" nella sezione "Riunione (di base)". Quindi, modifica l'impostazione "Chi può condividere?" in "Solo host" e fai clic sul pulsante Salva.
Ora ogni Zoom Meeting che imposti avrà la condivisione dello schermo disabilitata per i partecipanti. Solo tu potrai condividere lo schermo durante la riunione.
Crea una sala d'attesa per approvare manualmente chi può partecipare alla riunione
Per impedire agli ospiti indesiderati di partecipare alla riunione Zoom, puoi creare una sala d'attesa per approvare individualmente le persone che desiderano partecipare alla riunione.
Waiting Room in Zoom ti consente di controllare chi può partecipare alla riunione indipendentemente dal link di invito che gli è stato dato.
Per abilitare Waiting Room, apri la pagina zoom.us/profile/setting in un browser web e accedi con il tuo account Zoom. Quindi scorrere verso il basso nella pagina fino a visualizzare l'opzione "Sala d'attesa" nella sezione "In riunione (avanzato)". Puoi anche cercare "Sala d'attesa" nella pagina utilizzando la scorciatoia "Ctrl + F".
Attiva l'interruttore a levetta accanto a "Sala d'attesa" per abilitare la funzione.
Ora, quando un invitato tenta di partecipare alla riunione, vedrai un pop-up sulla barra dei controlli dell'ospite nella finestra della riunione di Zoom con per "Ammettere" la persona nella riunione o "Vedi sala d'attesa". Fare clic su "Ammetti" se si desidera consentire l'invitato.
Per vedere la sala d'attesa in Zoom, fai clic sull'opzione "Gestisci partecipanti" sulla barra dei controlli dell'host per aprire la finestra dell'elenco dei partecipanti sul lato destro dello schermo.
Se ci sono partecipanti nella sala d'attesa, verranno visualizzati in cima all'elenco dei partecipanti nella sezione "## persone stanno aspettando". Passa il mouse sopra il nome del partecipante che desideri consentire alla riunione e fai clic sul pulsante "Ammetti".
Per disabilitare la sala d'attesa per una particolare riunione Zoom, fare clic sul pulsante "Altro" sotto l'elenco dei partecipanti nella finestra della riunione e deselezionare l'opzione "Inserisci partecipanti in sala d'attesa all'ingresso".
In questo modo puoi disabilitare o abilitare la sala d'attesa al volo quando vuoi.
Blocca una riunione Zoom
Bloccare una riunione Zoom è il modo più semplice per impedire agli ospiti indesiderati di accedere alla riunione. Dopo che tutti i partecipanti che hai invitato personalmente si sono uniti alla riunione, puoi bloccarla in modo che nessun altro possa entrare.
Fare clic sull'opzione "Gestisci partecipanti" nella finestra della riunione Zoom per aprire la visualizzazione dell'elenco dei partecipanti. Quindi, fai clic sul pulsante "Altro" nella parte inferiore dell'elenco dei partecipanti e seleziona l'opzione "Blocca riunione" dal menu.
Sullo schermo verrà visualizzata una finestra di dialogo di conferma per assicurarti di capire cosa succede quando blocchi una riunione. Fare clic sul pulsante "Sì" per confermare.
Quando si desidera consentire a qualcuno di accedere a una sala riunioni chiusa, è possibile sbloccare temporaneamente la riunione dallo stesso menu. Solo che questa volta vedrai l'opzione "Sblocca riunione".
Blocca di nuovo la riunione dopo aver consentito l'accesso a qualcuno, in modo che sia al sicuro da ospiti indesiderati e non invitati.
Conclusione
Per proteggere le tue riunioni Zoom da Zoom Bombing, devi assicurarti che la condivisione dello schermo sia abilitata solo per l'ospite della riunione e utilizzare una sala d'attesa o Blocca la riunione Zoom per impedire alle persone indesiderate di entrare nella riunione.